Erfolgskennzahlen für wissenschaftliche Tagungen: Was messen?

Festlegen, was Erfolg bedeutet

Eine Fachgesellschaftstagung zielt vielleicht auf die Beteiligung der Mitglieder, ein Spezialsymposium auf wissenschaftliche Qualität und eine Campusveranstaltung auf die Teilnahme Studierender. Wählen Sie drei bis fünf Ziele, bevor der Call startet, und Kennzahlen, die den Fortschritt zeigen.

Kennzahlen nach Phase

Definieren Sie jede schriftlich, damit das Team des nächsten Jahres sie genauso zählt.

• Einreichungen: Anzahl, nach Track und Karrierestufe; Anteil Erstautorinnen und Erstautoren.
• Begutachtung: Gutachten pro Abstract, Anteil fristgerecht, Annahmequote, Zeit von Fristende bis Entscheidung.
• Anmeldung: Gesamtzahl nach Kategorie; Anteil angemeldeter angenommener Vortragender; Anteil zum Frühbucherpreis.
• Teilnahme: Anwesende, Sitzungsbesuch, wo gezählt, Besuch der Postersitzung.
• Zufriedenheit: Durchschnittswerte der Umfrage, Rücklaufquote und häufigste Themen im Freitext.
• Kommunikation: Zahl der Teilnehmendenfragen und Anteil ohne Personaleinsatz beantwortet.
• Finanzen: Einnahmen und Kosten nach Kategorie, Ergebnis gegenüber Budget.

Auf Definitionen achten

Die Annahmequote ändert ihre Bedeutung, je nachdem, ob zurückgezogene Abstracts mitgezählt werden. Teilnahme kann Anmeldungen, Badge-Scans oder belegte Plätze heißen. Notieren Sie die Definition neben jeder Zahl und verwenden Sie jedes Jahr dieselbe.

Vorsichtig vergleichen

Vergleichen Sie Ausgaben nur, wenn das Format vergleichbar ist: gleiche Dauer, ähnlicher Ortstyp, gleiche Gebührenstruktur. Notieren Sie Unterschiede wie einen neuen Track oder einen Ländertausch neben den Zahlen, damit Lesende den Trend beurteilen können.

Eine Kennzahlenübersicht zum Kopieren

Eine einseitige Übersicht lässt ein Komitee die Tagung auf einen Blick erfassen. Die Zahlen unten sind erfunden und zeigen das Layout, mit einer Vergleichsspalte für die vorherige Ausgabe und einer kurzen Notiz zur Erklärung ungewöhnlicher Werte.

Kennzahl Dieses Jahr Letztes Jahr Anmerkung Eingereichte Abstracts 412 365 Neuer Track ergänzt Annahmequote 68 % 71 % Rückzüge ausgenommen Gutachten fristgerecht abgeschlossen 91 % 84 % Erinnerungsplan eingeführt Tage von Fristende bis Entscheidung 23 31 Angenommene Vortragende rechtzeitig angemeldet 89 % 82 % Teilnehmende insgesamt 387 341 Tagung in neuer Stadt Rücklaufquote der Umfrage 34 % 28 % Gesamtzufriedenheit (1–5) 4,2 4,0 Ergebnis gegenüber Budget +6.400 EUR –2.100 EUR

Definitionen und Formeln

Schreiben Sie die Formel neben jede Kennzahl, damit jeder die Zahl nachvollziehen kann. Diese würden wir zuerst festlegen.

• Annahmequote = angenommene Abstracts ÷ eingereichte Abstracts, ohne Rückzüge und Dubletten. Beispiel: 280 angenommen von 412 eingereicht, abzüglich 8 Rückzüge, ergibt 280 ÷ 404 = 69 %.
• Fristtreue der Begutachtung = fristgerecht abgegebene Gutachten ÷ zugewiesene Gutachten.
• Zeit bis zur Entscheidung = Tage zwischen Einreichungsfrist und Versand der Entscheidungsschreiben.
• Anmeldequote Vortragender = angenommene Abstracts mit angemeldeter vortragender Person ÷ angenommene Abstracts.
• Kosten pro Teilnehmenden = Gesamtkosten ÷ anwesende Teilnehmende.
• Rücklaufquote der Umfrage = ausgefüllte Umfragen ÷ eingeladene Teilnehmende.

Ausgangswert und Ziele festlegen

Eine Zahl bedeutet ohne Vergleich wenig. Behandeln Sie im ersten Jahr jede Kennzahl als Ausgangswert und notieren Sie die Definitionen. Setzen Sie in späteren Jahren maßvolle Ziele, die Sie beeinflussen können, etwa die Zeit bis zur Entscheidung von 31 auf 25 Tage zu senken, und vermeiden Sie Ziele, die von Dingen außerhalb Ihrer Kontrolle abhängen, etwa der Zahl der Einreichungen in einem Jahr, in dem eine Konkurrenztagung stattfindet. Überprüfen Sie die Ziele nach der Tagung und fragen Sie, was jede Veränderung bewirkt hat.

