Comment suivre l’inscription des orateurs avant un congrès

Poser la règle dès l’acceptation

Indiquez dans l’appel et dans l’e-mail d’acceptation qu’au moins un auteur de chaque résumé accepté doit s’inscrire avant une date donnée pour figurer au programme. Tout ce qui suit suppose que cette règle soit claire et appliquée à tous.

Rapprocher résumés acceptés et inscriptions

Il faut une vue qui indique, pour chaque résumé accepté, si son auteur présentant est inscrit et a payé. Si les deux listes sont dans des outils différents, rapprochez-les par adresse e-mail et vérifiez à la main les variantes de noms. Gardez un seul statut par résumé.

• Accepté, non inscrit.
• Inscrit, paiement en attente.
• Inscrit et payé.
• Retiré ou remplacé par un autre orateur.

Relancer à des moments fixes

Envoyez des relances à trois moments : une semaine après l’acceptation, deux semaines avant l’échéance et trois jours avant. Dites ce qui se passera en l’absence d’inscription. Mettez les coauteurs en copie, car l’auteur correspondant n’est pas toujours celui qui voyagera.

Décider du sort de ceux qui ne s’inscrivent pas

Choisissez à l’avance si les résumés non inscrits sont retirés du programme, conservés dans le livre des résumés ou placés en liste d’attente. Prévenez les auteurs avant l’échéance et appliquez la règle à tous, y compris orateurs invités et membres du comité.

Un tableau de suivi simple

Un tableau partagé suffit pour une petite réunion, et les mêmes colonnes valent pour un système. L’essentiel est une ligne par résumé accepté et une colonne de statut que tout le monde lit de la même façon.

ID résumé | Titre | Auteur présentant | E-mail | Type | Accepté le | Inscrit ? | Payé ? | Statut | Dernier contact | Notes 214 | Modèles hybrides de prévision des rivières | A. Costa | a.costa@… | Oral | 21 avr. | Oui | Oui | Confirmé | 12 mai | 231 | Échantillonnage des eaux souterraines en karst | M. Lee | m.lee@… | Poster | 21 avr. | Oui | Non | Paiement en attente | 03 juin | Facture envoyée 245 | Drainage urbain et chaleur | T. Novak | t.novak@… | Oral | 21 avr. | Non | Non | Non inscrit | 10 juin | Relance 2 envoyée

E-mails de relance

Deux messages couvrent la plupart des cas. Limitez chacun à une demande et un lien, et mettez la date limite dans la première ligne.

Objet : [nom du congrès] : merci de vous inscrire avant le [date] pour garder votre créneau Bonjour [nom], Votre résumé « [titre] » est accepté en [communication orale / poster]. Pour figurer au programme, au moins un auteur doit s’inscrire avant le [date] : [lien]. Si vos projets ont changé, dites-le-nous pour que nous puissions proposer le créneau à un autre orateur. [Responsable du programme] ——— Objet : [nom du congrès] : dernier rappel pour vous inscrire avant le [date] Bonjour [nom], Nous n’avons pas encore reçu d’inscription pour « [titre] ». La date limite est le [date], dans trois jours. Passé ce délai, le résumé sera retiré du programme mais restera dans le livre des résumés. Inscription : [lien]. [Responsable du programme]

Remplacer un orateur

Les orateurs tombent malades ou perdent leur financement, et un collègue peut souvent présenter le travail. Autorisez le remplacement, avec des limites indiquées à l’avance. Règle courante : un autre auteur du résumé peut présenter, le changement doit être signalé avant une date et le remplaçant doit s’inscrire. Une personne qui n’était pas auteur exige l’accord du président, car le travail pourrait sinon être présenté sans l’accord des auteurs. Consignez le changement dans le tableau de suivi et le programme et informez le président de séance.

Coauteurs et résumés multiples

Une inscription ne doit pas couvrir un nombre illimité de résumés, mais vous ne voudrez peut-être pas facturer un second tarif pour un second exposé de la même personne. Décidez de la règle et publiez-la. Politiques courantes : une inscription permet un exposé oral et un poster, ou jusqu’à deux résumés au total. Quand une personne présente plusieurs résumés, signalez-le dans le tableau pour que le programme ne la place pas dans deux salles en même temps. Quand un coauteur, et non l’auteur présentant, s’inscrit, vérifiez que la personne inscrite est bien celle qui voyagera.

Lettres d’invitation et visas

Certains orateurs ont besoin d’une lettre pour demander un visa ou obtenir un financement. Décidez si vous en fournissez une et à quelles conditions, et dites-le sur le site. Politique courante : une lettre confirmant l’acceptation et l’inscription est délivrée après l’inscription et le paiement, et mentionne le nom, les dates et le lieu de la réunion. Soignez la formulation : une lettre confirme la participation et ne garantit pas l’entrée dans un pays. Demandez à l’inscription les informations nécessaires, comme le nom figurant sur le passeport, pour éviter erreurs et retards ensuite.

Orateurs qui se connecteront en ligne

Si vous autorisez la présentation à distance, traitez-la comme un statut distinct. Confirmez le fuseau horaire, vérifiez que l’orateur peut tester la connexion avant la séance et décidez si un orateur à distance paie le même tarif qu’un orateur présent. Incluez-les dans le tableau de suivi avec une colonne « à distance » et dites au président comment les questions leur parviendront. Une courte répétition technique quelques jours avant évite la plupart des problèmes.

Rendre compte au comité

Un bref rapport hebdomadaire tient le responsable du programme informé et déclenche l’action au bon moment. Indiquez le nombre de résumés acceptés, le nombre d’inscrits et de payeurs, le nombre de relances envoyées et le nombre de retraits. Une tendance est plus utile qu’un chiffre isolé : montrez l’évolution par rapport à la semaine précédente. Mettez en évidence les résumés à risque, par exemple ceux dont l’orateur n’a pas répondu à deux relances, pour que le responsable décide s’il faut appeler la personne.

La décision finale sur les absents

Après la date limite, appliquez la règle annoncée. Envoyez à chaque orateur non inscrit un message disant ce qu’il advient de son résumé et accordez un court délai de grâce à ceux qui le demandent. Soyez cohérent : une exception pour une personne sera réclamée par dix autres. Une fois la règle appliquée, mettez à jour le tableau de suivi et le programme et remettez la liste finale au responsable du programme.

Transmettre le résultat au programme

Remettez au responsable du programme la liste des orateurs confirmés quelques jours après l’échéance. Les créneaux vides doivent être remplis et des séances fusionnées ; faites-le donc avant de finaliser l’horaire et d’imprimer quoi que ce soit.