Formular zur Abstract-Einreichung: Felder, Beispiele und Best Practices

Von dem ausgehen, was das Komitee nutzt

Jedes Feld kostet die Autorin oder den Autor Zeit und das Komitee eine Entscheidung. Fragen Sie bei jedem Feld: Wer liest das, und wann? Lautet die Antwort „niemand“, streichen Sie es. Optionale Felder, die die meisten leer lassen, waren vermutlich nie nötig.

Beispielformular

Dies ist eine typische Struktur für eine Tagung mit Peer Review. Passen Sie die Limits an Ihren Call an.

• Titel (Text, bis 20 Wörter). Hilfetext: Satzschreibung, keine Abkürzungen im Titel.
• Track (Einfachauswahl). Ein Track pro Abstract; die Leitung kann ihn später ändern.
• Präsentationswunsch (Einfachauswahl: Vortrag, Poster, egal).
• Abstracttext (Langtext, 250 bis 300 Wörter, sichtbarer Zähler). Vorschlag: Hintergrund, Methoden, Ergebnisse, Schlussfolgerung.
• Schlagwörter (bis zu 5). Werden für die Zuordnung der Gutachtenden genutzt.
• Autorinnen und Autoren (wiederholbarer Block: Name, E-Mail, Affiliation, Vortragende ja/nein, korrespondierend ja/nein).
• Optionale Datei (PDF, bis [Größe] MB) nur, wenn Abbildungen für die Begutachtung unverzichtbar sind.
• Erklärungen (Kontrollkästchen): Arbeit ist original; Ethikvotum, falls relevant; Einverständnis zur Veröffentlichung im Abstractband.
• Interessenkonflikte (Freitext, optional): Personen, die nicht begutachten sollen.

Hilfetexte aus bekannten Fehlern schreiben

Der beste Hilfetext beantwortet die Frage, die Autorinnen und Autoren im letzten Jahr per E-Mail gestellt haben. Setzen Sie die Regel neben das Feld: das Wortlimit neben den Zähler, das Dateiformat neben den Upload-Button. Verlassen Sie sich nicht auf ein PDF, das aus einer Ankündigung verlinkt ist.

Vor dem Start als Autor testen

Lassen Sie zwei Kolleginnen oder Kollegen, die das Formular nicht kennen, ein Test-Abstract einreichen, eines mit fünf Autoren und eines mit Sonderzeichen im Titel. Prüfen Sie den Text der Bestätigungsmail, ob vor der Frist bearbeitet werden kann und wie ein zurückgezogenes Abstract für das Komitee aussieht.

Feldtypen und wann man sie einsetzt

Der Typ eines Feldes bestimmt, wie sauber die Daten später sind. Freitext ist flexibel und schwer zu sortieren; eine Auswahlliste ist starr und leicht zu sortieren. Nehmen Sie den strengsten Typ, der noch zur Frage passt.

• Kurztext: Titel, Schlagwörter, Name. Zeichenlimit setzen und anzeigen.
• Langtext: das Abstract selbst. Wortzähler live anzeigen und sagen, ob Formatierung erlaubt ist.
• Einfachauswahl: Track, Präsentationswunsch. Verhindert „Vortrag oder Poster“ im Titelfeld.
• Mehrfachauswahl: Themen, die sich überschneiden können, etwa höchstens drei Themencodes.
• Wiederholbarer Block: Autorinnen und Autoren. Jede Person ist eine kleine Feldgruppe, keine kommagetrennte Zeile.
• Datei-Upload: nur, wenn die Datei in der Begutachtung genutzt wird, mit Typ- und Größenlimit.
• Kontrollkästchen: Erklärungen, die bestätigt werden müssen, jede in einer eigenen Zeile, damit die Zustimmung eindeutig ist.

Wortlimits, Zähler und was Autorinnen und Autoren wirklich tun

Ein Wortlimit, das das System nicht durchsetzt, wird überschritten. Entscheiden Sie, ob das Limit hart ist und das Formular längeren Text ablehnt oder weich ist und nur warnt. Zählen Sie Wörter, nicht Zeichen, es sei denn, Ihre Publikation braucht Zeichen. Testen Sie den Zähler mit Text, der griechische Buchstaben, chemische Formeln und Zeilenumbrüche enthält, denn daran scheitert er. Sagen Sie, ob Literaturangaben zum Limit zählen, ob Abbildungen oder Tabellen erlaubt sind und ob Text formatiert werden darf oder als reiner Text eingefügt werden muss. Wenn Sie einen Abstractband drucken, spart reiner Text Stunden an Aufräumarbeit.

Häufige Formularfehler und ihre Behebung

Diese Probleme tauchen bei fast jedem ersten Call auf.

