Preguntas de encuesta posteriores al congreso y plantillas de opinión

Partir de las decisiones que hay que tomar

Antes de redactar preguntas, enumere las decisiones que informarán los resultados: mantener la sede, cambiar el formato de las sesiones de pósteres, ajustar la cuota, mover las fechas. Cada pregunta debe conectar con una de ellas.

Preguntas para asistentes

Apunte a diez preguntas o menos y unos cinco minutos.

• En general, ¿qué tan satisfecho/a quedó con la reunión? (1 a 5)
• ¿Qué tan relevante fue el programa científico para su trabajo? (1 a 5)
• ¿Qué sesiones o formatos fueron más útiles? (hasta tres)
• ¿Qué tan fácil fue encontrar información antes y durante la reunión? (1 a 5)
• ¿Cómo valora la sede, el catering y la accesibilidad? (1 a 5 cada uno)
• ¿Qué tan claros fueron el proceso de inscripción y la información de cuotas? (1 a 5)
• ¿Qué cambiaría? (texto libre)
• ¿Volvería a asistir? (sí / quizá / no)

Preguntas para ponentes y revisores

Los ponentes pueden decir cómo funcionaron el programa, los horarios y las salas. Los revisores, si la rúbrica, la carga y la asignación fueron razonables. Envíeles una encuesta breve y aparte en lugar de añadir preguntas a la de los asistentes.

Ponentes: ¿Fueron claras las instrucciones para su sesión? ¿La duración del turno fue adecuada? ¿Qué le habría ayudado a prepararse? Revisores: ¿Fue razonable el número de resúmenes? ¿Fue clara la rúbrica de puntuación? ¿Qué facilitaría la revisión el año próximo?

Momento y recordatorios

Envíe la encuesta en los dos días siguientes, mientras el recuerdo es fresco. Mande un recordatorio a la semana y ciérrela a las dos. Indique en el correo cuánto tarda y qué se hará con las respuestas.

Una encuesta completa para asistentes que puede copiar

Esta versión lleva unos cinco minutos. Use la misma escala en todo el cuestionario para que los encuestados no tengan que aprenderla de nuevo y ponga nombre a los extremos.

Escala de las preguntas 1–6: 1 = muy mala, 5 = excelente 1. En general, ¿cómo valora la reunión? 2. ¿Qué tan relevante fue el programa científico para su trabajo? 3. ¿Cómo valora la calidad de las sesiones orales? 4. ¿Cómo valora la sesión de pósteres? 5. ¿Qué tan fácil fue encontrar información sobre la reunión? 6. ¿Cómo valora la sede y las instalaciones? 7. ¿Qué sesiones o actividades le resultaron más valiosas? (texto libre) 8. ¿Qué partes de la reunión cambiaría? (texto libre) 9. ¿Asistiría a la próxima edición? Sí / Quizá / No 10. ¿Algo más que quiera decir a los organizadores? (texto libre)

Reglas para escribir buenas preguntas

La redacción de una pregunta condiciona la respuesta. Unas pocas reglas evitan la mayoría de los problemas y cada una es fácil de aplicar.

• Pregunte una sola cosa a la vez. «¿Cómo valora la sede y el catering?» tiene dos respuestas; sepárelas.
• Evite redacciones sugestivas. «¿Qué tan excelente fue la plenaria?» orienta la respuesta; «¿Cómo valora la plenaria?» no.
• Use escalas claras con extremos nombrados y el mismo sentido en todo el cuestionario.
• Ofrezca «no procede» cuando la pregunta pueda no aplicarse, por ejemplo a quienes no asistieron a la sesión de pósteres.
• Use un lenguaje sencillo y evite abreviaturas que solo conocen los organizadores.
• Deje opcionales los campos de texto libre y límitelos, porque los formularios largos reducen la participación.

Aumentar la tasa de respuesta

Una encuesta con un diez por ciento de respuesta le informa sobre ese diez por ciento. Para llegar a más gente, envíela en dos días, manténgala en cinco minutos, diga en el mensaje cuánto tarda y qué hará con las respuestas y haga que funcione en el móvil. Envíe un recordatorio a la semana. Si puede, muestre un enlace el último día de la reunión y dé unos minutos para completarla durante la clausura. No la haga larga ni obligatoria, porque las respuestas dadas a regañadientes son peores que ninguna.

Leer con cuidado las cifras pequeñas

Una reunión con 200 asistentes y 60 respuestas da una imagen útil, pero no precisa. Indique el número de respuestas junto a cada porcentaje y evite clasificar elementos que difieren en unas décimas. Compare grupos solo cuando cada uno tenga suficientes personas, por ejemplo más de quince. Trate con cautela un cambio repentino respecto al año pasado, porque otra muestra puede mover una media. Más importante que una pequeña diferencia es un patrón constante en el texto libre.

Analizar las respuestas de texto libre

El texto libre lleva más tiempo y aporta más conocimiento. Lea todas las respuestas una vez, después clasifíquelas por temas y cuéntelas. Una simple lista basta y convierte cientos de comentarios en una página que un comité puede leer.

Tema Menciones Ejemplo Salas demasiado pequeñas (sesión 2B) 14 «De pie, no se oía nada.» Sesión de pósteres demasiado corta 11 «Tiempo para ver solo un tercio.» Wifi poco fiable 9 «Se caía cada hora.» Elogios a los moderadores 8 «Las sesiones fueron puntuales.»

Una encuesta aparte para autores

Quienes enviaron un resumen, incluidos aquellos cuyo resumen fue rechazado, pueden decir cómo funcionaron la convocatoria y la revisión. Pregunte por la claridad de la convocatoria, la facilidad del formulario, la utilidad de los comentarios de los revisores y la equidad del proceso. Envíela después de las decisiones y por separado de la encuesta de asistentes. Los comentarios de autores rechazados suelen ser los más sinceros y útiles, siempre que deje claro que las respuestas no afectarán a ningún envío futuro.

Opiniones rápidas durante la reunión

Algunas de las mejores opiniones se recogen durante la reunión, cuando el recuerdo está fresco. Una sola pregunta al final de cada sesión, por ejemplo «¿Fue útil esta sesión? Sí / Algo / No», respondida a mano alzada o con un código QR, lleva diez segundos. Pida a los moderadores que anoten problemas como ruido o excesos de tiempo. Mantenga pocas preguntas y use los resultados para cambiar cosas el mismo día cuando pueda.

Convertir las respuestas en acciones

Una opinión a la que no se da curso es un coste. Tras la encuesta, celebre una reunión breve y convierta los resultados en una lista de acciones con responsables y fechas. Registre lo que decidió no cambiar, y por qué, para que el equipo del año próximo no repita el debate.

Hallazgo Acción Responsable Para Salas pequeñas para la sesión 2B Reservar sala mayor para las de interés Org. local Feb. Sesión de pósteres demasiado corta Ampliar a 90 minutos Programa Feb. Wifi poco fiable Pedir a la sede la capacidad probada Org. local Ene.

Consentimiento y privacidad en las encuestas

Diga a los encuestados si la encuesta es anónima, quién leerá las respuestas y cuánto tiempo se conservarán. No recoja más datos identificativos de los necesarios. Si desea hacer un seguimiento, pida una dirección de contacto opcional. Guarde los datos de forma segura, publique solo resúmenes y elimine del texto libre los detalles que puedan identificar a una persona antes de compartir citas.

Cerrar el ciclo

Publique un breve resumen de lo aprendido y de lo que va a cambiar. Muestra respeto por el tiempo dedicado y mejora las tasas de respuesta en la siguiente edición.