E-Mail-Vorlagen für Zusagen und Absagen bei Tagungen

Was jedes Entscheidungsschreiben enthalten muss

Nennen Sie die Entscheidung im ersten Satz. Nennen Sie dann den nächsten Schritt mit Datum. Wer nur die ersten zwei Zeilen liest, sollte wissen, was passiert ist und was zu tun ist.

Zusage

Nennen Sie die Präsentationsform, die Anmeldefrist und wo es Programmdetails gibt.

Betreff: [Tagungsname]: Ihr Abstract wurde angenommen Sehr geehrte/r [Name], wir freuen uns, Ihnen mitzuteilen, dass Ihr Abstract „[Titel]“ als [Vortrag / Poster] angenommen wurde. Nächste Schritte: 1. Mindestens eine Autorin oder ein Autor muss sich bis zum [Datum] unter [Link] anmelden, damit der Beitrag im Programm erscheint. 2. Prüfen Sie Ihr Abstract im Autorenbereich und senden Sie Korrekturen bis zum [Datum]. 3. Das Programm wird am [Datum] veröffentlicht. Wir freuen uns auf Sie in [Ort]. [Programmleitung]

Poster statt Vortrag

Erklären Sie den Grund und stellen Sie das Poster als vollwertigen Slot dar, nicht als Trostpreis. Nennen Sie Postergröße und Sitzungszeit.

Betreff: [Tagungsname]: Entscheidung zu Ihrem Abstract Sehr geehrte/r [Name], das Komitee konnte Ihnen für „[Titel]“ keinen Vortragsplatz anbieten, lädt Sie aber ein, den Beitrag als Poster in der Sitzung am [Tag und Uhrzeit] zu präsentieren. Postergröße: [Format]. Bitte bestätigen Sie bis [Datum]: [Link]. [Programmleitung]

Absage

Fassen Sie sich kurz, freundlich und konkret. Fügen Sie die für die Autorinnen und Autoren geschriebenen Kommentare der Gutachtenden bei und sagen Sie, ob eine erneute Einreichung in einem anderen Track oder bei einem späteren Call möglich ist.

Betreff: [Tagungsname]: Entscheidung zu Ihrem Abstract Sehr geehrte/r [Name], vielen Dank für Ihre Einreichung „[Titel]“. Nach der Begutachtung kann das Komitee den Beitrag in diesem Jahr nicht ins Programm aufnehmen. Die Kommentare der Gutachtenden finden Sie unten; wir hoffen, dass sie hilfreich sind. [Kommentare für die Autorenschaft] Wir würden uns freuen, wenn Sie [Tagung oder nächsten Call] in Betracht ziehen. [Programmleitung]

Bedingte Zusage

Nutzen Sie sie, wenn ein Abstract unter Vorbehalt einer Änderung angenommen wird, etwa ein kürzerer Text, eine korrigierte Affiliation oder eine andere Präsentationsform. Sagen Sie, was sich ändern muss, bis wann und was sonst passiert.

Betreff: [Tagungsname]: Ihr Abstract wird unter Vorbehalt angenommen Sehr geehrte/r [Name], das Komitee freut sich, Ihr Abstract „[Titel]“ als [Poster] anzunehmen, vorbehaltlich der folgenden Änderung: [Gewünschte Änderung, etwa: Bitte geben Sie den Stichprobenumfang und das Hauptergebnis an.] Bitte senden Sie das überarbeitete Abstract unter [Link] bis zum [Datum] ein. Erhalten wir es nicht bis dahin, können wir es nicht ins Programm aufnehmen. Freundliche Grüße [Programmleitung]

Warteliste

Ist das Programm voll, lassen sich mit einer Warteliste Rückzüge auffüllen, ohne von vorn zu beginnen. Erklären Sie ehrlich, wie sie funktioniert, und nennen Sie ein Datum, ab dem die Autorenschaft ihr Ergebnis kennt.

Betreff: [Tagungsname]: Ihr Abstract steht auf der Warteliste Sehr geehrte/r [Name], Ihr Abstract „[Titel]“ wurde positiv begutachtet, aber wir können Ihnen derzeit keinen Platz anbieten. Wir setzen es auf eine Warteliste. Wird ein Platz frei, melden wir uns bis zum [Datum]. Bis dahin müssen Sie sich nicht anmelden. Vielen Dank für Ihre Geduld [Programmleitung]

Ton: was zu tun und zu vermeiden ist

Ein Entscheidungsschreiben wird oft mehrfach gelesen. Die Wortwahl zählt vor allem bei Absagen, wo Autorinnen und Autoren enttäuscht sind, aber auch Zusagen lassen sich durch Nachlässigkeit verderben.