• Zu viele Pflichtfelder, sodass „k. A.“ getippt wird. Pflicht nur, was das Komitee liest.
• Affiliation als freie Zeile, die zehn Schreibweisen derselben Universität erzeugt. Getrennte Felder oder eine Liste verwenden.
• Keine Möglichkeit, einen Entwurf zu speichern. Text geht verloren, wenn die Sitzung abläuft; Entwurf oder Warnung anbieten.
• Unklare Rollen. „Vortragende Person“ und „korrespondierende Person“ brauchen eine Einzeiler-Definition neben dem Feld.
• Bestätigungs-E-Mail ohne Wiedergabe des Eingereichten. Titel, Autorenschaft und Bearbeitungslink aufnehmen.
• Bearbeitung zu früh oder nie gesperrt. Sagen Sie, bis wann das Abstract geändert werden darf.

Daten, die das Programm später braucht

Manche Angaben braucht man nicht zur Begutachtung, wohl aber zur Planung. Es ist verlockend, alles bei der Einreichung zu erfragen. Widerstehen Sie: Wer abgelehnt wird, hat sich umsonst Mühe gemacht, und die Antworten sind veraltet, wenn das Programm entsteht. Erfragen Sie Folgendes nach der Annahme in einem kurzen Folgeformular.

• Bestätigte vortragende Person und ihre E-Mail-Adresse.
• Tage, an denen die Person nicht teilnehmen kann.
• Bedarf an Medientechnik oder Barrierefreiheit.
• Bevorzugte Form, wenn Vortrag oder Poster zur Wahl stand.
• Einverständnis zur Aufzeichnung, falls Sitzungen aufgezeichnet werden.

Eine dreißigminütige Formularprüfung

Bringen Sie vor dem Start des Calls die Programmleitung, ein Komiteemitglied und eine Person aus dem Sekretariat für eine halbe Stunde zusammen. Gehen Sie das Formular Feld für Feld durch und fragen Sie bei jedem, wer es liest, wann und was schiefginge, wenn es leer wäre. Reichen Sie dann gemeinsam ein Test-Abstract ein und lesen Sie die Bestätigungs-E-Mail laut vor. Notieren Sie zum Schluss die drei Felder, die Sie gestrichen oder geändert haben. Diese kurze Sitzung findet mehr Probleme als jedes einsame Korrekturlesen.

Das Formular für alle Autorinnen und Autoren nutzbar machen

Autorinnen und Autoren reichen aus vielen Ländern, mit vielen Geräten und oft in einer Fremdsprache ein. Beschriften Sie jedes Feld mit einfachen Wörtern, setzen Sie die Anleitung neben das Feld statt in ein separates Dokument und schreiben Sie Fehlermeldungen, die sagen, was zu korrigieren ist („Das Abstract hat 342 Wörter; das Limit ist 300“), statt „Ungültige Eingabe“. Prüfen Sie, dass sich das Formular allein mit der Tastatur ausfüllen lässt und Farbe nicht das einzige Signal für einen Fehler ist. Sagen Sie klar, in welcher Sprache Abstracts verfasst sein müssen. Wenn in einer anderen Sprache eingereicht werden darf, entscheiden Sie vorab, wer diese Abstracts begutachtet, sonst merken Sie das Problem erst nach der Frist.

Umgang mit erneuten Einreichungen, Rückzügen und Dubletten

Drei Situationen treten bei jedem Call auf, und jede braucht eine Regel, die vor der ersten Einreichung auf der Formularseite steht. Erstens: Jemand reicht dasselbe Abstract zweimal ein, aus Versehen oder um einen anderen Track auszuprobieren. Entscheiden Sie, ob das System Dubletten sperrt oder eine Person sie zusammenführt, und sagen Sie, welches Abstract zählt. Zweitens: Eine Autorin will zurückziehen. Erlauben Sie es bis zu einem genannten Datum, notieren Sie den Grund in einer Zeile und bewahren Sie den Eintrag auf, damit das Komitee sieht, was geschah. Drittens: Jemand sendet nach der Frist eine neue Version, weil ein Fehler aufgefallen ist. Entscheiden Sie vorab, ob Tippfehlerkorrekturen nach der Frist erlaubt sind, wer sie genehmigt und wie Sie verhindern, dass Gutachtende zwei Versionen sehen. Eine klare Regel macht aus jedem dieser Fälle Routine statt Streit.

Den Datensatz für Begutachtung und Programm vollständig halten

Der hier erfasste Datensatz speist auch Begutachtung und Programm. Vortragende Person, Track und Präsentationswunsch sollten strukturierte Felder sein, keine Texte in einem freien Feld, sonst tippt sie später jemand ab.