Umfragefragen nach der Tagung und Feedback-Vorlagen

Von den anstehenden Entscheidungen ausgehen

Listen Sie vor dem Schreiben der Fragen die Entscheidungen auf, die die Ergebnisse stützen sollen: Ort beibehalten, Format der Postersitzungen ändern, Gebühr anpassen, Termine verschieben. Jede Frage sollte an eine davon anknüpfen.

Fragen an Teilnehmende

Streben Sie zehn Fragen oder weniger und etwa fünf Minuten an.

• Wie zufrieden waren Sie insgesamt mit der Tagung? (1 bis 5)
• Wie relevant war das wissenschaftliche Programm für Ihre Arbeit? (1 bis 5)
• Welche Sitzungen oder Formate waren am nützlichsten? (bis zu drei)
• Wie leicht waren Informationen vor und während der Tagung zu finden? (1 bis 5)
• Wie bewerten Sie Veranstaltungsort, Verpflegung und Barrierefreiheit? (je 1 bis 5)
• Wie klar waren Anmeldeprozess und Gebühreninformationen? (1 bis 5)
• Was würden Sie ändern? (Freitext)
• Würden Sie wieder teilnehmen? (ja / vielleicht / nein)

Fragen an Vortragende und Gutachtende

Vortragende können sagen, wie Programm, Zeiten und Räume funktioniert haben. Gutachtende können sagen, ob Raster, Aufwand und Zuweisung angemessen waren. Senden Sie ihnen eine kurze, getrennte Umfrage, statt Fragen an die der Teilnehmenden anzuhängen.

Vortragende: Wie klar waren die Hinweise zu Ihrer Sitzung? War die Slotlänge angemessen? Was hätte Ihnen bei der Vorbereitung geholfen? Gutachtende: War die Zahl der Abstracts angemessen? War das Bewertungsraster klar? Was würde die Begutachtung im nächsten Jahr erleichtern?

Zeitpunkt und Erinnerungen

Senden Sie die Umfrage innerhalb von zwei Tagen, solange die Erinnerung frisch ist. Erinnern Sie nach einer Woche einmal und schließen Sie nach zwei. Nennen Sie in der E-Mail die Dauer und was mit den Antworten geschieht.

Eine vollständige Teilnehmendenumfrage zum Kopieren

Diese Fassung dauert etwa fünf Minuten. Verwenden Sie durchgängig dieselbe Skala, damit die Befragten sie nicht neu lernen müssen, und beschriften Sie die Enden der Skala.

Skala für Fragen 1–6: 1 = sehr schlecht, 5 = ausgezeichnet 1. Wie bewerten Sie die Tagung insgesamt? 2. Wie relevant war das wissenschaftliche Programm für Ihre Arbeit? 3. Wie bewerten Sie die Qualität der Vortragssitzungen? 4. Wie bewerten Sie die Postersitzung? 5. Wie leicht waren Informationen zur Tagung zu finden? 6. Wie bewerten Sie Veranstaltungsort und Ausstattung? 7. Welche Sitzungen oder Aktivitäten waren für Sie am wertvollsten? (Freitext) 8. Welche Teile der Tagung würden Sie ändern? (Freitext) 9. Würden Sie an der nächsten Ausgabe teilnehmen? Ja / Vielleicht / Nein 10. Möchten Sie der Organisation noch etwas mitteilen? (Freitext)

Regeln für gute Fragen

Die Formulierung einer Frage prägt die Antwort. Einige Regeln vermeiden die meisten Probleme, und jede ist leicht anzuwenden.

• Fragen Sie nur eine Sache auf einmal. „Wie bewerten Sie Ort und Verpflegung?“ hat zwei Antworten; teilen Sie es.
• Vermeiden Sie Suggestivformulierungen. „Wie ausgezeichnet war die Keynote?“ lenkt die Antwort; „Wie bewerten Sie die Keynote?“ nicht.
• Nutzen Sie klare Skalen mit beschrifteten Enden und durchgehend gleicher Richtung.
• Bieten Sie „nicht zutreffend“ an, wo die Frage nicht passen kann, etwa für Personen, die nicht an der Postersitzung teilgenommen haben.
• Verwenden Sie einfache Sprache und vermeiden Sie Abkürzungen, die nur die Organisation kennt.
• Halten Sie Freitextfelder optional und begrenzt, denn lange Formulare senken die Beteiligung.

