Tagungs-App oder Website: Was brauchen Teilnehmende?

Von Aufgaben ausgehen, nicht von Formaten

Fragen Sie, was Teilnehmende tun müssen: eine Sitzung finden, einen Raum prüfen, einen persönlichen Plan speichern, ein Abstract lesen, die Organisation anschreiben, eine Benachrichtigung erhalten. Prüfen Sie dann, welche Aufgaben jede Option gut abdeckt.

Vergleich nach Aufgaben

Beide können die meisten Aufgaben abdecken. Der Unterschied liegt im Aufwand und darin, was offline oder unter Last passiert.

• Vor der Tagung: Eine Website ist leichter zu finden und zu teilen; eine App braucht einen Download.
• Programm durchsuchen: Beides funktioniert, wenn das Programm aktuell ist; für die meisten Tagungen genügt eine Website.
• Persönlicher Plan: Eine App oder angemeldete Webansicht erleichtert das Speichern von Sitzungen.
• Benachrichtigungen: Eine App oder ein Messaging-Kanal erreicht Teilnehmende sofort; eine Website allein nicht.
• Offline-Zugriff: Eine installierte App kann Inhalte bei schwachem WLAN bereithalten; eine Website braucht Verbindung, sofern nicht anders gebaut.
• Aufwand der Nutzung: Ein Link öffnet sofort; eine Installation ist bei einer zweitägigen Tagung eine Hürde.

Wann eine mobile Website genügt

Für kleine und mittlere Tagungen an einem Ort mit stabilem WLAN deckt eine gut gebaute Website mit klarem Programm, bei Bedarf persönlichem Plan und einer FAQ ab, was Teilnehmende brauchen. Sie ist auch die Version, die jede Person ohne Vorbereitung öffnen kann.

Wann eine App Mehrwert bringt

Erwägen Sie eine App für große mehrtägige Kongresse, bei denen Teilnehmende über viele Parallelsitzungen einen persönlichen Plan zusammenstellen, Push-Nachrichten bei Raumwechseln brauchen und das Programm offline wollen. Der Wert liegt in der persönlichen Ansicht vor Ort, nicht in einer zweiten Kopie der Website.

Eine Entscheidungshilfe nach Tagungsprofil

Es gibt keine universelle Antwort, aber das Profil der Tagung weist auf einen sinnvollen Ausgangspunkt. Nutzen Sie die Übersicht unten als Startpunkt und prüfen Sie sie an Ihren eigenen Teilnehmenden.

Kleine Tagung (unter 150), ein Ort, ein bis zwei Tage → Mobilfreundliche Website mit Programm, bei Bedarf Speichern des persönlichen Plans, FAQ. Mittlere Tagung (150 bis 600), mehrere Tracks, zwei bis drei Tage → Website für alle; App oder angemeldeter persönlicher Plan erwägen, wenn viele ihren Plan selbst zusammenstellen. Großer Kongress (600 oder mehr), viele Parallelsitzungen, mehrtägig → Website plus App: persönlicher Plan, Benachrichtigungen bei Änderungen, Offline-Zugriff auf das Programm. Hybride oder überwiegend online stattfindende Tagung → Website mit klaren Zeitzonen und Links; App optional.

Kosten und Aufwand im Vergleich

Eine Website ist meist günstiger zu bauen und zu pflegen, weil die meisten Veranstalter sie ohnehin für Call und Anmeldung brauchen. Eine App bringt Gestaltung, Tests auf mehreren Geräten, gegebenenfalls Freigabe in Stores, Updates und Support für Personen, die sie nicht installieren können. Zählen Sie den Personalaufwand, nicht nur den Preis, und seien Sie ehrlich, wer sich während der Tagung um die App kümmert. Antwortet niemand auf App-Probleme, erzeugt sie Beschwerden statt Nutzen.

Teilnehmende dazu bringen, eine App zu nutzen

Eine App ist nur nützlich, wenn Menschen sie vor der Ankunft installieren. Kündigen Sie sie in der Anmeldebestätigung und der Nachricht mit praktischen Hinweisen an und geben Sie einen einzigen Link, der auf jedem Smartphone funktioniert. Zeigen Sie den Nutzen: „Speichern Sie Ihre Sitzungen und erhalten Sie Raumwechsel.“ Hängen Sie ein Poster mit QR-Code an der Anmeldung und im Hauptsaal auf und lassen Sie Helfende am Schalter bei der Installation helfen. Planen Sie einen Anteil ein, der sie nie installiert, und sorgen Sie dafür, dass diese dieselben Informationen von der Website und aus dem gedruckten Programm erhalten.

