Checkliste zur Abstract-Einreichung für Veranstalter

Die wissenschaftliche Form der Tagung benennen

Listen Sie Tracks, Themencodes und Präsentationstypen (Vortrag, Poster, Flash, Symposium). Wird das Programm eine Kategorie nicht nutzen, erheben Sie sie nicht. Autorinnen erfinden Bedeutungen für übrig gebliebene Dropdowns.

Entscheiden, wer als Autorin zählt

Korrespondierende Autorin, vortragende Autorin und die volle Autorenliste sind nicht dieselbe Rolle. Formulieren Sie Affiliationsformat, ob Studierende einreichen dürfen, und wie viele Präsentationen eine Person halten darf. Stellen Sie diese Regeln neben das Formular, nicht nur in ein PDF am Newsletter.

Dateiregeln gehören zur Begutachtung

Länge, Abbildungslimits, Anonymisierung (falls Sie sie nutzen) und ob später ein Volltext nötig ist, dürfen nicht zu übersehen sein. Unvollständige Dateien müssen der Autorin als unvollständig erscheinen, nicht von Gutachtenden entdeckt werden, die eine Schriftart nicht öffnen.

Erklärungen erheben, die das Komitee brauchen wird

Konflikte, Ethik, Studienregister oder Förderhinweise — fragen Sie nur, was diese Tagung wirklich nutzt. Leere Pflichtfelder trainieren Autorinnen, überall „n/a“ zu tippen.

Den Tag nach der Frist planen

Wer eine Verlängerung gewähren darf, wie Rückzüge laufen und wann die Zuweisung startet, sollte feststehen, bevor der Call öffnet. Die Checkliste ist fertig, wenn eine neue ehrenamtliche Person den Call öffnen könnte, ohne die Vorgängerin nach Ausnahmen zu fragen.

Die vollständige Checkliste

Haken Sie jede Zeile ab, bevor der Call startet. Was sich nicht abhaken lässt, ist eine Frage, die jetzt zu klären ist, nicht in Woche drei.

• Tracks, Themencodes und Präsentationsformen sind aufgelistet und endgültig.
• Autorenrollen sind definiert: einreichend, vortragend, korrespondierend.
• Wort- oder Zeichenlimit steht neben dem Feld, mit sichtbarem Zähler.
• Dateiformate, Größenlimits und Anonymisierungsregeln stehen neben dem Upload.
• Es werden nur Erklärungen abgefragt, die das Komitee nutzt.
• Frist, Zeitzone und Regeln für Verlängerungen sind veröffentlicht.
• Regeln für Rückzug und Änderungen sind veröffentlicht.
• Bestätigungs-E-Mail getestet, einschließlich der Aussage, was als Nächstes passiert.
• Erklärungen zu Interessenkonflikten für die Begutachtung eingeholt.
• Einverständnis zur Veröffentlichung im Abstractband eingeholt.
• Kontaktadresse für Fragen der Autorenschaft wird betreut.

Das Formular vor dem Start testen

Lassen Sie zwei Personen, die das Formular nicht kennen, ein Test-Abstract einreichen: eines mit fünf Autoren, eines mit Sonderzeichen im Titel. Prüfen Sie die Bestätigungs-E-Mail, die Bearbeitung vor der Frist und wie ein zurückgezogenes Abstract für das Komitee aussieht. Unser Leitfaden zum Einreichungsformular gibt Beispiele Feld für Feld.

Abgrenzung zum Call for Papers

Der Call for Papers ist die öffentliche Ankündigung: Themenfeld, Termine, Regeln. Diese Checkliste betrifft das Einreichungssystem dahinter. Nutzen Sie beides und achten Sie darauf, dass beides dasselbe sagt. Unsere Call-for-Papers-Vorlage deckt die Ankündigung ab.

Checkliste für die Autorenfelder

Autorendaten sind der fehleranfälligste Teil eines Einreichungsformulars. Prüfen Sie vor dem Start des Calls, dass jeder Autoreneintrag nur erfasst, was Sie nutzen, in einer Form, die sich sortieren lässt.

• Vorname und Nachname in getrennten Feldern, damit das Register richtig sortiert.
• E-Mail-Adresse der vortragenden und der korrespondierenden Person, auf Tippfehler geprüft.
• Affiliation als strukturierte Felder oder kontrollierte Liste, nicht als freie Zeile.
• Land, da es spätere Berichte und Gebührenkategorien speist.
• Eine Kennzeichnung der vortragenden Person, damit das Programm aus Daten und nicht aus Vermutungen entsteht.
• Eine optionale Kennung wie ORCID, wenn Ihre Fachgemeinschaft sie nutzt.

