E-Mail-Kommunikationsplan für Tagungen mit Vorlagen

Segmentieren, bevor Sie schreiben

Autorinnen und Autoren, Gutachtende, angemeldete Teilnehmende, Vortragende und Komiteemitglieder brauchen unterschiedliche Nachrichten. Führen Sie getrennte Verteiler und vermeiden Sie denselben Newsletter an alle. Gutachtende brauchen keine Anmeldeerinnerungen und Teilnehmende keine Begutachtungsfristen.

Der Plan

Diese Abfolge deckt die wichtigsten Kontaktpunkte ab. Passen Sie den Zeitpunkt an Ihren Zeitplan an.

• Save-the-Date: Termin und Ort an die Fachgemeinschaft, zwölf Monate vorher.
• Call for Papers: Einreichung neun Monate vorher öffnen, dann Erinnerungen zur Hälfte und eine Woche vor Fristende.
• Einreichungsbestätigung: automatisch, sofort nach der Einreichung.
• Einladung und Erinnerung der Gutachtenden: wie in unseren Vorlagen für Gutachtende.
• Entscheidungen: Zusage, Posterangebot oder Absage am angekündigten Datum.
• Anmeldung offen und Frühbucher-Erinnerungen: an angenommene Autorinnen und Autoren und den erweiterten Verteiler.
• Programm veröffentlicht: an alle Angemeldeten, mit Link.
• Praktische Hinweise: eine Woche vorher, mit Ort, Zeiten und Mitzubringendem.
• Dank und Umfrage: innerhalb von zwei Tagen nach der Tagung.

Eine einfache Vorlage für praktische Hinweise

Senden Sie sie eine Woche vor der Tagung.

Betreff: [Tagungsname]: Was Sie vor Ihrer Ankunft wissen sollten Sehr geehrte/r [Name], [Tagungsname] beginnt am [Datum] in [Ort]. Die Registrierung öffnet um [Uhrzeit]. Ihr Programm finden Sie hier: [Link]. Anreise: [Kurzinfo und Link] Mitbringen: [Badge, Ausweis, Poster] Probleme bei der Ankunft: [Name, Telefon] Bis bald, [Organisationsteam]

Zum Überfliegen schreiben

Eine Nachricht, eine Hauptaktion. Nennen Sie Frist und Aktion im Betreff oder im ersten Satz, verlinken Sie die Seite mit den Details und vermeiden Sie Anhänge, die mit der nächsten Nachricht veraltet sind.

Vorlage für das Save-the-Date

Die erste Nachricht ist kurz. Ihre einzige Aufgabe ist, die Termine in die Kalender zu bringen und eine Seite zum Merken zu nennen.

Betreff: Save the Date: [Tagungsname], [Ort], [Datum] Liebe Kolleginnen und Kollegen, [Tagungsname] findet vom [Datum] in [Ort] statt. Die Tagung bringt Forschende zusammen, die zu [Themen] arbeiten. Der Call for Abstracts öffnet am [Datum]. Einzelheiten und Neuigkeiten unter [Link]. Bitte leiten Sie diese Nachricht an interessierte Kolleginnen und Kollegen weiter. [Organisationskomitee]

Vorlage für die Einreichungsbestätigung

Diese Nachricht wird automatisch gesendet und sorgfältig gelesen, denn sie ist der Nachweis, dass die Einreichung angekommen ist. Geben Sie wieder, was eingereicht wurde, und sagen Sie, was als Nächstes passiert.

Betreff: [Tagungsname]: Wir haben Ihr Abstract erhalten Sehr geehrte/r [Name], vielen Dank für die Einreichung von „[Titel]“ (ID [Nummer]). Sie können Ihr Abstract bis [Frist] unter [Link] ansehen oder bearbeiten. Nächste Schritte: Die Abstracts werden zwischen [Daten] begutachtet. Die Entscheidung erhalten Sie bis [Datum]. Wenn Sie keine Nachricht im Posteingang sehen, prüfen Sie bitte Ihren Spam-Ordner. Fragen: [Adresse]

Vorlage für die Programmankündigung

Senden Sie sie an alle Angemeldeten und setzen Sie den Link nach oben. Sie sollte kurz sein, da das Programm selbst die Details trägt.

