E-Mail-Vorlagen für die Einladung von Gutachtenden bei Tagungen

Was Gutachtende entscheiden müssen

Vor der Antwort möchten Gutachtende vier Dinge wissen: wie viele Abstracts, bis wann, zu welchen Themen und was passiert, wenn sie absagen müssen. Nennen Sie das in den ersten drei Zeilen und verlinken Sie eine Antwort mit einem Klick.

Einladung

Versenden Sie sie, bevor die Einreichungsphase endet, damit Gutachtende Zeit reservieren können.

Betreff: Einladung zur Begutachtung für [Tagungsname] Sehr geehrte/r [Name], das wissenschaftliche Komitee von [Tagungsname] ([Datum], [Ort]) würde sich freuen, wenn Sie bis zu [Anzahl] Abstracts im Bereich [Thema] begutachten könnten. Begutachtungszeitraum: [Beginn] bis [Ende] Zeitaufwand: etwa [Minuten] Minuten pro Abstract Format: online, Bewertung anhand eines Rasters mit fünf Kriterien Bitte sagen Sie hier zu oder ab: [Link]. Falls Sie bei einer Einreichung einen Interessenkonflikt haben, können Sie ihn vor der Bewertung angeben. Vielen Dank, [Programmleitung]

Erinnerung

Senden Sie eine Erinnerung an alle ohne Antwort und eine getrennte an Gutachtende, die zugesagt, aber nicht abgeschlossen haben. Die zweite Nachricht nennt die Zahl der offenen Abstracts und die genaue Frist.

Betreff: [Tagungsname]: [Anzahl] Abstracts warten auf Ihr Gutachten Sehr geehrte/r [Name], vielen Dank für Ihre Zusage. Es sind noch [Anzahl] Abstracts offen, die Begutachtung endet am [Datum]. Falls Sie nicht fertig werden, geben Sie uns bitte bis [früheres Datum] Bescheid, damit wir neu zuweisen können: [Link]. [Programmleitung]

Dank

Ein kurzer Dank nach Versand der Entscheidungen kostet nichts und erhöht die Chance, dass Gutachtende im nächsten Jahr wieder zusagen. Sagen Sie, was das Gutachten ermöglicht hat: Zahl der angenommenen Abstracts, Zahl der gebildeten Sitzungen.

Wen man einlädt und wie viele

Laden Sie mehr Personen ein, als Sie brauchen, denn ein Teil sagt ab oder schweigt. Eine praktische Regel: Laden Sie etwa das Anderthalbfache der benötigten Gutachtenden ein und halten Sie eine Reserveliste von weiteren zehn Prozent bereit. Wählen Sie zuerst nach Thema, prüfen Sie dann Auslastung und Konflikte. Laden Sie nicht nur die erfahrensten Namen ein: Forschende in der mittleren Karrierephase begutachten oft schneller und sorgfältiger, und die Anfrage ist eine Anerkennung, die sie schätzen. Bitten Sie wenn möglich die Track-Verantwortlichen, die Eingeladenen zu nennen, denn eine persönliche Bitte einer Kollegin wird viel häufiger angenommen als eine Nachricht des Sekretariats.

Anleitungs-E-Mail zu Beginn der Begutachtung

Wenn die Begutachtung startet, senden Sie zugesagten Gutachtenden eine kurze Nachricht mit allem, was sie brauchen. Nehmen Sie nicht an, dass sie sich an die Einladung erinnern.

Betreff: [Tagungsname]: Ihre Zuweisungen sind bereit Sehr geehrte/r [Name], vielen Dank, dass Sie für [Tagungsname] begutachten. Ihnen wurden [Anzahl] Abstracts zugewiesen. 1. Melden Sie sich unter [Link] an und öffnen Sie „Meine Zuweisungen“. 2. Prüfen Sie bei jedem Abstract zuerst, ob ein Interessenkonflikt besteht. Falls ja, markieren Sie ihn und überspringen Sie das Abstract. 3. Bewerten Sie die fünf Kriterien und wählen Sie eine Empfehlung. 4. Schreiben Sie einen kurzen Kommentar für die Autorenschaft. Nutzen Sie das vertrauliche Feld für Bemerkungen nur für das Komitee. Frist: [Datum und Uhrzeit, Zeitzone]. Raster und Beispiele: [Link]. Fragen: [Adresse] Vielen Dank, [Programmleitung]

Mit Absagen und Schweigen umgehen

Eine Absage ist eine normale Antwort, kein Scheitern. Antworten Sie binnen eines Tages, bedanken Sie sich und fragen Sie, ob die Person eine Kollegin oder einen Kollegen empfehlen kann. Wer nicht antwortet, bekommt nach fünf Tagen eine Erinnerung und nach zehn eine zweite, kürzere. Kommt weiter nichts, werten Sie es als Absage und machen Sie weiter; ein viertes Nachfassen kostet mehr, als die Person zu ersetzen. Halten Sie jedes Ergebnis am selben Ort wie die Zuweisungen fest, damit die Leitung auf einen Blick sieht, wie viele Gutachtende bestätigt, offen und verloren sind.

