Plantillas de correo de invitación a revisores para congresos

Qué necesita decidir un revisor

Antes de responder, un revisor quiere saber cuatro cosas: cuántos resúmenes, para cuándo, sobre qué temas y qué ocurre si debe declinar. Póngalo en las tres primeras líneas y añada un enlace de respuesta con un clic.

Invitación

Envíela antes de que cierre el plazo de envío, para que los revisores reserven tiempo.

Asunto: Invitación a revisar para [nombre del congreso] Estimado/a [nombre]: El comité científico de [nombre del congreso] ([fechas], [ciudad]) le agradecería que revisara hasta [número] resúmenes del área [tema]. Periodo de revisión: del [inicio] al [fin] Tiempo estimado: unos [minutos] minutos por resumen Formato: en línea, con una rúbrica de cinco criterios Le rogamos que acepte o decline aquí: [enlace]. Si tiene un conflicto de interés con algún envío, podrá declararlo antes de puntuar. Gracias, [Presidencia del programa]

Recordatorio

Envíe un recordatorio a quienes no han respondido y otro distinto a quienes aceptaron pero no han terminado. El segundo debe indicar cuántos resúmenes quedan abiertos y la fecha límite exacta.

Asunto: [nombre del congreso]: [número] resúmenes esperan su revisión Estimado/a [nombre]: Gracias por aceptar revisar. Le quedan [número] resúmenes abiertos y el periodo de revisión termina el [fecha]. Si no puede terminar, avísenos antes del [fecha anterior] para reasignarlos: [enlace]. [Presidencia del programa]

Agradecimiento

Un breve agradecimiento tras enviar las decisiones no cuesta nada y aumenta la probabilidad de que el revisor acepte el año próximo. Diga qué hizo posible su trabajo: número de resúmenes aceptados, número de sesiones construidas.

A quién invitar y cuántos

Invite a más personas de las necesarias, porque una parte declinará o guardará silencio. Regla práctica: invite a aproximadamente una vez y media el número de revisores necesarios y tenga una lista de reserva de otro diez por ciento. Elija primero por tema y compruebe después carga y conflictos. Evite invitar solo a los nombres más veteranos: los investigadores en mitad de su carrera suelen revisar más rápido y con más cuidado, y que se les pida es un reconocimiento que valoran. Si es posible, pida al responsable de línea que nombre a los invitados, ya que una petición personal de un colega se acepta mucho más que un mensaje de la secretaría.

Correo de instrucciones al empezar la revisión

Cuando se abra el periodo de revisión, envíe a los revisores que aceptaron un mensaje breve con todo lo que necesitan. No suponga que recuerdan la invitación.

Asunto: [nombre del congreso]: sus asignaciones están listas Estimado/a [nombre]: Gracias por aceptar revisar para [nombre del congreso]. Se le han asignado [número] resúmenes. 1. Acceda en [enlace] y abra «Mis asignaciones». 2. En cada resumen, compruebe primero si tiene un conflicto de interés. Si lo tiene, márquelo y pase al siguiente. 3. Puntúe los cinco criterios y elija una recomendación. 4. Escriba un breve comentario para el autor. Use el campo confidencial para las observaciones destinadas solo al comité. Plazo: [fecha y hora, zona horaria]. Rúbrica y ejemplos: [enlace]. Consultas: [dirección] Gracias, [Presidencia del programa]

Gestionar rechazos y silencios

Un rechazo es una respuesta normal, no un fracaso. Responda en el día, dé las gracias y pregunte si puede sugerir a un colega. A quienes no responden, envíe un recordatorio a los cinco días y un segundo, más corto, a los diez. Si sigue sin respuesta, trátelo como un rechazo y siga adelante; insistir una cuarta vez cuesta más que sustituir a la persona. Registre cada resultado en el mismo lugar que las asignaciones para que la presidencia vea de un vistazo cuántos revisores están confirmados, pendientes o perdidos.

Asunto: Re: Invitación a revisar para [nombre del congreso] Estimado/a [nombre]: Gracias por avisarnos, no hay ningún problema. Si puede sugerirnos a un colega que trabaje en [tema], le agradeceríamos un nombre y una dirección de correo. Un saludo cordial, [Presidencia del programa]

Un calendario de revisión para copiar

Los revisores responden mejor a un calendario que ven de antemano. Esta es una versión compacta para una revisión de cinco semanas.

Semana 0 Invitaciones enviadas; respuesta solicitada en 7 días Semana 1 Recordatorio a quienes no han respondido; asignaciones preparadas Semana 2 Se abren las asignaciones; correo de instrucciones enviado Semana 3 Primer recordatorio: «Empiece por los tres primeros resúmenes» Semana 4 Recordatorio con el número de resúmenes aún abiertos Semana 5 Plazo; último recordatorio dos días antes; reasignar las revisiones que falten al día siguiente

Dar las gracias de un modo que cuente

Los revisores trabajan sin remuneración y a menudo sin reconocimiento. Los pequeños gestos ayudan y ninguno requiere un gran presupuesto. Agradezca a cada revisor de forma individual después de enviar las decisiones. Si sus reglas lo permiten, ofrezca un certificado de revisión, una cuota de inscripción reducida o una mención en las actas. Cuente a los revisores cómo se usaron sus puntuaciones, por ejemplo cuántos resúmenes se aceptaron y cuántas sesiones se construyeron. Quienes sienten que su trabajo se notó son quienes aceptan de nuevo el año siguiente.

Tratamiento de los datos personales de los revisores

Las listas de revisores contienen nombres, correos y áreas de experiencia. Trátelas como datos personales. Envíe las invitaciones de forma individual o mediante combinación de correspondencia, nunca copiando a todos en un mismo mensaje. Diga a los revisores qué guarda, por qué y durante cuánto tiempo, y dé un contacto para dudas. No publique quién revisa cada resumen y tenga cuidado al publicar la lista completa del comité sin acuerdo. Si usa una plataforma para enviar mensajes, compruebe dónde almacena los datos y qué exige la política de su organización.

Asuntos que invitan a abrir el mensaje

El asunto decide si se lee una invitación. Nombre la reunión y la petición en las primeras palabras, sea breve y evite una urgencia que no es real. «Invitación a revisar para [nombre del congreso]» funciona mejor que un vago «Petición de ayuda». En los recordatorios, ponga en el asunto el número de resúmenes abiertos y la fecha, porque son los datos que el revisor necesita. Evite las mayúsculas y los signos de exclamación, que empujan los mensajes hacia el correo no deseado, y envíe siempre desde una dirección a la que el revisor pueda responder.

Consejos prácticos

Algunos hábitos mejoran la tasa de respuesta.

• Diríjase al revisor por su nombre y mencione su área, no un saludo de envío masivo.
• Ofrezca una forma sencilla de declinar y de sugerir a un colega.
• Fije un plazo interno anterior al público.
• Mantenga una reserva de revisores para bajas imprevistas.
• Registre aceptaciones y rechazos en el mismo lugar que las asignaciones.