Regeln, die neben dem Formular stehen sollten

Regeln, die nur in einem PDF stehen, werden übersehen. Setzen Sie Folgendes neben das Formular, in Worten, die keinen Raum für Streit lassen.

• Die Frist mit Datum, Uhrzeit und Zeitzone.
• Ob und bis wann die Autorenschaft nach der Einreichung bearbeiten darf.
• Die Höchstzahl an Abstracts pro Autorenperson und pro Vortragender.
• Wie Rückzüge funktionieren.
• Die Einreichungssprache.
• Das Begutachtungsmodell und ob die Abstracts anonymisiert werden sollen.
• Was geschieht, wenn eine vortragende Person sich nicht anmeldet.

Ein Testskript

Geben Sie dieses Skript zwei Personen, die das Formular nicht gebaut haben, und bitten Sie sie, jede Stelle zu melden, an der sie zögerten. Zehn Minuten Test finden Probleme, die Wochen des Korrekturlesens übersehen.

Test 1 Konto anlegen und E-Mail bestätigen. Test 2 Einreichung beginnen, verlassen und zurückkehren. Ist der Entwurf gespeichert? Test 3 Fünf Autoren eingeben, die Reihenfolge von zweien ändern. Test 4 Ein Abstract mit griechischen Buchstaben, einer Formel und Zeilenumbrüchen einfügen. Test 5 Das Limit um 20 Wörter überschreiten. Was sagt das Formular? Test 6 Eine zu große Datei und eine mit falschem Typ hochladen. Test 7 Einreichen, dann bearbeiten, dann zurückziehen. Jede erhaltene E-Mail lesen. Test 8 Auf dem Smartphone wiederholen.

Was während des Calls zu beobachten ist

Prüfen Sie die Einreichungen mindestens zweimal pro Woche. Sehen Sie, wie viele Entwürfe begonnen, aber nicht eingereicht wurden, was auf eine Hürde im Formular hindeutet. Lesen Sie die E-Mails an die Kontaktadresse, und wenn drei Personen dasselbe fragen, ändern Sie Formular oder Seite. Prüfen Sie, dass die Verteilung auf die Tracks Ihren Erwartungen entspricht; ein Track mit fast keinen Einreichungen braucht vielleicht eine Erinnerung an eine bestimmte Gemeinschaft. Führen Sie ein kurzes Protokoll gefundener und behobener Probleme, damit die nächste Ausgabe besser startet.

Die letzte Woche vor der Frist

Die meisten Einreichungen kommen in den letzten zwei Tagen, wenn das Formular am stärksten belastet ist und die Fragen am häufigsten sind. Senden Sie eine Erinnerung eine Woche vorher und eine weitere zwei Tage vorher und sorgen Sie dafür, dass am Fristtag jemand E-Mails beantwortet. Nennen Sie dem technischen Team die genaue Schlusszeit und prüfen Sie, dass das System wegen eines Zeitzonenfehlers nicht früher schließt. Entscheiden Sie vorab, ob Sie verlängern, und was Sie sagen, wenn nicht.

Umgang mit Verlängerungswünschen

Manche werden um mehr Zeit bitten. Legen Sie die Regel vor dem Start des Calls fest und wenden Sie sie auf alle an. Verlängern Sie für alle, geben Sie das neue Datum in jedem Kanal bekannt und halten Sie den Begutachtungsplan ein, indem Sie einen anderen Schritt verkürzen. Tun Sie es nicht, sagen Sie es klar und machen Sie keine Ausnahmen: Eine Ausnahme spricht sich binnen einer Stunde herum. Halten Sie jede Anfrage und die Antwort fest.

Nach der Frist: Abschlussliste

Wenn der Call endet, prüfen Sie vor Beginn der Begutachtung Folgendes. Exportieren Sie die Einreichungsliste und prüfen Sie die Zahlen gegen das System. Lesen Sie die als unvollständig oder überlang markierten Abstracts und entscheiden Sie, wie Sie damit umgehen. Bestätigen Sie, dass Dubletten zusammengeführt und Rückzüge erfasst sind. Senden Sie der Autorenschaft eine kurze Dankesnachricht mit dem Entscheidungstermin. Frieren Sie die Liste ein und notieren Sie Datum und Uhrzeit, damit alle mit demselben Bestand arbeiten.