Modèles d’e-mails d’invitation aux évaluateurs pour un congrès

Ce qu’un évaluateur doit pouvoir décider

Un évaluateur veut connaître quatre choses avant de répondre : combien de résumés, pour quelle date, sur quels thèmes, et ce qui se passe s’il doit refuser. Mettez-les dans les trois premières lignes et ajoutez un lien de réponse en un clic.

Invitation

Envoyez-la avant la fin de la période de soumission, pour que les évaluateurs puissent bloquer du temps.

Objet : Invitation à évaluer pour [nom du congrès] Bonjour [nom], Le comité scientifique de [nom du congrès] ([dates], [ville]) vous serait reconnaissant d’évaluer jusqu’à [nombre] résumés dans le domaine [thème]. Période d’évaluation : du [date de début] au [date de fin] Temps nécessaire : environ [minutes] minutes par résumé Format : en ligne, avec une grille de cinq critères Merci d’accepter ou de décliner ici : [lien]. Si vous avez un conflit d’intérêts avec une soumission, vous pourrez le déclarer avant de noter. Merci, [Responsable du programme]

Relance

Envoyez une relance à ceux qui n’ont pas répondu et une autre, distincte, à ceux qui ont accepté mais n’ont pas terminé. Le second message doit indiquer le nombre de résumés restants et la date limite exacte.

Objet : [nom du congrès] : [nombre] résumés attendent votre évaluation Bonjour [nom], Merci d’avoir accepté d’évaluer. Il vous reste [nombre] résumés et la période d’évaluation se termine le [date]. Si vous ne pouvez pas terminer, prévenez-nous avant le [date plus proche] pour que nous les réattribuions : [lien]. [Responsable du programme]

Remerciement

Un court remerciement après l’envoi des décisions ne coûte rien et augmente les chances que l’évaluateur accepte l’an prochain. Dites ce que son travail a permis : nombre de résumés acceptés, nombre de sessions construites.

Qui inviter et combien

Invitez plus de personnes que nécessaire, car une partie déclinera ou se taira. Règle pratique : invitez environ une fois et demie le nombre d’évaluateurs nécessaires et gardez une liste de réserve de dix pour cent supplémentaires. Choisissez d’abord par thème, puis vérifiez la charge et les conflits. Évitez de n’inviter que les noms les plus seniors : les chercheurs en milieu de carrière évaluent souvent plus vite et plus soigneusement, et être sollicité est une reconnaissance qu’ils apprécient. Si possible, demandez au responsable de thème de nommer les invités, car une demande personnelle d’un collègue est bien plus souvent acceptée qu’un message du secrétariat.

E-mail d’instructions au début de l’évaluation

À l’ouverture de la période d’évaluation, envoyez aux évaluateurs qui ont accepté un court message avec tout ce dont ils ont besoin. Ne supposez pas qu’ils se souviennent de l’invitation.

Objet : [nom du congrès] : vos résumés à évaluer sont prêts Bonjour [nom], Merci d’avoir accepté d’évaluer pour [nom du congrès]. Vous avez reçu [nombre] résumés. 1. Connectez-vous sur [lien] et ouvrez « Mes attributions ». 2. Pour chaque résumé, vérifiez d’abord si vous avez un conflit d’intérêts. Si oui, signalez-le et passez au suivant. 3. Notez les cinq critères et choisissez une recommandation. 4. Rédigez un court commentaire pour l’auteur. Utilisez le champ confidentiel pour les remarques destinées au seul comité. Date limite : [date et heure, fuseau horaire]. Grille et exemples : [lien]. Questions : [adresse] Merci, [Responsable du programme]

Gérer refus et silences

Un refus est une réponse normale, pas un échec. Répondez dans la journée, remerciez et demandez si la personne peut suggérer un collègue. Pour ceux qui ne répondent pas, envoyez une relance après cinq jours et une seconde, plus courte, après dix. Sans réponse, considérez que c’est un refus et passez à autre chose ; relancer une quatrième fois coûte plus cher que remplacer la personne. Consignez chaque issue au même endroit que les attributions, pour que le président voie d’un coup d’œil combien d’évaluateurs sont confirmés, en attente ou perdus.

Objet : Re : Invitation à évaluer pour [nom du congrès] Bonjour [nom], Merci de nous avoir prévenus, aucun problème. Si vous pouvez nous suggérer un collègue qui travaille sur [thème], nous serions reconnaissants d’un nom et d’une adresse e-mail. Cordialement, [Responsable du programme]

Un calendrier d’évaluation à copier

Les évaluateurs répondent mieux à un calendrier visible à l’avance. Voici une version compacte pour une évaluation de cinq semaines.

Semaine 0 Invitations envoyées ; réponse demandée sous 7 jours Semaine 1 Relance de ceux qui n’ont pas répondu ; attributions préparées Semaine 2 Attributions ouvertes ; e-mail d’instructions envoyé Semaine 3 Première relance : « Merci de commencer vos trois premiers résumés » Semaine 4 Relance avec le nombre de résumés encore ouverts Semaine 5 Date limite ; dernière relance deux jours avant ; réattribution des évaluations manquantes le lendemain

Remercier de façon qui compte

Les évaluateurs travaillent sans rémunération et souvent sans reconnaissance. De petits gestes aident, et aucun ne demande un gros budget. Remerciez chaque évaluateur individuellement après l’envoi des décisions. Si vos règles le permettent, proposez une attestation d’évaluation, un tarif d’inscription réduit ou une mention dans les actes. Dites aux évaluateurs comment leurs notes ont servi, par exemple combien de résumés ont été acceptés et combien de séances construites. Ceux qui sentent que leur travail a été remarqué sont ceux qui acceptent de nouveau l’an prochain.

Traiter les données personnelles des évaluateurs

Les listes d’évaluateurs contiennent noms, e-mails et expertises. Traitez-les comme des données personnelles. Envoyez les invitations individuellement ou par publipostage, jamais en copiant tout le monde dans un seul message. Dites aux évaluateurs ce que vous conservez, pourquoi et pour combien de temps, et donnez-leur un contact pour leurs questions. Ne publiez pas la liste des évaluateurs de chaque résumé et soyez prudent avant de publier la liste complète du comité sans accord. Si vous utilisez une plateforme pour envoyer les messages, vérifiez où elle stocke les données et ce qu’exige la politique de votre organisation.

Des objets qui donnent envie d’ouvrir

L’objet décide si l’invitation est lue. Nommez la réunion et la demande dès les premiers mots, restez bref et évitez une urgence qui n’est pas réelle. « Invitation à évaluer pour [nom du congrès] » fonctionne mieux qu’un vague « Demande d’aide ». Pour les relances, mettez dans l’objet le nombre de résumés ouverts et la date, car ce sont les faits dont l’évaluateur a besoin. Évitez les majuscules et les points d’exclamation, qui poussent les messages vers les courriers indésirables, et envoyez toujours depuis une adresse à laquelle un évaluateur peut répondre.

Conseils pratiques

Quelques habitudes améliorent les taux de réponse.

• Adressez-vous à l’évaluateur par son nom et mentionnez son domaine, pas une formule de publipostage.
• Proposez un moyen simple de refuser et de suggérer un collègue.
• Fixez une date limite interne antérieure à la date publique.
• Gardez une réserve d’évaluateurs pour les désistements imprévus.
• Enregistrez acceptations et refus au même endroit que les attributions.