Lista de comprobación para el envío de resúmenes: guía para organizadores

Nombrar la forma científica de la reunión

Liste pistas, códigos temáticos y tipos de presentación (oral, póster, relámpago, simposio). Si el programa no usará una categoría, no la recoja. Los autores inventarán significados para los desplegables sobrantes.

Decidir quién cuenta como autor

Autor de correspondencia, autor presentador y la lista completa de autores no son el mismo rol. Precise el formato de filiación, si un estudiante puede enviar y cuántas presentaciones puede dar una persona. Ponga esas reglas junto al formulario, no solo en un PDF enlazado desde un boletín.

Las reglas de archivos forman parte de la revisión

La extensión, los límites de figuras, la anonimización (si la usa) y si más adelante se exige un artículo completo deben ser imposibles de pasar por alto. Los archivos incompletos deben aparecer incompletos al autor, no ser descubiertos por un revisor que no abre una fuente.

Recoger las declaraciones que el comité necesitará

Conflictos, ética, registro de ensayo o agradecimientos a financiadores: pida solo lo que esta reunión usará de verdad. Los campos obligatorios vacíos enseñan a los autores a escribir «n/a» en todas partes.

Planear el día siguiente al plazo

Quién puede conceder una prórroga, cómo funcionan las retiradas y cuándo empieza la asignación debería decidirse antes de abrir la convocatoria. La lista está terminada cuando un voluntario nuevo podría abrir la convocatoria sin pedir a la presidencia anterior que recuerde las excepciones.

La lista completa

Marque cada línea antes de abrir la convocatoria. Lo que no pueda marcar es una cuestión que hay que resolver ahora, no en la tercera semana.

• Líneas temáticas, códigos de tema y tipos de presentación listados y definitivos.
• Roles de autor definidos: quien envía, quien presenta, autor de correspondencia.
• Límite de palabras o caracteres indicado junto al campo, con contador visible.
• Formatos de archivo, límites de tamaño y reglas de anonimización indicados junto a la carga.
• Solo se piden las declaraciones que usará el comité.
• Plazo, zona horaria y reglas de prórroga publicados.
• Reglas de retirada y cambios publicadas.
• Correo de confirmación probado, incluido lo que ocurre a continuación.
• Declaraciones de conflicto de interés recogidas para la revisión.
• Consentimiento para publicar en el libro de resúmenes recogido.
• Dirección de contacto para consultas de autores atendida.

Probar el formulario antes del lanzamiento

Pida a dos personas que no conozcan el formulario que envíen un resumen de prueba: uno con cinco autores, otro con caracteres especiales en el título. Compruebe el correo de confirmación, la edición antes del plazo y cómo ve el comité un resumen retirado. Nuestra guía del formulario de envío ofrece ejemplos campo por campo.

En qué se diferencia de la convocatoria

La convocatoria es el anuncio público: ámbito, fechas, reglas. Esta lista trata del sistema de envío que hay detrás. Use ambas y asegúrese de que digan lo mismo. Nuestra plantilla de convocatoria cubre el anuncio.

Lista de comprobación de los campos de autores

Los datos de autores son la parte más propensa a errores de un formulario de envío. Antes de abrir la convocatoria, compruebe que cada ficha de autor recoge solo lo que usará, en una forma que pueda ordenar.

• Nombre y apellidos en campos separados, para que el índice se ordene bien.
• Correo electrónico del autor presentador y del de correspondencia, comprobado contra erratas.
• Afiliación en campos estructurados o lista controlada, no en una línea libre.
• País, porque alimenta informes posteriores y categorías de cuotas.
• Una marca de autor presentador, para que el programa se construya con datos y no con suposiciones.
• Un identificador opcional como ORCID, si su comunidad lo usa.

Reglas que deben publicarse junto al formulario

Las reglas que solo figuran en un PDF pasarán inadvertidas. Coloque lo siguiente junto al formulario, con palabras que no dejen lugar a discusión.

• El plazo con fecha, hora y zona horaria.
• Si los autores pueden editar después de enviar, y hasta cuándo.
• El número máximo de resúmenes por autor y por ponente.
• Cómo funcionan las retiradas.
• El idioma del envío.
• El modelo de revisión y si los autores deben anonimizar el resumen.
• Qué ocurre si un autor presentador no se inscribe.

Un guion de pruebas

Dé este guion a dos personas que no hayan construido el formulario y pídales que señalen cada punto en el que dudaron. Diez minutos de prueba encuentran problemas que semanas de corrección pasan por alto.

Prueba 1 Crear una cuenta y confirmar el correo. Prueba 2 Empezar un envío, salir y volver. ¿Se guardó el borrador? Prueba 3 Introducir cinco autores cambiando el orden de dos. Prueba 4 Pegar un resumen con letras griegas, una fórmula y saltos de línea. Prueba 5 Superar el límite en 20 palabras. ¿Qué dice el formulario? Prueba 6 Subir un archivo demasiado grande y otro de tipo incorrecto. Prueba 7 Enviar, luego editar, luego retirar. Leer cada correo recibido. Prueba 8 Repetir en un móvil.

Qué vigilar mientras la convocatoria está abierta

Revise los envíos al menos dos veces por semana. Observe cuántos borradores se han empezado sin enviarse, lo que sugiere un obstáculo en el formulario. Lea los correos enviados a la dirección de contacto y, si tres personas hacen la misma pregunta, cambie el formulario o la página. Compruebe que el reparto por líneas es el esperado; una línea casi sin envíos puede necesitar un recordatorio a una comunidad concreta. Lleve un breve registro de los problemas encontrados y corregidos para que la próxima edición empiece mejor.

La última semana antes del plazo

La mayoría de los envíos llega en los dos últimos días, cuando el formulario soporta más carga y las preguntas son más frecuentes. Envíe un recordatorio una semana antes y otro dos días antes y asegúrese de que alguien responda correos el día del cierre. Indique al equipo técnico la hora exacta de cierre y compruebe que el sistema no cerrará antes por un error de zona horaria. Decida de antemano si ampliará el plazo y qué dirá si no lo hace.

Gestión de las solicitudes de prórroga

Algunos autores pedirán más tiempo. Decida la política antes de abrir la convocatoria y aplíquela a todos. Si amplía para todos, anuncie la nueva fecha en todos los canales y mantenga el calendario de revisión acortando otro paso. Si no lo hace, dígalo con claridad y no haga excepciones: una excepción se conoce en una hora. Registre cada solicitud y la respuesta.

Tras el plazo: lista de cierre

Al cerrarse la convocatoria, compruebe lo siguiente antes de que empiece la revisión. Exporte la lista de envíos y contraste los totales con el sistema. Lea los resúmenes señalados como incompletos o fuera de límite y decida cómo tratarlos. Confirme que los duplicados están fusionados y las retiradas registradas. Envíe a los autores un breve mensaje de agradecimiento con la fecha de las decisiones. Congele la lista y anote la fecha y la hora para que todos trabajen con el mismo conjunto.