Zeitplan für wissenschaftliche Tagungen: vom Call bis zum Abschluss

Rückwärts vom Eröffnungstag planen

Legen Sie die Termine fest und planen Sie von dort zurück. Jede Phase hängt von der vorherigen ab: Ein Programm braucht Entscheidungen, Entscheidungen brauchen abgeschlossene Gutachten. Ein früher Verzug von einem Monat geht fast immer zulasten der Begutachtung, weil der Eröffnungstag feststeht.

Ein praxistauglicher Zeitplan

Verstehen Sie diese Vorlaufzeiten als Ausgangspunkt und passen Sie sie an die Größe Ihrer Tagung an. Kleine Campus-Symposien können die ersten Monate straffen, ein Kongress mit mehreren Tracks eher nicht.

• 12 bis 9 Monate vorher: Termine, Veranstaltungsort-Shortlist, Budget und wissenschaftliches Komitee festlegen.
• 9 bis 7 Monate: Tagungswebsite mit Save-the-Date starten und den Call for Papers veröffentlichen.
• 7 bis 4 Monate: Einreichungsphase. Gutachtende einladen, bevor sie endet, nicht danach.
• 4 bis 3 Monate: Begutachtung, Entscheidungen und Zusagen. Anmeldung mit Frühbucherpreis öffnen, sobald die Autorinnen und Autoren das Ergebnis kennen.
• 3 bis 2 Monate: Programm aus den angenommenen Abstracts aufbauen, Sitzungsleitungen und Räume bestätigen, Anmeldung der Vortragenden nachverfolgen.
• 2 bis 1 Monat: Programm veröffentlichen, Abstractband einfrieren, Helfende briefen.
• Tagungswoche: Eine Person verantwortet Änderungen, damit Website, App und Drucksachen dasselbe sagen.
• Ein Monat danach: Umfrage versenden, Kennzahlen auswerten und Übergabenotizen für die nächste Leitung schreiben.

Wo Zeitpläne meistens ins Rutschen geraten

Drei Stellen verursachen die meisten Verzögerungen: verlängerte Einreichungsfristen, die die Begutachtungszeit verkürzen, Gutachtende, die zusagen und dann verstummen, und Programmänderungen, die nicht auf der öffentlichen Website ankommen. Legen Sie Regeln für Verlängerungen und Rückzüge fest, bevor der Call startet, und planen Sie Erinnerungen für Gutachtende ein.

Freeze-Termine festlegen

Ein Freeze-Termin ist ein Datum, ab dem eine Art von Änderung die Zustimmung der Leitung braucht: Call-Text, Gebührentabelle, Programm. Damit werden Diskussionen zur Regel, und Helfende haben etwas, worauf sie verweisen können.

Wie sich der Zeitplan mit der Größe der Tagung ändert

Ein einziger Zeitplan passt nicht für jede Tagung. Zahl der Abstracts, Zahl der Tracks und der Aufwand für Ort und Reisen bestimmen, wie viel Vorlauf Sie brauchen. Diese drei Profile zeigen typische Unterschiede; prüfen Sie damit Ihren Plan gegen eine Tagung ähnlicher Größe.

• Campus-Symposium (bis etwa 150 Teilnehmende, ein Track): sechs bis acht Monate Vorlauf, ein Call von etwa sechs Wochen, zwei Wochen Begutachtung und ein Programm, das eine Person an einem Nachmittag aufbaut.
• Jahrestagung einer Fachgesellschaft (etwa 300 bis 800 Teilnehmende, mehrere Tracks): zwölf Monate, ein Call von acht bis zehn Wochen, vier Wochen Begutachtung und ein Programmkomitee, das mindestens zweimal tagt.
• Großer Kongress mit mehreren Tracks (1.000 oder mehr Teilnehmende): 18 bis 24 Monate, deutlich früher unterschriebene Verträge für Ort und Hotels, fünf bis sechs Wochen Begutachtung mit Track-Verantwortlichen und ein professioneller Kongressveranstalter von Anfang an.

Beispiel: vom Eröffnungstag zurückrechnen

T sei der Eröffnungstag einer Tagung mit etwa 500 Teilnehmenden. Die Abstände unten sind in Wochen. Der Call bleibt zwölf Wochen offen, die Begutachtung dauert fünf Wochen, und zwischen Komiteesitzung und Entscheidungsschreiben liegt eine Woche. Ersetzen Sie T durch Ihr Datum und prüfen Sie, dass kein Schritt auf einen Feiertag oder die Woche einer großen Konkurrenztagung fällt.

