Modèle d’appel à communications pour un congrès académique

À quoi sert l’appel à communications

Un appel répond à une question d’un chercheur pressé : dois-je soumettre ici ? Il indique le périmètre, les dates et les règles sur une page qu’on peut transmettre à un collègue. Les règles détaillées champ par champ relèvent du système de dépôt et sont traitées dans notre liste de contrôle pour la soumission de résumés.

Modèle

Copiez cette structure et remplacez les champs entre crochets. Gardez chaque rubrique courte.

APPEL À COMMUNICATIONS [Nom du congrès], [ville, pays], [dates] 1. Présentation [Deux phrases : qui organise, à qui s’adresse la réunion.] 2. Thèmes [Thème 1] · [Thème 2] · [Thème 3] 3. Types de contribution [Communication orale / poster / proposition de symposium] 4. Comment soumettre Soumettez un résumé de [nombre] mots maximum via [lien] avant le [date limite]. Un compte auteur est nécessaire. 5. Dates clés Date limite de soumission : [date] Notification des décisions : [date] Fin du tarif early bird : [date] Congrès : [dates] 6. Évaluation Chaque résumé est évalué par [nombre] membres du comité scientifique. [Évaluation en double aveugle ou ouverte.] 7. Inscription et tarifs Au moins un auteur de chaque résumé accepté doit s’inscrire avant le [date]. Tarifs : [lien]. 8. Contact [Nom et e-mail du responsable du programme ou du secrétariat]

Rédiger les thèmes comme le lecteur les cherche

Les auteurs parcourent la liste des thèmes à la recherche de leur discipline. Utilisez les termes de votre communauté, pas des intitulés internes au comité, et évitez la rubrique fourre-tout qui brouille l’objet de la réunion.

Ce qu’il faut laisser de côté

Ne mettez ni le guide de mise en forme complet, ni la grille tarifaire, ni les biographies du comité dans l’annonce. Faites des liens. Un appel qui dépasse un écran est rarement lu jusqu’au bout.

• Consignes complètes aux auteurs : lien vers une page dédiée.
• Grille tarifaire détaillée : lien vers l’inscription.
• Logos des partenaires : à garder sur le site de l’événement.
• Promesses intenables, comme une publication dans une revue qui ne l’a pas acceptée.

Un exemple complété

L’exemple ci-dessous est fictif. Il montre à quoi ressemble le modèle une fois les champs remplis et comment chaque rubrique peut rester courte. Notez qu’il renvoie vers les consignes aux auteurs et la grille tarifaire au lieu de les répéter.

APPEL À RÉSUMÉS 12e Symposium d’hydrologie appliquée, Lisbonne, Portugal, 14–16 octobre 1. Présentation Le symposium est organisé par la Société d’hydrologie et l’Université de Lisbonne. Il réunit chercheurs et praticiens travaillant sur les ressources en eau face au changement climatique. 2. Thèmes Prévision des sécheresses et des crues · Gestion des eaux souterraines · Systèmes d’eau urbains · Données et modèles 3. Types de contribution Communication orale (12 minutes plus 3 minutes de questions) · Poster · Proposition de séance thématique 4. Comment soumettre Soumettez un résumé de 300 mots maximum sur symposium.example.org/submit avant le 15 mars, 23h59 heure de Lisbonne. 5. Dates clés Date limite de soumission : 15 mars Notification des décisions : 30 avril Fin du tarif early bird : 31 mai Symposium : 14–16 octobre 6. Évaluation Chaque résumé est évalué par trois membres du comité scientifique. L’évaluation est en simple aveugle. 7. Inscription et tarifs Au moins un auteur de chaque résumé accepté doit s’inscrire avant le 31 mai. Tarifs : symposium.example.org/fees. 8. Contact Responsable du programme : [email protected]

Rédiger le paragraphe de périmètre

Le paragraphe de périmètre décide si le lecteur continue. Il doit dire à un chercheur de votre domaine, en deux ou trois phrases, quel type de travail a sa place ici et lequel n’en a pas. Évitez le langage promotionnel et n’énumérez pas tous les sous-domaines possibles. Comparez ces deux ouvertures.

• Faible : « Le congrès offre une plateforme unique pour la recherche de pointe et le réseautage entre disciplines. »
• Mieux : « Le symposium accueille des travaux originaux sur la prévision et la gestion des sécheresses et des crues, des études de terrain au développement de modèles. L’hydrologie purement théorique sans application est hors périmètre. »
• Une phrase sur ce qui est hors périmètre fait gagner du temps aux évaluateurs et épargne un refus aux auteurs.

Les dates limites et comment les formuler

Les échéances ambiguës génèrent le plus d’e-mails. Indiquez la date, l’heure et le fuseau horaire, et précisez si une prolongation est possible. Si vous en envisagez, dites qui décide et comment les auteurs la demandent. Si ce n’est pas le cas, dites-le clairement, car les auteurs testeront. Répétez la même formulation partout où figure l’échéance.

• Précis : « Les soumissions closent le 15 mars à 23h59, heure de Lisbonne (UTC+0). »
• Politique de prolongation, le cas échéant : « La date limite est définitive. Les résumés ne peuvent plus être modifiés après cette heure. »
• Notification : « Les décisions seront envoyées avant le 30 avril. Pensez à vérifier vos courriers indésirables. »

Langage simple et accessibilité

Beaucoup de vos lecteurs ne sont pas de langue maternelle de l’appel. Des phrases courtes, des mots courants et pas d’expressions imagées les aident et ne vous coûtent rien. Publiez l’appel comme page web et pas seulement en PDF, pour qu’il se lise sur téléphone, se traduise par le navigateur et soit lisible par les technologies d’assistance. Si vous le publiez aussi dans une autre langue, veillez à ce que dates et règles soient identiques et faites relire la traduction par un locuteur natif.

Liste de contrôle avant l’envoi

Relisez l’appel comme un auteur qui n’a jamais entendu parler de votre réunion, puis cochez ce qui suit.

• Nom, dates et lieu figurent dans les deux premières lignes.
• Chaque échéance a une date, une heure et un fuseau horaire.
• La liste des thèmes emploie les mots de votre communauté.
• Les types de contribution sont nommés et leur différence expliquée.
• La limite de mots et la langue de soumission sont indiquées.
• La méthode d’évaluation et le nombre d’évaluateurs sont indiqués.
• L’obligation d’inscription des auteurs acceptés est indiquée.
• Les liens vers consignes, tarifs et formulaire de soumission fonctionnent.
• Une personne ou une adresse nommée répond aux questions.

Mettre à jour l’appel après publication

Tôt ou tard, quelque chose changera dans l’appel : une échéance, un thème, un tarif. Modifiez-le à un seul endroit, la page du site de l’événement, et indiquez la date de modification en haut. Envoyez ensuite un court message aux personnes déjà abonnées ou ayant déjà soumis, pour dire ce qui a changé et ce que cela signifie pour elles. N’envoyez pas un second appel formulé autrement, car les lecteurs ne sauront pas lequel est en vigueur. Conservez toutes les versions pour pouvoir répondre à un auteur qui affirme avoir reçu une autre information.

Où le publier

Publiez d’abord l’appel sur le site de l’événement pour que tous les autres canaux pointent vers une seule page de référence. Diffusez-le ensuite aux listes de la société savante et aux institutions partenaires. Mettez à jour cette même page en cas de prolongation plutôt que de publier un second appel.