Modèles d’e-mails d’acceptation et de refus pour un congrès

Ce que toute lettre de décision doit contenir

Énoncez la décision dès la première phrase. Donnez ensuite la prochaine étape avec une date. Un auteur qui ne lit que les deux premières lignes doit savoir ce qui s’est passé et ce qu’il doit faire.

Acceptation

Indiquez le type de présentation, la date limite d’inscription et où trouver les détails du programme.

Objet : [nom du congrès] : votre résumé est accepté Bonjour [nom], Nous avons le plaisir de vous informer que votre résumé « [titre] » est accepté en [communication orale / poster]. Prochaines étapes : 1. Au moins un auteur doit s’inscrire avant le [date] sur [lien] pour figurer au programme. 2. Vérifiez votre résumé dans l’espace auteur et envoyez les corrections avant le [date]. 3. Le programme sera publié le [date]. Nous serons heureux de vous accueillir à [ville]. [Responsable du programme]

Poster proposé à la place d’un exposé

Expliquez pourquoi et présentez le poster comme une vraie séance, pas comme un lot de consolation. Précisez le format du poster et l’horaire.

Objet : [nom du congrès] : décision concernant votre résumé Bonjour [nom], Le comité n’a pas pu vous proposer une communication orale pour « [titre] », mais vous invite à le présenter en poster lors de la séance du [jour et heure]. Format du poster : [format]. Merci de confirmer avant le [date] : [lien]. [Responsable du programme]

Refus

Soyez bref, aimable et précis. Joignez les commentaires des évaluateurs rédigés pour l’auteur et indiquez si une nouvelle soumission dans un autre thème ou lors d’un prochain appel est possible.

Objet : [nom du congrès] : décision concernant votre résumé Bonjour [nom], Merci d’avoir soumis « [titre] ». Après évaluation, le comité ne peut pas l’inclure au programme cette année. Vous trouverez ci-dessous les commentaires des évaluateurs, en espérant qu’ils vous seront utiles. [Commentaires pour l’auteur] Nous espérons que vous envisagerez [congrès ou prochain appel]. [Responsable du programme]

Acceptation conditionnelle

Utilisez-la lorsqu’un résumé est accepté sous réserve d’une modification, par exemple un texte plus court, une affiliation corrigée ou un autre type de présentation. Dites ce qui doit changer, pour quand, et ce qui se passe sinon.

Objet : [nom du congrès] : votre résumé est accepté sous réserve de révision Bonjour [nom], Le comité a le plaisir d’accepter votre résumé « [titre] » en [poster], sous réserve de la modification suivante : [Modification demandée, par exemple : précisez la taille de l’échantillon et le résultat principal.] Merci d’envoyer le résumé révisé sur [lien] avant le [date]. Sans réception à cette date, nous ne pourrons pas l’inclure au programme. Cordialement, [Responsable du programme]

Liste d’attente

Lorsque le programme est complet, une liste d’attente permet de combler les désistements sans tout recommencer. Expliquez honnêtement son fonctionnement et donnez une date à partir de laquelle les auteurs connaîtront leur sort.

Objet : [nom du congrès] : votre résumé est en liste d’attente Bonjour [nom], Votre résumé « [titre] » a été évalué positivement mais nous ne pouvons pas vous proposer de créneau à ce stade. Nous le plaçons en liste d’attente. Si une place se libère, nous vous contacterons avant le [date]. Vous n’avez pas besoin de vous inscrire d’ici là. Merci de votre patience, [Responsable du programme]

Ton : ce qu’il faut faire et éviter

Une lettre de décision est souvent lue plusieurs fois. La formulation compte surtout pour les refus, où les auteurs sont déçus, mais même les acceptations peuvent être gâchées par la négligence.

• Énoncez la décision dès la première phrase, sans long préambule.
• Utilisez le nom de l’auteur et le titre exact du résumé.
• Évitez les « malheureusement » suivis d’une liste de défauts ; donnez une raison claire si possible.
• Ne vous excusez pas pour le processus d’évaluation et ne rejetez pas la faute sur les évaluateurs.
• Indiquez les prochaines étapes avec des dates et la personne à contacter en cas de question.
• Restez bref. Une décision qui tient sur un écran a plus de chances d’être lue correctement.

Logistique d’envoi

Envoyer plusieurs centaines de décisions d’un coup peut mal tourner de façons ordinaires. Préparez l’envoi aussi soigneusement que l’évaluation. Annoncez la date des décisions dans l’appel et tenez-la, car les auteurs l’attendront. Envoyez depuis une adresse à laquelle les auteurs peuvent répondre et que quelqu’un lit. Utilisez un publipostage ou la fonction du système pour que chaque lettre contienne le bon titre et les bons commentaires, sans jamais coller à la main. Testez avec des fiches fictives, dont une avec des caractères spéciaux, et envoyez un test à vous-même et à un collègue. Échelonnez l’envoi par lots si votre fournisseur limite le volume, et envoyez acceptations et refus en même temps pour que personne n’apprenne la nouvelle de seconde main.

Gérer les réponses et les recours

Certains auteurs répondront, et quelques-uns demanderont un réexamen. Décidez de la politique à l’avance et communiquez-la au secrétariat. Une politique courante : les décisions sont définitives, sauf si une erreur factuelle ou de procédure peut être démontrée, par exemple un mauvais fichier évalué ou un conflit non traité. Dans ce cas, un membre du comité qui n’a pas évalué le résumé l’examine et rend compte au responsable du programme. Répondez à chaque message en quelques jours, poliment et brièvement. Un modèle aide à garder un ton cohérent.

Objet : Re : Décision concernant « [titre] » Bonjour [nom], Merci de votre message. Les décisions du comité reposent sur les évaluations et sont définitives, sauf erreur dans le processus. Si vous pensez que tel a été le cas, dites-nous ce que vous avez constaté et nous vérifierons. Cordialement, [Responsable du programme]

Vérifications après l’envoi

Une fois les lettres parties, cherchez les problèmes tant qu’ils sont faciles à corriger. Repérez les adresses en échec et contactez ces auteurs par un autre moyen. Lisez les premières réponses pour repérer une confusion dans la formulation. Vérifiez que l’espace auteur affiche la même décision que l’e-mail. Mettez à jour la liste de travail du programme avec les résumés acceptés et en attente, et programmez un rappel pour la date d’inscription annoncée dans la lettre. Conservez une copie des modèles et la date d’envoi pour la prochaine édition.

Les envoyer depuis la même fiche

Les lettres de décision sont plus faciles à réussir quand elles sont générées à partir de la fiche du résumé : titre, thème et type de présentation de l’e-mail correspondent alors au programme. Testez chaque modèle avec un résumé fictif avant l’envoi et échelonnez la diffusion si vous en envoyez des centaines.