Plantillas de correo de aceptación y rechazo para congresos

Qué debe contener toda carta de decisión

Exprese la decisión en la primera frase. Después indique el siguiente paso con una fecha. Un autor que solo lea las dos primeras líneas debe saber qué ha pasado y qué debe hacer.

Aceptación

Incluya el tipo de presentación, el plazo de inscripción y dónde encontrar los detalles del programa.

Asunto: [nombre del congreso]: su resumen ha sido aceptado Estimado/a [nombre]: Nos complace informarle de que su resumen «[título]» ha sido aceptado como [comunicación oral / póster]. Próximos pasos: 1. Al menos un autor debe inscribirse antes del [fecha] en [enlace] para figurar en el programa. 2. Revise su resumen en el área de autores y envíe correcciones antes del [fecha]. 3. El programa se publicará el [fecha]. Esperamos verle en [ciudad]. [Presidencia del programa]

Póster en lugar de comunicación oral

Explique el motivo y presente el póster como una sesión real, no como un premio de consolación. Indique el tamaño del póster y el horario.

Asunto: [nombre del congreso]: decisión sobre su resumen Estimado/a [nombre]: El comité no ha podido ofrecerle una comunicación oral para «[título]», pero le invita a presentarlo como póster en la sesión del [día y hora]. Tamaño del póster: [formato]. Confirme antes del [fecha]: [enlace]. [Presidencia del programa]

Rechazo

Sea breve, amable y concreto. Incluya los comentarios de los revisores escritos para el autor e indique si es posible reenviar a otra línea o a una convocatoria posterior.

Asunto: [nombre del congreso]: decisión sobre su resumen Estimado/a [nombre]: Gracias por enviar «[título]». Tras la revisión, el comité no puede incluirlo en el programa este año. A continuación figuran los comentarios de los revisores; esperamos que le resulten útiles. [Comentarios para el autor] Esperamos que considere [congreso o próxima convocatoria]. [Presidencia del programa]

Aceptación condicionada

Úsela cuando un resumen se acepta sujeto a un cambio, por ejemplo un texto más corto, una afiliación corregida o un tipo de presentación distinto. Diga qué debe cambiar, para cuándo y qué ocurre en caso contrario.

Asunto: [nombre del congreso]: su resumen se acepta sujeto a revisión Estimado/a [nombre]: El comité tiene el gusto de aceptar su resumen «[título]» como [póster], sujeto al siguiente cambio: [Cambio solicitado, por ejemplo: indique el tamaño de la muestra y el hallazgo principal.] Envíe el resumen revisado en [enlace] antes del [fecha]. Si no lo recibimos para esa fecha, no podremos incluirlo en el programa. Un saludo cordial, [Presidencia del programa]

Lista de espera

Cuando el programa está completo, una lista de espera permite cubrir bajas sin empezar de nuevo. Explique con honestidad cómo funciona y dé una fecha a partir de la cual los autores conocerán su resultado.

Asunto: [nombre del congreso]: su resumen está en lista de espera Estimado/a [nombre]: Su resumen «[título]» fue valorado positivamente, pero no podemos ofrecerle un turno por ahora. Lo colocamos en una lista de espera. Si queda una plaza libre, le contactaremos antes del [fecha]. No necesita inscribirse hasta entonces. Gracias por su paciencia, [Presidencia del programa]

Tono: qué hacer y qué evitar

Una carta de decisión se lee a menudo varias veces. La redacción importa sobre todo en los rechazos, donde los autores quedan decepcionados, pero incluso las aceptaciones pueden estropearse por descuido.

• Exprese la decisión en la primera frase, sin un largo preámbulo.
• Use el nombre del autor y el título exacto del resumen.
• Evite «lamentablemente» seguido de una lista de defectos; dé una razón clara si es posible.
• No pida disculpas por el proceso de revisión ni culpe a los revisores.
• Incluya los siguientes pasos con fechas y a quién dirigirse en caso de dudas.
• Sea breve. Una decisión que cabe en una pantalla se lee mejor.

Logística del envío

Enviar varios cientos de decisiones a la vez puede salir mal de formas corrientes. Planifique el envío con el mismo cuidado que la revisión. Anuncie la fecha de las decisiones en la convocatoria y cúmplala, porque los autores la esperarán. Envíe desde una dirección a la que se pueda responder y que alguien lea. Use combinación de correspondencia o la función del sistema para que cada carta contenga el título y los comentarios correctos, y no pegue nunca a mano. Pruebe con registros ficticios, incluido uno con caracteres especiales, y envíe una prueba a usted mismo y a un colega. Escalone el envío en lotes si su proveedor limita el volumen y envíe aceptaciones y rechazos a la vez para que nadie se entere de segunda mano.

Gestión de respuestas y recursos

Algunos autores responderán y unos pocos pedirán una reconsideración. Decida la política de antemano e infórmela a la secretaría. Una política habitual es que las decisiones son definitivas salvo que se demuestre un error factual o de procedimiento, por ejemplo que se revisó un archivo equivocado o no se gestionó un conflicto. En ese caso, un miembro del comité que no revisó el resumen lo examina e informa a la presidencia del programa. Responda a cada mensaje en pocos días, con cortesía y brevedad. Una plantilla ayuda a mantener un tono coherente.

Asunto: Re: Decisión sobre «[título]» Estimado/a [nombre]: Gracias por su mensaje. Las decisiones del comité se basan en las revisiones y son definitivas, salvo que hubiera un error en el proceso. Si cree que fue así, cuéntenos qué observó y lo comprobaremos. Un saludo cordial, [Presidencia del programa]

Comprobaciones tras el envío

Una vez enviadas las cartas, busque problemas mientras son fáciles de corregir. Revise las direcciones rebotadas y contacte con esos autores por otra vía. Lea las primeras respuestas para detectar confusiones en la redacción. Compruebe que el área de autores muestra la misma decisión que el correo. Actualice la lista de trabajo del programa con los resúmenes aceptados y pendientes y programe un recordatorio para el plazo de inscripción anunciado en la carta. Conserve una copia de las plantillas y la fecha de envío para la próxima edición.

Enviarlas desde el mismo registro

Las cartas de decisión salen mejor cuando se generan a partir del registro del resumen, de modo que título, línea y tipo de presentación del correo coincidan con el programa. Pruebe cada plantilla con un resumen ficticio antes del envío y escalone la entrega si son cientos.