Call-for-Papers-Vorlage für wissenschaftliche Tagungen

Wofür der Call for Papers da ist

Ein Call beantwortet für Forschende mit wenig Zeit eine Frage: Lohnt sich die Einreichung hier? Er nennt Themenfeld, Termine und Regeln auf einer Seite, die man an Kolleginnen und Kollegen weiterleiten kann. Detailregeln pro Feld gehören ins Einreichungssystem und stehen in unserer Checkliste zur Abstract-Einreichung.

Vorlage

Übernehmen Sie diese Struktur und ersetzen Sie die Platzhalter. Halten Sie jeden Abschnitt kurz.

CALL FOR PAPERS [Tagungsname], [Ort, Land], [Datum] 1. Über die Tagung [Zwei Sätze: Wer veranstaltet, für wen ist die Tagung?] 2. Themen [Track 1] · [Track 2] · [Track 3] 3. Beitragsformen [Vortrag / Poster / Symposiumsvorschlag] 4. Einreichung Reichen Sie ein Abstract mit höchstens [Anzahl] Wörtern über [Link] bis zum [Frist] ein. Ein Benutzerkonto ist erforderlich. 5. Wichtige Termine Einreichungsfrist: [Datum] Benachrichtigung über Entscheidungen: [Datum] Ende der Frühbucherphase: [Datum] Tagung: [Datum] 6. Begutachtung Jedes Abstract wird von [Anzahl] Mitgliedern des wissenschaftlichen Komitees begutachtet. [Anonymes oder offenes Verfahren.] 7. Anmeldung und Gebühren Mindestens eine Autorin oder ein Autor jedes angenommenen Abstracts muss sich bis zum [Datum] anmelden. Gebühren: [Link]. 8. Kontakt [Name und E-Mail der Programmleitung oder des Sekretariats]

Themen so formulieren, wie gesucht wird

Autorinnen und Autoren überfliegen die Themenliste nach ihrem Fach. Verwenden Sie die Begriffe Ihrer Fachgemeinschaft statt interner Komiteebezeichnungen und vermeiden Sie einen Sammel-Track, der den Schwerpunkt verwischt.

Was nicht in die Ankündigung gehört

Der vollständige Formatleitfaden, die Gebührentabelle und die Lebensläufe des Komitees gehören nicht in die Ankündigung. Verlinken Sie sie. Ein Call, der länger als einen Bildschirm ist, wird selten bis zum Ende gelesen.

• Vollständige Autorenrichtlinien: Link auf eine eigene Seite.
• Detaillierte Gebührentabelle: Link zur Anmeldung.
• Sponsorenlogos: auf der Tagungswebsite belassen.
• Zusagen, die Sie nicht halten können, etwa eine Publikation in einer Zeitschrift, die nicht zugestimmt hat.

Ein ausgefülltes Beispiel

Das folgende Beispiel ist fiktiv. Es zeigt, wie die Vorlage mit ausgefüllten Platzhaltern aussieht und wie kurz jeder Abschnitt bleiben kann. Beachten Sie, dass es für Autorenrichtlinien und Gebührentabelle verlinkt, statt sie zu wiederholen.

CALL FOR ABSTRACTS 12. Symposium für angewandte Hydrologie, Lissabon, Portugal, 14.–16. Oktober 1. Über die Tagung Das Symposium wird von der Hydrologischen Gesellschaft und der Universität Lissabon veranstaltet. Es bringt Forschende und Praktiker zusammen, die zu Wasserressourcen unter dem Klimawandel arbeiten. 2. Themen Dürre- und Hochwasservorhersage · Grundwassermanagement · Urbane Wassersysteme · Daten und Modelle 3. Beitragsformen Vortrag (12 Minuten plus 3 Minuten Fragen) · Poster · Vorschlag für eine thematische Sitzung 4. Einreichung Reichen Sie ein Abstract mit höchstens 300 Wörtern unter symposium.example.org/submit bis 15. März, 23:59 Uhr Lissabonner Zeit, ein. 5. Wichtige Termine Einreichungsfrist: 15. März Benachrichtigung über Entscheidungen: 30. April Ende der Frühbucherphase: 31. Mai Symposium: 14.–16. Oktober 6. Begutachtung Jedes Abstract wird von drei Mitgliedern des wissenschaftlichen Komitees begutachtet. Die Begutachtung ist einfach anonym. 7. Anmeldung und Gebühren Mindestens eine Autorin oder ein Autor jedes angenommenen Abstracts muss sich bis 31. Mai anmelden. Gebühren: symposium.example.org/fees. 8. Kontakt Programmleitung: [email protected]

Den Absatz zum Themenfeld schreiben

Der Absatz zum Themenfeld entscheidet, ob Lesende weiterlesen. Er sollte einer Fachperson in zwei oder drei Sätzen sagen, welche Art von Arbeit hierher gehört und welche nicht. Vermeiden Sie Werbesprache und zählen Sie nicht jedes denkbare Teilgebiet auf. Vergleichen Sie diese beiden Einstiege.