Ein Mittelweg: die installierbare mobile Website

Viele Veranstalter können den Großteil des Nutzens einer App mit einer Website erreichen, die sich wie eine App verhält. Eine gut gebaute mobile Website lässt sich zum Startbildschirm hinzufügen, kann einen persönlichen Plan merken und lädt schnell. Sie vermeidet App-Stores und Versionsprobleme und funktioniert für alle mit einem Browser. Was sie nicht immer kann, sind Push-Nachrichten auf jedem Smartphone oder vollständiger Offline-Zugriff; prüfen Sie das gegen Ihren Bedarf, bevor Sie entscheiden.

Konnektivität am Veranstaltungsort

Veranstaltungsorte versprechen WLAN und liefern es ungleichmäßig, besonders bei Hunderten Smartphones in einer Halle. Fragen Sie den Ort, wie viele gleichzeitige Verbindungen das Netz trägt und ob es für Ihre Teilnehmendenzahl getestet ist. Ist die Konnektivität zweifelhaft, bevorzugen Sie Lösungen, die das Programm offline verfügbar halten, und drucken Sie ein kompaktes Programm für Menschen, die Papier bevorzugen. Sorgen Sie dafür, dass der Datentarif von Teilnehmenden aus dem Ausland nicht der einzige Weg zu Informationen ist.

Daten, Berechtigungen und Konten

Eine App braucht meist ein Konto und kann Berechtigungen wie Benachrichtigungen, Standort oder Kamera verlangen. Fragen Sie nur nach dem Nötigen, erklären Sie, warum, und halten Sie die Menge personenbezogener Daten klein. Sagen Sie Teilnehmenden, was die App erfasst und wer es sehen kann, und stellen Sie dieselben Informationen ohne Konto bereit. Eine Website ohne jede Anmeldung lässt sich am leichtesten datenschutzfreundlich gestalten und ist für Gelegenheitsbesuchende am einfachsten.

Barrierefreiheit jeder Option

Sowohl eine App als auch eine Website lassen sich barrierefrei gestalten, und beide können scheitern. Prüfen Sie, dass Text vergrößert werden kann, der Kontrast ausreicht, jedes Bedienelement von einem Screenreader erreicht und benannt werden kann und Farbe nicht das einzige Signal ist. Eine Website profitiert von den Barrierefreiheitsfunktionen von Browser und Smartphone, die Menschen ohnehin nutzen; eine App muss eigene bieten oder die der Plattform richtig verwenden. Testen Sie vor der Tagung mit mindestens einer Person, die assistive Technologie nutzt.

Ein kleiner Pilot

Sind Sie unsicher, testen Sie mit zwanzig Teilnehmenden, etwa Komitee und Helfenden, bei einer kleineren Veranstaltung oder einer Probe. Bitten Sie sie um fünf Aufgaben: eine Sitzung finden, in einem persönlichen Plan speichern, einen Raum finden, ein Abstract lesen und eine Frage stellen. Beobachten Sie, wo sie zögern, und zählen Sie, wie viele ohne Hilfe erfolgreich sind. Die Ergebnisse klären die meisten Debatten schneller als Meinungen und zeigen, was vor der Haupttagung zu beheben ist.

Das gedruckte Programm nicht vergessen

Was Sie auch bauen, manche Teilnehmende wollen Papier. Ein gefaltetes Programm mit Raumplan kostet wenig, wird von Menschen gelesen, die nie eine App öffnen, und funktioniert, wenn die Akkus leer sind. Drucken Sie es aus derselben Quelle wie das digitale Programm, ergänzen Sie einen QR-Code, der auf die aktuelle Fassung verweist, und nennen Sie das Druckdatum, damit Lesende wissen, wann sie auf Änderungen prüfen sollten.

Eine Quelle der Wahrheit behalten

Wofür Sie sich auch entscheiden: Das Programm muss aus einem einzigen Datensatz stammen. Website, App und Chatbot sollten dieselben Sitzungen und dieselben Änderungen zeigen, sonst vertraut Teilnehmenden keines davon.