T − 52 Wochen Termin, Ort, Budget und beide Komitees bestätigt T − 44 Wochen Website mit Save-the-Date online; Call entworfen T − 40 Wochen Call öffnet; Gewinnung der Gutachtenden beginnt T − 28 Wochen Einreichungsfrist (Call 12 Wochen offen) T − 27 Wochen Begutachtung startet; wöchentliche Erinnerungen T − 22 Wochen Frist für Gutachten (5 Wochen) T − 21 Wochen Komiteesitzung zu Grenzfällen T − 20 Wochen Entscheidungsschreiben; Anmeldung zum Frühbucherpreis öffnet T − 14 Wochen Programmaufbau aus angenommenen Abstracts beginnt T − 12 Wochen Anmeldefrist für Vortragende; Frühbucherphase endet T − 8 Wochen Programm veröffentlicht; Leitungen und Räume bestätigt T − 4 Wochen Abstractband eingefroren; praktische Hinweise versandt T − 1 Woche Briefings für Helfende und Sitzungsleitungen T + 2 Tage Dank und Umfrage

Abhängigkeiten, die die Reihenfolge erzwingen

Ein großer Teil des Zeitplans ist keine Geschmacksfrage. Manche Schritte können erst beginnen, wenn ein anderer abgeschlossen ist, und die Reihenfolge, in der Sie sie auflisten, ist ein Test für den ganzen Plan.

• Der Call kann erst öffnen, wenn Themen, Präsentationsformen und Gebührengrundsätze feststehen, weil Autorinnen und Autoren danach planen.
• Gutachtende lassen sich erst zuweisen, wenn Konflikte erklärt und die Abstractliste eingefroren ist.
• Entscheidungsschreiben können erst raus, wenn das Komitee Grenzfälle besprochen hat.
• Die Anmeldung zum ermäßigten Preis sollte erst öffnen, wenn die Autorenschaft das Ergebnis kennt, sonst müssen Sie erstatten.
• Das Programm lässt sich erst abschließen, wenn die Anmeldung der Vortragenden beendet ist, weil nicht angemeldete Vortragende Lücken hinterlassen.
• Der Abstractband lässt sich erst einfrieren, wenn das Programm final ist, weil Titel und Sitzungsnummern übereinstimmen müssen.

Häufige Planungsfehler

Die meisten Probleme sind nicht exotisch. Sie entstehen, weil dieselben wenigen Entscheidungen zu spät oder von niemandem getroffen werden.

• Den Call öffnen, bevor das Begutachtungsverfahren feststeht. Autorinnen und Autoren fragen, ob anonym begutachtet wird, und die Antwort muss bereits existieren.
• Einreichungsfrist und Komiteesitzung zu eng legen, sodass ein einziges verspätetes Gutachten alle Entscheidungen verzögert.
• Frühbucherfristen ankündigen, die vor den Entscheidungsschreiben liegen.
• Die Begutachtung in einen großen Feiertag oder die Sommerpause legen, ohne sie zu verlängern.
• Zeitzonen ignorieren. Nennen Sie die Frist in einer benannten Zeitzone und sagen Sie, was auf die Minute genau gilt.
• Die Website auf den letzten Monat verschieben, sodass Call und Programm in E-Mail-Anhängen angekündigt werden.

Puffer einplanen und wo sie hingehören

Ein Zeitplan ohne Spielraum wird rutschen. Planen Sie für jede Phase etwa zehn Prozent Puffer ein und legen Sie ihn dorthin, wo Verzug am wahrscheinlichsten ist: nach der Einreichungsfrist, nach der Frist für die Gutachten und vor der Veröffentlichung des Programms. Es ist besser, eine Phase früher abzuschließen und die gewonnenen Tage für die nächste zu nutzen, als drei Wochen vor der Tagung festzustellen, dass das Programm nicht fertig ist. Sagen Sie dem Komitee, welche Termine fest und welche Ziele sind, damit ein verfehltes Ziel ein Gespräch ist und keine Krise.

Den Kreis schließen

Die Planung endet nicht mit der Schlusssitzung. Halten Sie fest, was länger gedauert hat als geplant, welche Fragen Teilnehmende am häufigsten stellten und was Sie ändern würden. Die nächste Leitung sollte mit Ihrem Zeitplan beginnen können statt mit einer leeren Seite.