Questions d’enquête après un congrès et modèles de retour d’expérience

Partir des décisions à prendre

Avant de rédiger les questions, listez les décisions que les résultats éclaireront : garder ou non le lieu, changer le format des séances de posters, ajuster les tarifs, déplacer les dates. Chaque question doit se rattacher à l’une d’elles.

Questions aux participants

Visez dix questions ou moins et environ cinq minutes.

• Globalement, quel est votre niveau de satisfaction ? (1 à 5)
• Le programme scientifique était-il pertinent pour votre travail ? (1 à 5)
• Quelles séances ou quels formats ont été les plus utiles ? (jusqu’à trois choix)
• Était-il facile de trouver l’information avant et pendant la réunion ? (1 à 5)
• Comment évaluez-vous le lieu, la restauration et l’accessibilité ? (1 à 5 chacun)
• Le processus d’inscription et l’information sur les tarifs étaient-ils clairs ? (1 à 5)
• Quelle chose changeriez-vous ? (texte libre)
• Reviendriez-vous ? (oui / peut-être / non)

Questions aux orateurs et aux évaluateurs

Les orateurs peuvent dire comment ont fonctionné programme, horaires et salles. Les évaluateurs peuvent dire si la grille, la charge et l’attribution étaient raisonnables. Envoyez-leur une courte enquête distincte plutôt que d’ajouter des questions à celle des participants.

Orateurs : Les consignes pour votre séance étaient-elles claires ? La durée du créneau était-elle adaptée ? Qu’est-ce qui vous aurait aidé à vous préparer ? Évaluateurs : Le nombre de résumés était-il raisonnable ? La grille de notation était-elle claire ? Qu’est-ce qui faciliterait l’évaluation l’an prochain ?

Calendrier et relances

Envoyez l’enquête sous deux jours, tant que les souvenirs sont frais. Faites une relance après une semaine et clôturez après deux. Indiquez dans l’e-mail la durée nécessaire et l’usage qui sera fait des réponses.

Une enquête complète pour participants à copier

Cette version prend environ cinq minutes. Utilisez la même échelle partout pour que les répondants n’aient pas à la réapprendre et nommez les extrémités de l’échelle.

Échelle des questions 1 à 6 : 1 = très mauvais, 5 = excellent 1. Globalement, comment évaluez-vous la réunion ? 2. Le programme scientifique était-il pertinent pour votre travail ? 3. Comment évaluez-vous la qualité des séances orales ? 4. Comment évaluez-vous la séance posters ? 5. Était-il facile de trouver des informations sur la réunion ? 6. Comment évaluez-vous le lieu et les installations ? 7. Quelles séances ou activités ont été les plus utiles pour vous ? (texte libre) 8. Quelles parties de la réunion changeriez-vous ? (texte libre) 9. Participeriez-vous à la prochaine édition ? Oui / Peut-être / Non 10. Autre chose à dire aux organisateurs ? (texte libre)

Règles pour bien rédiger les questions

La formulation d’une question façonne la réponse. Quelques règles évitent la plupart des problèmes et chacune est facile à appliquer.

• Ne demandez qu’une chose à la fois. « Comment évaluez-vous le lieu et la restauration ? » a deux réponses ; scindez.
• Évitez la formulation suggestive. « À quel point la conférence plénière était-elle excellente ? » oriente la réponse ; « Comment évaluez-vous la conférence plénière ? » non.
• Utilisez des échelles claires aux extrémités nommées et dans le même sens partout.
• Proposez « sans objet » quand la question peut ne pas s’appliquer, par exemple pour ceux qui n’ont pas assisté à la séance posters.
• Employez un langage simple et évitez les abréviations que seuls les organisateurs connaissent.
• Laissez les champs de texte libre facultatifs et limitez-les, car les longs formulaires réduisent le taux de réponse.

