Plantilla de convocatoria de resúmenes para congresos académicos

Para qué sirve la convocatoria

Una convocatoria responde a una pregunta de un investigador con poco tiempo: ¿merece la pena enviar aquí? Indica el ámbito, las fechas y las reglas en una página que se puede reenviar a un colega. Las reglas detalladas campo por campo pertenecen al sistema de envío y se tratan en nuestra lista de comprobación para el envío de resúmenes.

Plantilla

Copie esta estructura y sustituya los campos entre corchetes. Mantenga cada apartado breve.

CONVOCATORIA DE RESÚMENES [Nombre del congreso], [ciudad, país], [fechas] 1. Sobre la reunión [Dos frases: quién organiza y a quién se dirige.] 2. Temas [Línea 1] · [Línea 2] · [Línea 3] 3. Tipos de contribución [Comunicación oral / póster / propuesta de simposio] 4. Cómo enviar Envíe un resumen de hasta [número] palabras a través de [enlace] antes del [fecha límite]. Es necesario crear una cuenta. 5. Fechas clave Fin del plazo de envío: [fecha] Notificación de decisiones: [fecha] Fin de la tarifa reducida: [fecha] Congreso: [fechas] 6. Revisión Cada resumen es revisado por [número] miembros del comité científico. [Revisión ciega o abierta.] 7. Inscripción y tarifas Al menos un autor de cada resumen aceptado debe inscribirse antes del [fecha]. Tarifas: [enlace]. 8. Contacto [Nombre y correo de la presidencia del programa o de la secretaría]

Redactar los temas como los busca el lector

Los autores recorren la lista de temas buscando su disciplina. Use los términos de su comunidad, no etiquetas internas del comité, y evite una línea genérica que difumine el foco de la reunión.

Qué dejar fuera

No incluya en el anuncio la guía de formato completa, la tabla de tarifas ni las biografías del comité. Enlácelas. Una convocatoria que supera una pantalla rara vez se lee hasta el final.

• Normas completas para autores: enlace a una página propia.
• Tabla de tarifas detallada: enlace a la inscripción.
• Logotipos de patrocinadores: mejor en el sitio web del evento.
• Promesas que no puede cumplir, como publicar en una revista que no lo ha aceptado.

Un ejemplo completado

El ejemplo siguiente es ficticio. Muestra cómo queda la plantilla con los campos rellenos y lo breve que puede ser cada apartado. Observe que enlaza las normas para autores y la tabla de tarifas en lugar de repetirlas.

CONVOCATORIA DE RESÚMENES 12.º Simposio de Hidrología Aplicada, Lisboa, Portugal, 14–16 de octubre 1. Sobre la reunión El simposio está organizado por la Sociedad de Hidrología y la Universidad de Lisboa. Reúne a investigadores y profesionales que trabajan en recursos hídricos ante el cambio climático. 2. Temas Predicción de sequías e inundaciones · Gestión de aguas subterráneas · Sistemas de agua urbanos · Datos y modelos 3. Tipos de contribución Comunicación oral (12 minutos más 3 de preguntas) · Póster · Propuesta de sesión temática 4. Cómo enviar Envíe un resumen de hasta 300 palabras en symposium.example.org/submit antes del 15 de marzo, 23:59 hora de Lisboa. 5. Fechas clave Fin del plazo de envío: 15 de marzo Notificación de decisiones: 30 de abril Fin de la tarifa reducida: 31 de mayo Simposio: 14–16 de octubre 6. Revisión Cada resumen es revisado por tres miembros del comité científico. La revisión es de simple ciego. 7. Inscripción y tarifas Al menos un autor de cada resumen aceptado debe inscribirse antes del 31 de mayo. Tarifas: symposium.example.org/fees. 8. Contacto Presidencia del programa: [email protected]

Redactar el párrafo de ámbito

El párrafo de ámbito decide si el lector sigue leyendo. Debe decir a un investigador de su campo, en dos o tres frases, qué tipo de trabajo tiene cabida aquí y cuál no. Evite el lenguaje promocional y no enumere todos los subcampos posibles. Compare estos dos comienzos.

• Débil: «El congreso ofrece una plataforma única para la investigación de vanguardia y el contacto entre disciplinas.»
• Mejor: «El simposio acoge trabajos originales sobre predicción y gestión de sequías e inundaciones, desde estudios de campo hasta desarrollo de modelos. La hidrología puramente teórica sin aplicación queda fuera del ámbito.»
• Una frase sobre lo que queda fuera ahorra tiempo a los revisores y evita un rechazo a los autores.

Plazos y cómo formularlos

Los plazos ambiguos generan más correos. Indique la fecha, la hora y la zona horaria, y diga si es posible una prórroga. Si va a considerar prórrogas, diga quién decide y cómo se solicitan. Si no, dígalo claramente, porque los autores lo pondrán a prueba. Repita la misma redacción en todos los lugares donde aparezca el plazo.

• Preciso: «El envío cierra el 15 de marzo a las 23:59, hora de Lisboa (UTC+0).»
• Política de prórroga, si la hay: «El plazo es definitivo. Los resúmenes no podrán editarse después de esa hora.»
• Notificación: «Las decisiones se enviarán antes del 30 de abril. Revise su carpeta de correo no deseado.»

Lenguaje claro y accesibilidad

Muchos de sus lectores no son hablantes nativos del idioma de la convocatoria. Frases cortas, palabras comunes y sin modismos les ayudan y no le cuestan nada. Publique la convocatoria como página web y no solo en PDF, para que se lea en el móvil, el navegador la traduzca y las tecnologías de apoyo puedan leerla. Si la publica también en otro idioma, asegúrese de que fechas y reglas sean idénticas y pida a un hablante nativo que revise la traducción.

Lista de comprobación antes de enviar

Lea la convocatoria como un autor que nunca ha oído hablar de su reunión y marque después lo siguiente.

• Nombre, fechas y lugar aparecen en las dos primeras líneas.
• Cada plazo tiene fecha, hora y zona horaria.
• La lista de temas usa las palabras de su comunidad.
• Los tipos de contribución están nombrados y se explica su diferencia.
• Se indican el límite de palabras y el idioma de envío.
• Se indican el método de revisión y el número de revisores.
• Se indica la obligación de inscribirse de los autores aceptados.
• Los enlaces a normas, tarifas y formulario de envío funcionan.
• Una persona o dirección concreta responde a las preguntas.

Actualizar la convocatoria tras publicarla

Tarde o temprano algo cambiará en la convocatoria: un plazo, un tema, una tarifa. Cámbielo en un solo lugar, la página del sitio web del evento, e indique la fecha del cambio en la parte superior. Envíe después un breve mensaje a quienes ya se han suscrito o han enviado, diciendo qué cambió y qué significa para ellos. No envíe una segunda convocatoria con otra redacción, porque los lectores no sabrán cuál está vigente. Conserve todas las versiones para poder responder a un autor que diga que le informaron de otra cosa.

Dónde publicarla

Publique primero la convocatoria en el sitio web del evento para que todos los demás canales apunten a una única página de referencia. Después envíela a las listas de la sociedad científica y a las instituciones colaboradoras. Si amplía el plazo, actualice esa misma página en lugar de publicar una segunda convocatoria.