2026-05-08
Liste de contrôle pour la soumission d’abstracts
La plupart des évaluations chaotiques commencent par un appel chaotique. Verrouillez les règles scientifiques et de fichiers avant l’arrivée des auteurs, ou le comité passera la première semaine à réparer la collecte.
Nommer la forme scientifique de la réunion
Listez pistes, codes thématiques et types de présentation (oral, poster, éclair, symposium). Si le programme n’utilisera pas une catégorie, ne la collectez pas. Les auteurs inventeront des significations pour les listes déroulantes orphelines.
Décider qui compte comme auteur
Auteur correspondant, auteur présentateur et liste complète des auteurs ne sont pas le même rôle. Précisez le format d’affiliation, si un étudiant peut soumettre, et combien de présentations une personne peut donner. Placez ces règles à côté du formulaire, pas seulement dans un PDF lié depuis une lettre d’information.
Les règles de fichiers font partie de l’évaluation
Longueur, limites de figures, anonymisation (si vous l’utilisez) et le besoin éventuel d’un article complet plus tard doivent être impossibles à manquer. Les fichiers incomplets doivent apparaître incomplets à l’auteur, pas être découverts par un évaluateur qui n’ouvre pas une police.
Collecter les déclarations dont le comité aura besoin
Conflits, éthique, enregistrement d’essai ou remerciements de financeurs : ne demandez que ce que cette réunion utilisera vraiment. Des champs obligatoires vides entraînent les auteurs à taper « n/a » partout.
Prévoir le lendemain de la date limite
Qui peut accorder une prolongation, comment fonctionnent les retraits, et quand l’affectation commence doit être décidé avant l’ouverture de l’appel. La liste est terminée lorsqu’un nouveau bénévole pourrait ouvrir l’appel sans demander à la présidence précédente de se souvenir des exceptions.