Cómo seguir la inscripción de los ponentes antes de un congreso

Fijar la regla en la aceptación

Indique en la convocatoria y en el correo de aceptación que al menos un autor de cada resumen aceptado debe inscribirse antes de una fecha para figurar en el programa. Todo lo demás supone que esa regla sea clara y se aplique a todos por igual.

Cruzar resúmenes aceptados e inscripciones

Necesita una vista que muestre, para cada resumen aceptado, si su autor presentador está inscrito y ha pagado. Si las listas están en herramientas distintas, crúcelas por correo electrónico y revise a mano las variantes de nombre. Mantenga un solo estado por resumen.

• Aceptado, sin inscribir.
• Inscrito, pago pendiente.
• Inscrito y pagado.
• Retirado o sustituido por otro ponente.

Recordar en momentos fijos

Envíe recordatorios en tres momentos: una semana tras la aceptación, dos semanas antes del plazo y tres días antes. Diga qué ocurrirá si no se inscriben. Ponga en copia a los coautores, porque el autor de correspondencia no siempre es quien viajará.

Decidir qué pasa con quienes no se inscriben

Elija de antemano si los resúmenes sin inscripción se retiran del programa, se mantienen en el libro de resúmenes o pasan a una lista de espera. Informe a los autores antes del plazo y aplique la regla a todos, incluidos ponentes invitados y miembros del comité.

Una hoja de seguimiento sencilla

Una hoja compartida basta para una reunión pequeña, y las mismas columnas sirven para un sistema. Lo importante es una fila por resumen aceptado y una columna de estado que todos lean de la misma forma.

ID resumen | Título | Autor presentador | Correo | Tipo | Aceptado el | ¿Inscrito? | ¿Pagado? | Estado | Último contacto | Notas 214 | Modelos híbridos de predicción fluvial | A. Costa | a.costa@… | Oral | 21 abr. | Sí | Sí | Confirmado | 12 may | 231 | Muestreo de aguas subterráneas en karst | M. Lee | m.lee@… | Póster | 21 abr. | Sí | No | Pago pendiente | 03 jun | Factura enviada 245 | Drenaje urbano y calor | T. Novak | t.novak@… | Oral | 21 abr. | No | No | Sin inscribir | 10 jun | Recordatorio 2 enviado

Correos de recordatorio

Dos mensajes cubren la mayoría de los casos. Limite cada uno a una petición y un enlace, y ponga el plazo en la primera línea.

Asunto: [nombre del congreso]: inscríbase antes del [fecha] para conservar su turno Estimado/a [nombre]: Su resumen «[título]» ha sido aceptado como [comunicación oral / póster]. Para figurar en el programa, al menos un autor debe inscribirse antes del [fecha]: [enlace]. Si sus planes han cambiado, díganoslo para poder ofrecer el turno a otro ponente. [Presidencia del programa] ——— Asunto: [nombre del congreso]: último recordatorio para inscribirse antes del [fecha] Estimado/a [nombre]: Aún no hemos recibido una inscripción para «[título]». El plazo termina el [fecha], dentro de tres días. Después, el resumen se retirará del programa, pero seguirá en el libro de resúmenes. Inscripción: [enlace]. [Presidencia del programa]

Sustituir a un ponente

Los ponentes enferman o pierden la financiación, y a menudo un colega puede presentar el trabajo. Permita la sustitución, con límites indicados de antemano. Una regla habitual es que otro autor del resumen puede presentar, que el cambio debe comunicarse antes de una fecha y que el sustituto debe inscribirse. Una persona que no fuera autora necesita la aprobación de la presidencia, porque de otro modo el trabajo podría presentarse sin acuerdo de los autores. Registre el cambio en la hoja de seguimiento y en el programa e informe al moderador de la sesión.

Coautores y varios resúmenes

Una inscripción no debe cubrir un número ilimitado de resúmenes, pero quizá no quiera cobrar una segunda cuota por una segunda charla de la misma persona. Decida la regla y publíquela. Políticas habituales: una inscripción permite una comunicación oral y un póster, o hasta dos resúmenes en total. Cuando una persona presenta varios resúmenes, márquelo en la hoja para que el programa no la sitúe en dos salas a la vez. Cuando se inscribe un coautor y no el autor presentador, compruebe que la persona inscrita es realmente quien viajará.

Cartas de invitación y visados

Algunos ponentes necesitan una carta para solicitar un visado u obtener financiación. Decida si la proporciona y en qué condiciones, y dígalo en la web. Una política habitual es emitir, tras la inscripción y el pago, una carta que confirma la aceptación y la inscripción e indica el nombre, las fechas y el lugar de la reunión. Cuide la redacción: una carta confirma la participación y no garantiza la entrada a un país. Pida en la inscripción los datos que necesite, como el nombre del pasaporte, para evitar errores y retrasos después.

Ponentes que se conectarán en línea

Si permite la presentación a distancia, trátela como un estado aparte. Confirme la zona horaria, compruebe que el ponente puede probar la conexión antes de la sesión y decida si un ponente remoto paga la misma cuota que uno presencial. Inclúyalos en la hoja de seguimiento con una columna «a distancia» y diga al moderador cómo les llegarán las preguntas. Un breve ensayo técnico unos días antes evita la mayoría de los problemas.

Informar al comité

Un breve informe semanal mantiene informada a la presidencia del programa y provoca la acción en el momento oportuno. Informe del número de resúmenes aceptados, del de inscritos y pagados, del de recordatorios enviados y del de retiradas. Una tendencia es más útil que una cifra aislada, así que muestre el cambio respecto a la semana anterior. Destaque los resúmenes en riesgo, por ejemplo los de ponentes que no han respondido a dos recordatorios, para que la presidencia decida si llama a la persona.

La decisión final sobre quienes no se inscriben

Tras el plazo, aplique la regla anunciada. Envíe a cada ponente sin inscribir un mensaje que diga qué ocurre con su resumen y dé un breve periodo de gracia a quienes lo pidan. Sea coherente: una excepción para una persona la pedirán otras diez. Una vez aplicada la regla, actualice la hoja de seguimiento y el programa y entregue la lista final a la presidencia del programa.

Llevar el resultado al programa

Entregue a la presidencia del programa la lista de ponentes confirmados pocos días después del plazo. Hay que cubrir huecos y quizá fusionar sesiones, así que hágalo antes de cerrar el horario y de imprimir nada.