Cronograma de un congreso científico: de la convocatoria al cierre

Planificar hacia atrás desde el día de apertura

Fije las fechas y retroceda. Cada etapa depende de la anterior: no se construye un programa antes de tener decisiones, ni se decide antes de que los revisores terminen. Un mes perdido al principio casi siempre se recupera recortando la revisión, porque el día de apertura no se mueve.

Un cronograma de trabajo

Use estos plazos como punto de partida y ajústelos al tamaño de su reunión. Un pequeño simposio universitario puede comprimir los primeros meses; un congreso con varias líneas, no.

• 12 a 9 meses antes: confirmar fechas, preseleccionar sedes, fijar presupuesto y formar el comité científico.
• 9 a 7 meses: lanzar el sitio web del evento con un aviso previo y publicar la convocatoria de resúmenes.
• 7 a 4 meses: periodo de envío. Invite a los revisores antes del cierre, no después.
• 4 a 3 meses: revisión, decisiones y cartas de aceptación. Abra la inscripción con tarifa reducida cuando los autores conozcan el resultado.
• 3 a 2 meses: construir el programa con los resúmenes aceptados, confirmar moderadores y salas, reclamar la inscripción de los ponentes.
• 2 a 1 meses: publicar el programa, cerrar el libro de resúmenes e informar a los voluntarios.
• Semana del congreso: un único responsable de los cambios, para que web, aplicación y material impreso digan lo mismo.
• Un mes después: enviar la encuesta, revisar las cifras y redactar notas de traspaso para el siguiente responsable.

Dónde suelen retrasarse los cronogramas

Tres puntos concentran la mayoría de los retrasos: prórrogas de envío que recortan el tiempo de revisión, revisores que aceptan y desaparecen, y cambios de programa que no llegan al sitio público. Defina antes de abrir la convocatoria las reglas de prórroga y retirada, y un calendario de recordatorios para los revisores.

Definir puntos de congelación

Un punto de congelación es una fecha a partir de la cual cierto tipo de cambio requiere la aprobación de la presidencia: texto de la convocatoria, tabla de tarifas, programa. Convierte las discusiones en una regla y da a los voluntarios algo a lo que remitirse.

Cómo cambia el cronograma según el tamaño de la reunión

Un único cronograma no sirve para todas las reuniones. El número de resúmenes, de líneas temáticas y el trabajo de sede y viajes determinan cuánta antelación necesita. Estos tres perfiles muestran diferencias típicas; úselos para contrastar su plan con una reunión de tamaño similar.

• Simposio universitario (hasta unos 150 participantes, una línea): seis a ocho meses de antelación, convocatoria abierta unas seis semanas, dos semanas de revisión y un programa que una persona arma en una tarde.
• Reunión anual de una sociedad (unos 300 a 800 participantes, varias líneas): doce meses, convocatoria abierta de ocho a diez semanas, cuatro semanas de revisión y un comité de programa que se reúne al menos dos veces.
• Gran congreso con varias líneas (1.000 o más participantes): de dieciocho a veinticuatro meses, contratos de sede y hoteles firmados mucho antes, cinco a seis semanas de revisión con responsables de línea y una organizadora profesional de congresos desde el inicio.

Ejemplo práctico: contar hacia atrás desde el día de apertura

Sea D el día de apertura de una reunión de unos 500 participantes. Los plazos siguientes están en semanas. La convocatoria permanece abierta doce semanas, la revisión dura cinco y hay una semana entre la reunión del comité y las cartas de decisión. Sustituya D por su fecha y compruebe que ningún paso cae en un festivo o en la semana de otra reunión importante.

D − 52 semanas Fechas, sede, presupuesto y ambos comités confirmados D − 44 semanas Sitio web con aviso previo; convocatoria redactada D − 40 semanas Se abre la convocatoria; se recluta a los revisores D − 28 semanas Fin del plazo de envío (convocatoria abierta 12 semanas) D − 27 semanas Empieza la revisión; recordatorios semanales D − 22 semanas Fin de la revisión (5 semanas) D − 21 semanas Reunión del comité sobre casos dudosos D − 20 semanas Cartas de decisión; se abre la inscripción con tarifa anticipada D − 14 semanas Empieza la construcción del programa D − 12 semanas Plazo de inscripción de ponentes; termina la tarifa anticipada D − 8 semanas Programa publicado; moderadores y salas confirmados D − 4 semanas Libro de resúmenes cerrado; información práctica enviada D − 1 semana Instrucciones a voluntarios y moderadores D + 2 días Agradecimiento y encuesta

Dependencias que fuerzan el orden

Buena parte del cronograma no es cuestión de gustos. Algunos pasos no pueden empezar hasta que termina otro, y el orden en que los enumere es una comprobación de todo el plan.

• La convocatoria no puede abrirse hasta acordar temas, tipos de presentación y principios de cuotas, porque los autores se organizarán en torno a ellos.
• No se pueden asignar revisores hasta declarar los conflictos y congelar la lista de resúmenes.
• Las cartas de decisión no pueden salir hasta que el comité haya tratado los casos dudosos.
• La inscripción con tarifa reducida solo debe abrirse cuando los autores conozcan el resultado, o tendrá que reembolsar.
• El programa no puede cerrarse hasta que termine la inscripción de ponentes, porque los ponentes sin inscribir dejan huecos.
• El libro de resúmenes no puede cerrarse hasta que el programa sea definitivo, porque títulos y números de sesión deben coincidir.

Errores de planificación frecuentes

La mayoría de los problemas no son exóticos. Surgen de las mismas pocas decisiones tomadas demasiado tarde o por nadie.

• Abrir la convocatoria antes de decidir el método de revisión. Los autores preguntarán si es ciega y la respuesta ya debe existir.
• Colocar el fin del plazo de envío y la reunión del comité demasiado juntos, de modo que un solo revisor retrasado demora todas las decisiones.
• Anunciar plazos de tarifa anticipada anteriores a las cartas de decisión.
• Situar la revisión sobre un festivo importante o las vacaciones de verano sin ampliarla.
• Ignorar las zonas horarias. Indique el plazo en una zona horaria concreta y diga qué ocurre en el minuto exacto.
• Dejar el sitio web para el último mes, de modo que convocatoria y programa se anuncian en archivos adjuntos.

Incluir márgenes y dónde colocarlos

Un cronograma sin holgura es un cronograma que se retrasará. Añada un margen de aproximadamente el diez por ciento a cada fase y colóquelo donde el retraso es más probable: después del plazo de envío, después del plazo de revisión y antes de publicar el programa. Es mejor terminar una fase antes y usar los días sobrantes en la siguiente que descubrir, tres semanas antes de la reunión, que el programa no está listo. Diga al comité qué fechas son firmes y cuáles son objetivos, para que un objetivo incumplido sea una conversación y no una crisis.

Cerrar el ciclo

La planificación no termina en la sesión de clausura. Anote qué llevó más tiempo del previsto, qué preguntaron más los asistentes y qué cambiaría. El siguiente responsable debería poder partir de su cronograma y no de una página en blanco.