Betreff: Das Programm von [Tagungsname] ist online Sehr geehrte/r [Name], das Programm ist veröffentlicht: [Link]. Es umfasst [Anzahl] Sitzungen an [Anzahl] Tagen, mit Keynotes von [Namen]. Sie können nach Track filtern und die Sitzungen speichern, die Sie besuchen möchten. Das Programm kann sich ändern, die aktuelle Fassung steht stets auf der Website. Wir informieren Vortragende direkt, wenn ihre Sitzung verschoben wird. Bis bald in [Ort], [Organisationsteam]

Wie oft und an wen schreiben

Die Häufigkeit sollte dem Bedarf folgen. Während des Calls genügen eine Nachricht zur Öffnung, eine zur Halbzeit und eine eine Woche vor der Frist. In den ruhigen Monaten zwischen Entscheidungen und Tagung schreiben Sie nur, wenn es Neuigkeiten gibt. Versenden Sie Transaktionsnachrichten wie Bestätigungen und Quittungen bei Auslösung und halten Sie sie von Newslettern getrennt. Geben Sie Empfangenden die Möglichkeit zu sagen, dass sie keine allgemeinen Nachrichten mehr wünschen, aber weiter jene erhalten, die ihre eigene Einreichung oder Anmeldung betreffen. Wo das Recht eine Einwilligung für Werbe-E-Mails verlangt, holen Sie sie ordnungsgemäß ein und bewahren Sie den Nachweis auf.

Grundlagen der Zustellbarkeit

Eine Nachricht, die im Spam landet, ist eine Nachricht, die es nicht gab. Senden Sie von einer Adresse Ihrer eigenen Domain, richten Sie die Authentifizierungseinträge ein, die Ihr E-Mail-Anbieter oder Ihre IT liefern kann, und vermeiden Sie einen großen ersten Versand von einer neuen Adresse. Halten Sie Ihren Verteiler sauber: Entfernen Sie zurückgewiesene Adressen und Personen, die austragen möchten. Schreiben Sie wie ein Mensch, vermeiden Sie Betreffzeilen in Großbuchstaben und übermäßige Zeichensetzung und fügen Sie eine Nur-Text-Fassung bei. Testen Sie jede Vorlage, indem Sie sie vor dem Hauptversand an einige Adressen bei verschiedenen Anbietern senden.

E-Mails in mehreren Sprachen

Ist Ihre Fachgemeinschaft international, entscheiden Sie, ob E-Mails in einer oder mehreren Sprachen versandt werden. Üblich ist Englisch für alle, mit den wichtigsten Fristen in der Sprache der Empfangenden wiederholt. Schreiben Sie in mehreren Sprachen, versenden Sie die Fassungen gemeinsam und prüfen Sie, dass Termine, Uhrzeiten und Links identisch sind. Speichern Sie die Sprachpräferenz der Empfangenden bei der Anmeldung und nutzen Sie sie. Eine verspätete oder vom Englischen abweichende Übersetzung ist schlechter als keine, klären Sie also, wer jede Fassung prüft.

Was nach jedem Versand zu messen ist

Eine kleine Zahl von Messgrößen zeigt, ob der Plan funktioniert. Betrachten Sie Zustell- und Bounce-Raten, Öffnungen und Klicks und vor allem die Handlung, die folgte: Einreichungen nach der Call-Erinnerung, Anmeldungen nach der Frühbucher-Nachricht. Beobachten Sie auch Antworten. Fragen mehrere Personen dasselbe, war die Nachricht oder die Webseite unklar. Ändern Sie jeweils nur eine Sache, damit Sie wissen, welche Änderung gewirkt hat, und notieren Sie die Ergebnisse für das nächste Jahr.

Ein Kalender mit ruhigen Phasen

Planen Sie das Jahr auf einer Seite. Dieses Raster zeigt ein typisches Muster für eine Tagung im Oktober, mit der Zielgruppe jeder Nachricht.

Januar Save-the-Date Alle Kontakte Februar Call for Abstracts öffnet Alle Kontakte März Erinnerung zur Halbzeit; Fristerinnerung Alle Kontakte April Entscheidungen Autorenschaft Mai Anmeldung offen; Frühbucherende Autorenschaft, alle Kontakte Juni Erinnerungen an Vortragende Angenommene Autorenschaft August Programm veröffentlicht Angemeldete September Praktische Hinweise Angemeldete Oktober Tagung; Dank und Umfrage Angemeldete

Eine einzige Quelle für Termine und Links führen

E-Mails gehen über viele Monate hinaus, und jede wiederholt Termine und Links. Halten Sie sie an einer Stelle, etwa einer gemeinsamen Seite oder einer kurzen Liste, und kopieren Sie von dort. Ändert sich eine Frist, aktualisieren Sie zuerst die Quelle, korrigieren dann wartende Nachrichten und informieren die Personen, die die frühere Fassung erhalten haben. Diese kleine Gewohnheit verhindert den schädlichsten Fehler in der Tagungskommunikation: zwei verschiedene Fristen in zwei verschiedenen E-Mails, beide offiziell wirkend.

Beobachten, was funktioniert

Prüfen Sie nach jedem Versand Zustellbarkeit und Antworten. Stellen viele Personen dieselbe Frage, beheben Sie die Seite oder Nachricht, die sie ausgelöst hat, und geben Sie im Teilnehmendensupport dieselbe Antwort, damit die Auskünfte einheitlich bleiben.