Anmeldung der Vortragenden vor der Tagung nachverfolgen

Die Regel bei der Zusage festlegen

Nennen Sie im Call und in der Zusage-E-Mail, dass mindestens eine Autorin oder ein Autor jedes angenommenen Abstracts sich bis zu einem Datum anmelden muss, um im Programm zu erscheinen. Alles Weitere setzt voraus, dass diese Regel klar ist und für alle gleich gilt.

Angenommene Abstracts mit Anmeldungen abgleichen

Sie brauchen eine Ansicht, die für jedes angenommene Abstract zeigt, ob die vortragende Person angemeldet und bezahlt hat. Liegen die Listen in verschiedenen Werkzeugen, gleichen Sie über die E-Mail-Adresse ab und prüfen Namensvarianten von Hand. Führen Sie einen Status pro Abstract.

• Angenommen, nicht angemeldet.
• Angemeldet, Zahlung offen.
• Angemeldet und bezahlt.
• Zurückgezogen oder durch andere Person ersetzt.

Zu festen Zeitpunkten erinnern

Senden Sie Erinnerungen zu drei Zeitpunkten: eine Woche nach der Zusage, zwei Wochen vor der Frist und drei Tage davor. Sagen Sie, was ohne Anmeldung passiert. Setzen Sie Koautorinnen und Koautoren in Kopie, denn die korrespondierende Person ist nicht immer diejenige, die reist.

Entscheiden, was mit Nicht-Angemeldeten geschieht

Legen Sie vorab fest, ob nicht angemeldete Abstracts aus dem Programm entfernt, im Abstractband belassen oder auf eine Warteliste gesetzt werden. Informieren Sie die Autorenschaft vor der Frist und wenden Sie die Regel auf alle an, auch auf eingeladene Vortragende und Komiteemitglieder.

Eine einfache Nachverfolgungstabelle

Für eine kleine Tagung genügt eine gemeinsame Tabelle, und dieselben Spalten gelten für ein System. Wichtig ist eine Zeile pro angenommenem Abstract und eine Statusspalte, die alle gleich lesen.

Abstract-ID | Titel | Vortragende Person | E-Mail | Form | Angenommen am | Angemeldet? | Bezahlt? | Status | Letzter Kontakt | Notizen 214 | Hybridmodelle zur Flussvorhersage | A. Costa | a.costa@… | Vortrag | 21. Apr. | Ja | Ja | Bestätigt | 12. Mai | 231 | Grundwasserprobenahme im Karst | M. Lee | m.lee@… | Poster | 21. Apr. | Ja | Nein | Zahlung offen | 03. Juni | Rechnung versandt 245 | Stadtentwässerung und Hitze | T. Novak | t.novak@… | Vortrag | 21. Apr. | Nein | Nein | Nicht angemeldet | 10. Juni | Erinnerung 2 versandt

Erinnerungs-E-Mails

Zwei Nachrichten decken die meisten Fälle ab. Beschränken Sie jede auf eine Bitte und einen Link und nennen Sie die Frist in der ersten Zeile.

Betreff: [Tagungsname]: Bitte melden Sie sich bis [Datum] an, um Ihren Slot zu behalten Sehr geehrte/r [Name], Ihr Abstract „[Titel]“ wurde als [Vortrag / Poster] angenommen. Damit es im Programm erscheint, muss sich mindestens eine Autorin oder ein Autor bis [Datum] anmelden: [Link]. Falls sich Ihre Pläne geändert haben, teilen Sie es uns bitte mit, damit wir den Slot anderen anbieten können. [Programmleitung] ——— Betreff: [Tagungsname]: Letzte Erinnerung zur Anmeldung bis [Datum] Sehr geehrte/r [Name], für „[Titel]“ liegt uns noch keine Anmeldung vor. Die Frist ist der [Datum], in drei Tagen. Danach wird das Abstract aus dem Programm genommen, bleibt aber im Abstractband. Anmeldung hier: [Link]. [Programmleitung]

Vortragende ersetzen

Vortragende werden krank oder verlieren ihre Finanzierung, und oft kann eine Kollegin oder ein Kollege die Arbeit präsentieren. Erlauben Sie Ersetzung, mit vorab genannten Grenzen. Üblich: Eine andere Autorenperson des Abstracts darf präsentieren, die Änderung ist bis zu einem Datum zu melden, und die ersetzende Person muss sich anmelden. Wer nicht Autorenperson war, braucht die Zustimmung der Leitung, da die Arbeit sonst ohne Einverständnis der Autorenschaft präsentiert werden könnte. Vermerken Sie die Änderung in Tabelle und Programm und informieren Sie die Sitzungsleitung.