• Nennen Sie die Entscheidung im ersten Satz, ohne lange Einleitung.
• Verwenden Sie den Namen der Autorenperson und den genauen Titel des Abstracts.
• Vermeiden Sie „leider“ gefolgt von einer Mängelliste; nennen Sie wenn möglich einen klaren Grund.
• Entschuldigen Sie sich nicht für das Begutachtungsverfahren und geben Sie den Gutachtenden nicht die Schuld.
• Nennen Sie nächste Schritte mit Terminen und wer bei Fragen zu kontaktieren ist.
• Fassen Sie sich kurz. Eine Entscheidung, die auf einen Bildschirm passt, wird eher richtig gelesen.

Logistik des Versands

Mehrere hundert Entscheidungen auf einmal zu versenden, kann auf gewöhnliche Weise schiefgehen. Planen Sie den Versand so sorgfältig wie die Begutachtung. Kündigen Sie den Entscheidungstermin im Call an und halten Sie ihn ein, denn Autorinnen und Autoren warten darauf. Senden Sie von einer Adresse, auf die geantwortet werden kann und die jemand liest. Nutzen Sie Serienbrief oder die Funktion des Systems, damit jedes Schreiben den richtigen Titel und die richtigen Kommentare enthält, und fügen Sie nie von Hand ein. Testen Sie mit Test-Datensätzen, darunter einem mit Sonderzeichen, und senden Sie einen Test an sich und eine Kollegin. Staffeln Sie den Versand in Chargen, wenn Ihr Anbieter das Volumen begrenzt, und versenden Sie Zusagen und Absagen gleichzeitig, damit niemand es aus zweiter Hand erfährt.

Umgang mit Antworten und Einsprüchen

Manche antworten, und einige bitten um Neubewertung. Legen Sie die Regel vorab fest und teilen Sie sie dem Sekretariat mit. Üblich ist: Entscheidungen sind endgültig, außer wenn ein sachlicher oder Verfahrensfehler nachweisbar ist, etwa eine falsche Datei begutachtet oder ein Konflikt nicht behandelt wurde. Dann prüft ein Komiteemitglied, das das Abstract nicht begutachtet hat, und berichtet der Programmleitung. Beantworten Sie jede Nachricht binnen weniger Tage, höflich und knapp. Eine Vorlage hält den Ton einheitlich.

Betreff: Re: Entscheidung zu „[Titel]“ Sehr geehrte/r [Name], vielen Dank für Ihre Nachricht. Die Entscheidungen des Komitees beruhen auf den Gutachten und sind endgültig, sofern kein Fehler im Verfahren vorlag. Wenn Sie glauben, dass dies der Fall war, teilen Sie uns bitte mit, was Sie festgestellt haben, und wir prüfen es. Freundliche Grüße [Programmleitung]

Prüfungen nach dem Versand

Sind die Schreiben raus, suchen Sie Probleme, solange sie sich leicht beheben lassen. Prüfen Sie zurückgewiesene Adressen und kontaktieren Sie diese Personen auf anderem Weg. Lesen Sie die ersten Antworten auf Anzeichen von Missverständnissen in der Formulierung. Stellen Sie sicher, dass der Autorenbereich dieselbe Entscheidung zeigt wie die E-Mail. Aktualisieren Sie die Arbeitsliste des Programms mit angenommenen und ausstehenden Abstracts und setzen Sie eine Erinnerung für die im Schreiben genannte Anmeldefrist. Bewahren Sie eine Kopie der Vorlagen und das Versanddatum für die nächste Ausgabe auf.

Aus demselben Datensatz versenden

Entscheidungsschreiben gelingen am leichtesten, wenn sie aus dem Abstract-Datensatz erzeugt werden, sodass Titel, Track und Präsentationsform in der E-Mail zum Programm passen. Testen Sie jede Vorlage vor dem Versand mit einem Test-Abstract und staffeln Sie den Versand bei mehreren hundert Nachrichten.