Die Rücklaufquote erhöhen

Eine Umfrage mit zehn Prozent Rücklauf sagt etwas über diese zehn Prozent. Um mehr Menschen zu erreichen, senden Sie sie binnen zwei Tagen, halten Sie sie bei fünf Minuten, nennen Sie in der Nachricht Dauer und Verwendung der Antworten und sorgen Sie dafür, dass sie auf dem Smartphone funktioniert. Erinnern Sie einmal nach einer Woche. Zeigen Sie wenn möglich am letzten Tag der Tagung einen Link und geben Sie in der Schlusssitzung einige Minuten zum Ausfüllen. Machen Sie sie weder lang noch verpflichtend, denn widerwillige Antworten sind schlechter als keine.

Kleine Zahlen sorgfältig lesen

Eine Tagung mit 200 Teilnehmenden und 60 Antworten liefert ein nützliches, aber kein präzises Bild. Nennen Sie die Zahl der Antworten neben jedem Prozentsatz und vermeiden Sie Rangfolgen von Punkten, die sich um wenige Zehntel unterscheiden. Vergleichen Sie Gruppen nur, wenn jede genug Personen hat, etwa mehr als fünfzehn. Behandeln Sie eine plötzliche Änderung gegenüber dem Vorjahr mit Vorsicht, denn eine andere Stichprobe kann einen Durchschnitt verschieben. Wichtiger als ein kleiner Unterschied ist ein konsistentes Muster im Freitext.

Freitextantworten auswerten

Freitext kostet mehr Zeit und bringt mehr Einsicht. Lesen Sie alle Antworten einmal, ordnen Sie sie dann Themen zu und zählen Sie sie. Eine einfache Liste genügt und macht aus Hunderten Bemerkungen eine Seite, die ein Komitee lesen kann.

Thema Nennungen Beispiel Räume zu klein (Sitzung 2B) 14 „Nur Stehplätze, nichts zu hören.“ Postersitzung zu kurz 11 „Zeit für nur ein Drittel der Poster.“ WLAN unzuverlässig 9 „Fiel jede Stunde aus.“ Lob für Sitzungsleitungen 8 „Sitzungen liefen pünktlich.“

Eine eigene Umfrage für Autorinnen und Autoren

Personen, die ein Abstract eingereicht haben, auch solche, deren Abstract abgelehnt wurde, können sagen, wie Call und Begutachtung funktioniert haben. Fragen Sie nach der Klarheit des Calls, der Einfachheit des Einreichungsformulars, dem Nutzen der Gutachterkommentare und der Fairness des Verfahrens. Senden Sie sie nach den Entscheidungen und getrennt von der Teilnehmendenumfrage. Rückmeldungen abgelehnter Autorinnen und Autoren sind oft die ehrlichsten und nützlichsten, sofern Sie klarstellen, dass Antworten keine künftige Einreichung beeinflussen.

Kurzfeedback vor Ort

Einige der besten Rückmeldungen entstehen während der Tagung, wenn die Erinnerung frisch ist. Eine einzige Frage am Ende jeder Sitzung, etwa „War diese Sitzung nützlich? Ja / Teils / Nein“, per Handzeichen oder QR-Code beantwortet, dauert zehn Sekunden. Bitten Sie Sitzungsleitungen, Probleme wie Lärm oder Überziehung zu notieren. Halten Sie die Fragen wenige und nutzen Sie die Ergebnisse, um wo möglich noch am selben Tag etwas zu ändern.

Aus Antworten Maßnahmen machen

Feedback, auf das nichts folgt, ist ein Kostenfaktor. Halten Sie nach der Umfrage eine kurze Sitzung und machen Sie aus den Ergebnissen eine Maßnahmenliste mit Verantwortlichen und Terminen. Halten Sie fest, was Sie bewusst nicht ändern, und warum, damit das Team des nächsten Jahres die Debatte nicht wiederholt.

Befund Maßnahme Verantwortlich Bis Räume zu klein für Sitzung 2B Größeren Raum für gefragte buchen Lokale Org. Feb. Postersitzung zu kurz Auf 90 Minuten verlängern Programm Feb. WLAN unzuverlässig Getestete Kapazität beim Ort erfragen Lokale Org. Jan.

Einwilligung und Datenschutz bei Umfragen

Sagen Sie den Befragten, ob die Umfrage anonym ist, wer die Antworten liest und wie lange sie aufbewahrt werden. Erfassen Sie nicht mehr identifizierende Angaben als nötig. Wollen Sie nachfassen, fragen Sie nach einer optionalen Kontaktadresse. Speichern Sie die Daten sicher, veröffentlichen Sie nur Zusammenfassungen und entfernen Sie aus dem Freitext Details, die eine Person identifizieren könnten, bevor Sie Zitate teilen.

Den Kreis schließen

Veröffentlichen Sie eine kurze Zusammenfassung dessen, was Sie gelernt haben und ändern werden. Das würdigt die investierte Zeit und verbessert die Rücklaufquote bei der nächsten Ausgabe.