Liste de contrôle pour la soumission de résumés : guide des organisateurs

Nommer la forme scientifique de la réunion

Listez pistes, codes thématiques et types de présentation (oral, poster, éclair, symposium). Si le programme n’utilisera pas une catégorie, ne la collectez pas. Les auteurs inventeront des significations pour les listes déroulantes orphelines.

Décider qui compte comme auteur

Auteur correspondant, auteur présentateur et liste complète des auteurs ne sont pas le même rôle. Précisez le format d’affiliation, si un étudiant peut soumettre, et combien de présentations une personne peut donner. Placez ces règles à côté du formulaire, pas seulement dans un PDF lié depuis une lettre d’information.

Les règles de fichiers font partie de l’évaluation

Longueur, limites de figures, anonymisation (si vous l’utilisez) et le besoin éventuel d’un article complet plus tard doivent être impossibles à manquer. Les fichiers incomplets doivent apparaître incomplets à l’auteur, pas être découverts par un évaluateur qui n’ouvre pas une police.

Collecter les déclarations dont le comité aura besoin

Conflits, éthique, enregistrement d’essai ou remerciements de financeurs : ne demandez que ce que cette réunion utilisera vraiment. Des champs obligatoires vides entraînent les auteurs à taper « n/a » partout.

Prévoir le lendemain de la date limite

Qui peut accorder une prolongation, comment fonctionnent les retraits, et quand l’affectation commence doit être décidé avant l’ouverture de l’appel. La liste est terminée lorsqu’un nouveau bénévole pourrait ouvrir l’appel sans demander à la présidence précédente de se souvenir des exceptions.

La liste complète

Cochez chaque ligne avant l’ouverture de l’appel. Ce que vous ne pouvez pas cocher est une question à régler maintenant, pas en troisième semaine.

• Thèmes, codes de sujets et types de présentation sont listés et définitifs.
• Rôles des auteurs définis : auteur qui soumet, qui présente, de correspondance.
• Limite de mots ou de caractères indiquée près du champ, avec compteur visible.
• Formats de fichiers, tailles maximales et règles d’anonymisation indiqués près du téléversement.
• Seules les déclarations utiles au comité sont demandées.
• Date limite, fuseau horaire et règles de prolongation publiés.
• Règles de retrait et de modification publiées.
• E-mail de confirmation testé, y compris ce qui se passe ensuite.
• Déclarations de conflits d’intérêts recueillies pour l’évaluation.
• Consentement à la publication dans le livre des résumés recueilli.
• Adresse de contact pour les questions des auteurs surveillée.

Tester le formulaire avant le lancement

Demandez à deux personnes qui n’ont jamais vu le formulaire de soumettre un résumé fictif : l’un avec cinq auteurs, l’autre avec des caractères spéciaux dans le titre. Vérifiez l’e-mail de confirmation, la modification avant la date limite et l’aspect d’un résumé retiré pour le comité. Notre guide du formulaire de soumission donne des exemples champ par champ.

Différence avec l’appel à communications

L’appel à communications est l’annonce publique : périmètre, dates, règles. Cette liste concerne le système de dépôt qui la prolonge. Utilisez les deux et veillez à ce qu’ils disent la même chose. Notre modèle d’appel à communications couvre l’annonce.

Liste de contrôle des champs auteurs

Les données d’auteurs sont la partie la plus sujette aux erreurs d’un formulaire de soumission. Avant l’ouverture de l’appel, vérifiez que chaque fiche auteur ne collecte que ce que vous utilisez, sous une forme que vous pouvez trier.

• Prénom et nom dans des champs séparés, pour que l’index se trie correctement.
• Adresse e-mail de l’auteur présentant et de l’auteur correspondant, contrôlée contre les fautes de frappe.
• Affiliation en champs structurés ou en liste contrôlée, pas en une ligne libre.
• Pays, car il alimente les rapports et les catégories de tarifs.
• Un indicateur d’auteur présentant, pour que le programme soit construit à partir de données et non de suppositions.
• Un identifiant facultatif comme l’ORCID, si votre communauté l’utilise.

Règles à publier près du formulaire

Les règles qui ne figurent que dans un PDF seront manquées. Placez ce qui suit près du formulaire, avec des mots qui ne laissent aucune place à la discussion.

• La date limite avec date, heure et fuseau horaire.
• Si les auteurs peuvent modifier après la soumission, et jusqu’à quand.
• Le nombre maximal de résumés par auteur et par orateur.
• Le fonctionnement des retraits.
• La langue de soumission.
• Le modèle d’évaluation et si les auteurs doivent anonymiser le résumé.
• Ce qui se passe si un auteur présentant ne s’inscrit pas.

Un script de test

Donnez ce script à deux personnes qui n’ont pas construit le formulaire et demandez-leur de signaler chaque point où elles ont hésité. Dix minutes de test trouvent des problèmes que des semaines de relecture manquent.

Test 1 Créer un compte et confirmer l’e-mail. Test 2 Commencer une soumission, quitter, puis revenir. Le brouillon est-il enregistré ? Test 3 Saisir cinq auteurs en changeant l’ordre de deux. Test 4 Coller un résumé avec lettres grecques, une formule et des sauts de ligne. Test 5 Dépasser la limite de 20 mots. Que dit le formulaire ? Test 6 Téléverser un fichier trop gros et un fichier du mauvais type. Test 7 Soumettre, puis modifier, puis retirer. Lire chaque e-mail reçu. Test 8 Recommencer sur téléphone.

Ce qu’il faut surveiller pendant l’appel

Vérifiez les soumissions au moins deux fois par semaine. Regardez combien de brouillons ont été commencés sans être soumis, ce qui suggère un obstacle dans le formulaire. Lisez les e-mails envoyés à l’adresse de contact et, si trois personnes posent la même question, modifiez le formulaire ou la page. Vérifiez que la répartition par thème correspond à vos attentes ; un thème presque sans soumission peut demander un rappel à une communauté précise. Tenez un court journal des problèmes trouvés et corrigés pour que la prochaine édition démarre mieux.

La dernière semaine avant la date limite

La plupart des soumissions arrivent dans les deux derniers jours, moment où le formulaire est le plus sollicité et les questions les plus fréquentes. Envoyez un rappel une semaine avant et un autre deux jours avant, et veillez à ce que quelqu’un réponde aux e-mails le jour de la clôture. Indiquez à l’équipe technique l’heure exacte de fermeture et vérifiez que le système ne fermera pas plus tôt à cause d’une erreur de fuseau horaire. Décidez à l’avance si vous prolongerez et ce que vous direz si ce n’est pas le cas.

Gérer les demandes de prolongation

Certains auteurs demanderont du temps en plus. Décidez de la politique avant l’ouverture de l’appel et appliquez-la à tous. Si vous prolongez pour tout le monde, annoncez la nouvelle date sur tous les canaux et gardez le calendrier d’évaluation en raccourcissant une autre étape. Sinon, dites-le clairement et ne faites pas d’exceptions : une exception est connue en une heure. Consignez chaque demande et la réponse.

Après la date limite : liste de clôture

À la clôture de l’appel, vérifiez ce qui suit avant le début de l’évaluation. Exportez la liste des soumissions et contrôlez les totaux par rapport au système. Lisez les résumés signalés comme incomplets ou hors limite et décidez comment les traiter. Confirmez que les doublons sont fusionnés et les retraits consignés. Envoyez aux auteurs un court message de remerciement rappelant la date des décisions. Figez la liste et notez la date et l’heure pour que tous travaillent sur le même ensemble.