• Schwach: „Die Tagung bietet eine einzigartige Plattform für Spitzenforschung und Vernetzung über Disziplinen hinweg.“
• Besser: „Das Symposium begrüßt originäre Arbeiten zur Vorhersage und zum Management von Dürren und Hochwasser, von Feldstudien bis zur Modellentwicklung. Rein theoretische Hydrologie ohne Anwendung liegt außerhalb des Themenfelds.“
• Ein Satz dazu, was nicht passt, spart Gutachtenden Zeit und Autorinnen und Autoren eine Ablehnung.

Fristen und wie man sie formuliert

Mehrdeutige Fristen erzeugen die meisten E-Mails. Nennen Sie Datum, Uhrzeit und Zeitzone und sagen Sie, ob eine Verlängerung möglich ist. Wenn Sie Verlängerungen erwägen, sagen Sie, wer entscheidet und wie man sie beantragt. Wenn nicht, sagen Sie es klar, denn Autorinnen und Autoren testen es. Wiederholen Sie dieselbe Formulierung überall, wo die Frist steht.

• Präzise: „Die Einreichung endet am 15. März um 23:59 Uhr Lissabonner Zeit (UTC+0).“
• Verlängerungsregel, falls vorhanden: „Die Frist ist endgültig. Nach diesem Zeitpunkt können Abstracts nicht mehr bearbeitet werden.“
• Benachrichtigung: „Die Entscheidungen werden bis 30. April versandt. Bitte prüfen Sie auch Ihren Spam-Ordner.“

Einfache Sprache und Barrierefreiheit

Viele Ihrer Lesenden sind keine Muttersprachler der Sprache des Calls. Kurze Sätze, gebräuchliche Wörter und keine Redewendungen helfen ihnen und kosten Sie nichts. Veröffentlichen Sie den Call als Webseite und nicht nur als PDF, damit er auf dem Smartphone lesbar, vom Browser übersetzbar und für assistive Technologien zugänglich ist. Veröffentlichen Sie ihn auch in einer anderen Sprache, achten Sie auf identische Termine und Regeln und lassen Sie die Übersetzung von Muttersprachlern prüfen.

Checkliste vor dem Versand

Lesen Sie den Call einmal als Autorin, die noch nie von Ihrer Tagung gehört hat, und haken Sie dann Folgendes ab.

• Name, Datum und Ort stehen in den ersten beiden Zeilen.
• Jede Frist hat Datum, Uhrzeit und Zeitzone.
• Die Themenliste verwendet die Wörter Ihrer Fachgemeinschaft.
• Beitragsformen sind benannt und ihr Unterschied ist erklärt.
• Wortlimit und Einreichungssprache sind genannt.
• Begutachtungsverfahren und Zahl der Gutachtenden sind genannt.
• Die Anmeldepflicht für angenommene Autorinnen und Autoren ist genannt.
• Links zu Richtlinien, Gebühren und Einreichungsformular funktionieren.
• Eine namentlich genannte Person oder Adresse beantwortet Fragen.

Den Call nach der Veröffentlichung aktualisieren

Früher oder später ändert sich etwas im Call: eine Frist, ein Thema, eine Gebühr. Ändern Sie es an einer einzigen Stelle, der Seite auf Ihrer Tagungswebsite, und vermerken Sie das Datum der Änderung oben. Senden Sie dann eine kurze Nachricht an alle, die bereits abonniert oder eingereicht haben, und sagen Sie, was sich geändert hat und was es für sie bedeutet. Senden Sie keinen zweiten Call mit anderer Formulierung, denn Lesende wissen nicht, welcher gilt. Bewahren Sie jede Version auf, damit Sie einer Autorin antworten können, die sagt, ihr sei etwas anderes mitgeteilt worden.

Wo er veröffentlicht wird

Veröffentlichen Sie den Call zuerst auf der Tagungswebsite, damit alle anderen Kanäle auf eine kanonische Seite verweisen. Verschicken Sie ihn danach an Verteiler der Fachgesellschaft und Partnerinstitutionen. Aktualisieren Sie bei einer Fristverlängerung dieselbe Seite, statt einen zweiten Call zu veröffentlichen.