Koautorenschaft und mehrere Abstracts

Eine Anmeldung sollte nicht beliebig viele Abstracts abdecken, aber Sie möchten vielleicht keine zweite Gebühr für einen zweiten Vortrag derselben Person verlangen. Legen Sie die Regel fest und veröffentlichen Sie sie. Üblich sind: Eine Anmeldung erlaubt einen Vortrag und ein Poster oder insgesamt bis zu zwei Abstracts. Präsentiert eine Person mehrere Abstracts, vermerken Sie es in der Tabelle, damit das Programm sie nicht gleichzeitig in zwei Räumen einplant. Meldet sich eine Koautorin und nicht die vortragende Person an, prüfen Sie, dass die angemeldete Person tatsächlich reist.

Einladungsschreiben und Visa

Manche Vortragende brauchen ein Schreiben, um ein Visum zu beantragen oder Förderung zu erhalten. Entscheiden Sie, ob und unter welchen Bedingungen Sie eines ausstellen, und sagen Sie es auf der Website. Üblich: Ein Schreiben, das Annahme und Anmeldung bestätigt, wird nach Anmeldung und Zahlung ausgestellt und nennt Name, Datum und Ort der Tagung. Achten Sie auf die Formulierung: Ein Schreiben bestätigt die Teilnahme und garantiert keine Einreise. Erfragen Sie bei der Anmeldung die nötigen Angaben, etwa den Namen laut Reisepass, um spätere Fehler und Verzögerungen zu vermeiden.

Vortragende, die online teilnehmen

Erlauben Sie Vortrag aus der Ferne, behandeln Sie ihn als eigenen Status. Bestätigen Sie die Zeitzone, prüfen Sie, dass die Person die Verbindung vor der Sitzung testen kann, und entscheiden Sie, ob Vortragende aus der Ferne dieselbe Gebühr zahlen wie solche vor Ort. Nehmen Sie sie mit einer Spalte „remote“ in die Tabelle auf und sagen Sie der Sitzungsleitung, wie Fragen sie erreichen. Eine kurze technische Probe einige Tage vorher verhindert die meisten Probleme.

Dem Komitee berichten

Ein kurzer Wochenbericht hält die Programmleitung informiert und löst Handeln zur rechten Zeit aus. Berichten Sie die Zahl der angenommenen Abstracts, der angemeldeten und bezahlten, der versandten Erinnerungen und der Rückzüge. Ein Trend ist nützlicher als eine einzelne Zahl, zeigen Sie also die Veränderung zur Vorwoche. Heben Sie gefährdete Abstracts hervor, etwa von Personen, die auf zwei Erinnerungen nicht geantwortet haben, damit die Leitung entscheiden kann, ob sie anruft.

Die endgültige Entscheidung zu Nicht-Angemeldeten

Wenden Sie nach der Frist die angekündigte Regel an. Senden Sie jeder nicht angemeldeten Person eine Nachricht, was mit ihrem Abstract geschieht, und gewähren Sie denen, die darum bitten, eine kurze Nachfrist. Bleiben Sie konsequent: Eine Ausnahme für eine Person werden zehn andere verlangen. Haben Sie die Regel angewandt, aktualisieren Sie Tabelle und Programm und geben Sie der Programmleitung die endgültige Liste.

Das Ergebnis ins Programm einspeisen

Geben Sie der Programmleitung wenige Tage nach der Frist eine Liste der bestätigten Vortragenden. Leere Slots müssen gefüllt und Sitzungen ggf. zusammengelegt werden; planen Sie das also vor dem endgültigen Zeitplan und vor dem Druck.