Augmenter le taux de réponse

Une enquête à dix pour cent de réponses vous renseigne sur ces dix pour cent. Pour toucher plus de monde, envoyez-la sous deux jours, limitez-la à cinq minutes, dites dans le message combien de temps elle prend et ce que vous ferez des réponses et faites-la fonctionner sur téléphone. Envoyez une relance après une semaine. Si possible, affichez un lien le dernier jour de la réunion et laissez quelques minutes pour la remplir pendant la séance de clôture. Ne la rendez ni longue ni obligatoire, car des réponses ressenties comme une contrainte sont pires que rien.

Lire prudemment les petits nombres

Une réunion de 200 participants et 60 réponses donne une image utile mais pas précise. Indiquez le nombre de réponses à côté de chaque pourcentage et évitez de classer des éléments qui diffèrent de quelques dixièmes de point. Ne comparez les groupes que lorsque chacun compte assez de personnes, par exemple plus de quinze. Traitez avec prudence un changement soudain par rapport à l’an dernier, car un autre échantillon peut déplacer une moyenne. Ce qui compte davantage qu’une petite différence, c’est un schéma constant dans le texte libre.

Analyser les réponses en texte libre

Le texte libre demande plus de temps et apporte plus d’enseignements. Lisez toutes les réponses une fois, puis classez-les par thèmes et comptez-les. Une simple liste suffit et transforme des centaines de remarques en une page que le comité peut lire.

Thème Mentions Exemple Salles trop petites (séance 2B) 14 « Debout, impossible d’entendre. » Séance posters trop courte 11 « Le temps de voir un tiers des posters. » Wifi peu fiable 9 « Coupure toutes les heures. » Éloge des présidents 8 « Les séances ont respecté l’horaire. »

Une enquête distincte pour les auteurs

Les personnes qui ont soumis un résumé, y compris celles dont le résumé a été refusé, peuvent dire comment l’appel et l’évaluation ont fonctionné. Interrogez sur la clarté de l’appel, la facilité du formulaire, l’utilité des commentaires des évaluateurs et l’équité du processus. Envoyez-la après les décisions et séparément de l’enquête des participants. Les retours des auteurs refusés sont souvent les plus honnêtes et les plus utiles, à condition de préciser que les réponses n’affecteront aucune soumission future.

Retours à chaud sur place

Certains des meilleurs retours se recueillent pendant la réunion, quand les souvenirs sont frais. Une seule question à la fin de chaque séance, par exemple « Cette séance a-t-elle été utile ? Oui / Un peu / Non », avec un vote à main levée ou un QR code, prend dix secondes. Demandez aux présidents de noter les problèmes comme le bruit ou les dépassements. Gardez peu de questions et utilisez les résultats pour changer des choses le jour même quand c’est possible.

Transformer les réponses en actions

Un retour auquel on ne donne pas suite est un coût. Après l’enquête, tenez une courte réunion et transformez les résultats en liste d’actions avec responsables et dates. Consignez ce que vous avez décidé de ne pas changer, et pourquoi, pour que l’équipe de l’an prochain ne recommence pas le débat.

Constat Action Responsable Pour Salles trop petites (séance 2B) Réserver une salle plus grande Org. locale Févr. Séance posters trop courte Passer à 90 minutes Programme Févr. Wifi peu fiable Demander au lieu la capacité testée Org. locale Janv.

Consentement et vie privée dans les enquêtes

Dites aux répondants si l’enquête est anonyme, qui lira les réponses et combien de temps elles seront conservées. Ne collectez pas plus d’informations identifiantes que nécessaire. Si vous voulez faire un suivi, demandez une adresse de contact facultative. Stockez les données de façon sécurisée, ne publiez que des synthèses et retirez du texte libre tout détail qui pourrait identifier une personne avant de partager des citations.

Boucler la boucle

Publiez un court résumé de ce que vous avez appris et de ce que vous allez changer. Cela respecte le temps que les gens ont passé et améliore les taux de réponse à la prochaine édition.