Betreff: Re: Einladung zur Begutachtung für [Tagungsname] Sehr geehrte/r [Name], vielen Dank für Ihre Rückmeldung, kein Problem. Wenn Sie eine Kollegin oder einen Kollegen empfehlen können, die oder der zu [Thema] arbeitet, wären wir für einen Namen und eine E-Mail-Adresse dankbar. Freundliche Grüße [Programmleitung]

Ein Begutachtungszeitplan zum Kopieren

Gutachtende reagieren besser auf einen Zeitplan, den sie vorab sehen. Dies ist eine kompakte Fassung für eine fünfwöchige Begutachtung.

Woche 0 Einladungen versandt; Antwort binnen 7 Tagen erbeten Woche 1 Erinnerung an alle ohne Antwort; Zuweisungen vorbereitet Woche 2 Zuweisungen öffnen; Anleitungs-E-Mail versandt Woche 3 Erste Erinnerung: „Bitte beginnen Sie mit den ersten drei Abstracts“ Woche 4 Erinnerung mit Zahl der noch offenen Abstracts Woche 5 Frist; letzte Erinnerung zwei Tage vorher; fehlende Gutachten am nächsten Tag neu zuweisen

Danken, und zwar so, dass es zählt

Gutachtende arbeiten unbezahlt und oft ohne Anerkennung. Kleine Gesten helfen, und keine braucht ein großes Budget. Danken Sie jeder Person einzeln, nachdem die Entscheidungen versandt sind. Wo Ihre Regeln es erlauben, bieten Sie eine Gutachterbescheinigung, eine ermäßigte Anmeldegebühr oder eine Nennung im Tagungsband an. Sagen Sie Gutachtenden, wie ihre Bewertungen genutzt wurden, etwa wie viele Abstracts angenommen und wie viele Sitzungen gebildet wurden. Wer merkt, dass seine Arbeit bemerkt wurde, sagt im nächsten Jahr wieder zu.

Personenbezogene Daten der Gutachtenden

Gutachterlisten enthalten Namen, E-Mail-Adressen und Fachgebiete. Behandeln Sie sie als personenbezogene Daten. Versenden Sie Einladungen einzeln oder per Serienbrief, niemals mit allen in einer Nachricht. Sagen Sie Gutachtenden, was Sie speichern, warum und wie lange, und nennen Sie eine Ansprechperson für Fragen. Veröffentlichen Sie nicht, wer welches Abstract begutachtet, und seien Sie vorsichtig mit der Veröffentlichung der vollständigen Komiteeliste ohne Einverständnis. Nutzen Sie eine Plattform für den Versand, prüfen Sie, wo sie Daten speichert und was die Richtlinie Ihrer Organisation verlangt.

Betreffzeilen, die geöffnet werden

Die Betreffzeile entscheidet, ob eine Einladung gelesen wird. Nennen Sie Tagung und Anliegen in den ersten Wörtern, fassen Sie sich kurz und vermeiden Sie Dringlichkeit, die nicht real ist. „Einladung zur Begutachtung für [Tagungsname]“ wirkt besser als ein vages „Bitte um Hilfe“. Nennen Sie bei Erinnerungen Zahl der offenen Abstracts und Datum im Betreff, denn das sind die Fakten, die Gutachtende brauchen. Vermeiden Sie Großbuchstaben und Ausrufezeichen, die Nachrichten Richtung Spam-Ordner schieben, und senden Sie stets von einer Adresse, auf die Gutachtende antworten können.

Praktische Hinweise

Einige Gewohnheiten verbessern die Antwortquote.

• Sprechen Sie Gutachtende namentlich an und nennen Sie ihr Fachgebiet statt einer Serienbrief-Anrede.
• Bieten Sie einen einfachen Weg zur Absage und zur Empfehlung einer Kollegin oder eines Kollegen.
• Setzen Sie eine interne Frist vor der öffentlichen.
• Halten Sie eine Reserve an Gutachtenden für unerwartete Ausfälle bereit.
• Erfassen Sie Zu- und Absagen am selben Ort wie die Zuweisungen.