Qualitative Belege

Einige der wichtigsten Ergebnisse sind keine Zahlen. Sammeln Sie einige Kommentare von Teilnehmenden, eingeladenen Vortragenden und Gutachtenden, Notizen aus der Nachbesprechung des Komitees und Kooperationen oder Projekte, die auf der Tagung begannen. Ein kurzer Absatz darüber, was Menschen als Gewinn nennen, überzeugt eine Förderstelle oder einen Vorstand oft besser als eine Tabelle. Halten Sie Quelle und Datum jedes Kommentars fest und fragen Sie um Erlaubnis, bevor Sie jemanden namentlich zitieren.

Finanzkennzahlen

Das Finanzbild sollte so einfach sein, dass jedes Komiteemitglied es lesen kann. Vergleichen Sie Budget und Ist-Werte je Einnahmen- und Kostenkategorie und zeigen Sie das Ergebnis. Teilen Sie Kosten in fixe und pro Kopf, damit Sie sehen, wie viel des Ergebnisses aus der Teilnahme stammt. Ergänzen Sie Kosten und Einnahmen pro Teilnehmenden und vermerken Sie einmalige Posten. Prüfen Sie, ob Sponsoring, Gebühren und Zuschüsse wie geplant verlaufen sind, und halten Sie die Erkenntnisse für das Budget des nächsten Jahres fest.

Reichweite und Vielfalt der Teilnahme

Viele Gesellschaften interessiert, wer teilnimmt und wer fehlt. Zählen Sie Teilnehmende nach Land, Karrierestufe und, wo Sie es rechtmäßig erheben und Menschen einer Weitergabe zustimmen, nach Geschlecht oder anderen Merkmalen. Berichten Sie nur aggregierte Zahlen und seien Sie vorsichtig bei kleinen Gruppen, die Personen identifizieren könnten. Nutzen Sie die Zahlen, um Fragen zu stellen, etwa ob Gebührenerlasse die vorgesehenen Personen erreicht haben, und nicht, um Teilnehmende zu ranken.

Kommunikationskennzahlen

Fragen von Teilnehmenden sind ein Signal dafür, wie gut Information funktioniert hat. Zählen Sie die Fragen per E-Mail, Chat und am Infopunkt und gruppieren Sie sie nach Thema. Eine hohe Zahl von Fragen zum selben Thema bedeutet, dass Website oder Programm unklar waren. Verfolgen Sie den Anteil, der per Selbstbedienung beantwortet wurde, etwa durch einen Chatbot oder eine FAQ-Seite, und vergleichen Sie ihn mit der vorherigen Ausgabe, um zu sehen, ob Information leichter zu finden wird.

Ein Plan zur Datenerhebung

Kennzahlen sind leicht versprochen und im Nachhinein schwer zu erheben. Entscheiden Sie zu Beginn, woher jede Zahl kommt: das Einreichungs- und Begutachtungssystem für Abstracts und Gutachten, das Anmeldesystem für Teilnehmende und Zahlungen, die Finanzunterlagen für Kosten, das Umfragewerkzeug für Zufriedenheit und das Helpdesk- oder Chatprotokoll für Fragen. Weisen Sie jede Quelle einer verantwortlichen Person zu und legen Sie ein Datum für den Datenexport fest, bevor sich das Team zerstreut.

Eitelkeitskennzahlen vermeiden

Manche Zahlen wirken beeindruckend und sagen wenig: Seitenaufrufe ohne Ziel, Impressionen in sozialen Medien, die Zahl der „Interessierten“. Sie haben vielleicht Platz in einem Bericht, sollten aber keine Entscheidungen lenken. Bevorzugen Sie Messgrößen, die mit dem Zweck der Tagung verbunden sind. War das Ziel, eine Gemeinschaft aufzubauen, betrachten Sie wiederholte Teilnahme und neue Kooperationen; war es wissenschaftliche Qualität, betrachten Sie Begutachtungsergebnisse und Publikationen nach der Tagung.

Die Zahlen in der Übergabe nutzen

Legen Sie der Übergabe an die nächste Leitung eine einseitige Zusammenfassung der Kennzahlen, der Umfrageergebnisse und drei Empfehlungen bei. Zahlen ohne Bezug zu einer Entscheidung geraten in Vergessenheit; solche, die eine Änderung auslösen, lohnen die Erhebung.