Checkliste für die Tagungswebsite: wichtige Seiten und Inhalte

Die ersten Fragen auf der Startseite beantworten

Besucher wollen wissen, was die Tagung ist, wann und wo sie stattfindet, ob sie einreichen können und wie die Anmeldung läuft. Setzen Sie Datum, Ort und die nächste Frist nach oben, mit einer Hauptaktion.

Wichtige Seiten

Nicht jede Tagung braucht jede Seite, aber die meisten wissenschaftlichen Tagungen brauchen diese.

• Start: Name, Datum, Ort, nächste Frist, Hauptaktion.
• Call for Papers: Themenfeld, Termine, Einreichung.
• Autorenrichtlinien: Formate, Limits, Begutachtungsverfahren.
• Programm: Sitzungen, Leitungen, Räume, Aktualisierungsdatum.
• Keynote-Sprecher und Komitees.
• Anmeldung: Gebührentabelle, Fristen, Leistungen, Zahlungsarten.
• Ort und Anreise: Adresse, Verkehr, Unterkunft, Barrierefreiheit.
• Sponsoren und Ausstellende.
• Kontakt und FAQ.
• Datenschutzhinweis und Bedingungen.

Termine und Fakten konsistent halten

Dieselbe Frist sollte nicht auf drei Seiten unterschiedlich erscheinen. Speichern Sie Termine und Gebühren einmal und verwenden Sie sie wieder. Ändert sich etwas, aktualisieren Sie die Quelle und prüfen Sie, dass jede Seite, die es anzeigt, sich geändert hat.

Auf dem Smartphone nutzbar machen

Viele Teilnehmende öffnen das Programm auf dem Smartphone im Flur. Prüfen Sie, dass Tabellen scrollen, Text ohne Zoomen lesbar ist, Links groß genug zum Antippen sind und die Seite auch bei schlechter Verbindung lädt.

Was jede wichtige Seite enthalten sollte

Eine Seite ist fertig, wenn Besuchende ihre Aufgabe darauf erledigen können, ohne eine E-Mail zu schreiben. Nutzen Sie diese Liste als Briefing für die Person, die jede Seite schreibt.

• Start: ein Satz dazu, was die Tagung ist, Datum, Ort, nächste Frist und ein einziger Hauptknopf.
• Call for Papers: Themenfeld, Themen, Beitragsformen, Termine, Einreichung, Begutachtungsverfahren, Kontakt.
• Autorenrichtlinien: Wortlimits, Dateiregeln, Rollen, was nach der Einreichung geschieht, Regeln für Rückzug und Änderung.
• Programm: Tagesansicht, Filter nach Track, Sitzungsleitungen und Räume, Datum der letzten Aktualisierung und Link zu jedem Abstract.
• Anmeldung: Gebührentabelle, Fristen, enthaltene Leistungen, Zahlungsarten, Rechnungen, Erstattungsregeln, wie man sich anmeldet.
• Ort und Anreise: Adresse mit Karte, öffentlicher Verkehr, Parken, Unterkunft, Informationen zur Barrierefreiheit.
• Kontakt und FAQ: benannte Adressen für verschiedene Themen und Antworten auf die Fragen, die das Sekretariat jedes Jahr bekommt.

Eine Navigation, die Besuchende natürlich finden

Halten Sie das Hauptmenü kurz, mit höchstens sieben Punkten, und verwenden Sie die Wörter, nach denen Besuchende suchen. Gruppieren Sie nach Aufgaben, nicht nach internen Abteilungen der Organisation. Die folgende Struktur passt für die meisten wissenschaftlichen Tagungen.

Start Call for Papers Themen und Termine Autorenrichtlinien Abstract einreichen Programm Keynote-Sprecher Vollständiges Programm Abstractband Anmeldung Gebühren und Fristen Visum und Einladungsschreiben Ort und Anreise Sponsoren Kontakt

Was die Startseite sagen sollte, in der richtigen Reihenfolge

Die meisten Besuchenden entscheiden in wenigen Sekunden, ob die Tagung etwas für sie ist. Setzen Sie die Antworten in die Reihenfolge, in der sie fragen: was, wann, wo, was kann ich jetzt tun. Ergänzen Sie danach die Details.

• Der Name der Tagung und ein Satz, der sie beschreibt.
• Datum und Ort, in einem Format, das sich nicht missverstehen lässt.
• Die nächste Frist, mit ausgeschriebenem Datum, und ein Button für die zugehörige Aktion.
• Zwei oder drei Hauptredner, wenn sie bestätigt sind.
• Kurze Links zu Anmeldung, Programm und Kontakt.
• Sponsoren und Partner weiter unten.

Für das Web schreiben, nicht für die gedruckte Seite

Menschen überfliegen Webseiten. Verwenden Sie beschreibende Überschriften, kurze Absätze und Listen für Abfolgen von Schritten. Schreiben Sie Linktexte, die sagen, wohin der Link führt, etwa „Autorenrichtlinien lesen“, statt „hier klicken“. Setzen Sie auf jeder Seite die wichtigste Information zuerst und vermeiden Sie lange Einleitungen. Nutzen Sie die Wörter Ihrer Fachgemeinschaft und meiden Sie internes Jargon und Abkürzungen, die nur die Organisation kennt. Lesen Sie jede Seite einmal laut; ein Satz, der schwer zu sprechen ist, ist meist schwer zu lesen.

Rechtliche Seiten und Richtlinien

Auch eine kleine Tagung braucht einige Seiten, die Besuchende selten lesen, die aber alle schützen. Veröffentlichen Sie sie vor der Öffnung der Anmeldung und verlinken Sie sie in der Fußzeile und von den betroffenen Formularen.

• Datenschutzhinweis: welche personenbezogenen Daten Sie erfassen, warum, wer sie sieht, wie lange Sie sie aufbewahren und wie man Löschung verlangt.
• Anmeldebedingungen, einschließlich Stornierungs- und Erstattungsregeln.
• Verhaltenskodex, mit Kontakt für Meldungen und einer Beschreibung, was dann geschieht.
• Barrierefreiheitserklärung: was Website und Ort bieten und wie man um Hilfe bittet.
• Cookie-Hinweis, wenn die Website Cookies verwendet, die einer Einwilligung bedürfen.

Geschwindigkeit, Mobilgeräte und grundlegende Auffindbarkeit

Eine langsame oder umständliche Website verliert Besuchende, besonders auf dem Smartphone an einem Ort mit schlechtem Empfang. Komprimieren Sie Bilder, vermeiden Sie große Videos auf der Startseite und testen Sie auf einem echten Smartphone. Geben Sie jeder Seite einen eindeutigen Titel und eine klare Beschreibung ihres Inhalts und verwenden Sie Name und Jahr der Tagung im Titel der Startseite. Ergänzen Sie Bilder um beschreibenden Text. Nennen Sie die Tagung auf den Websites Ihrer Gesellschaft und der gastgebenden Institution mit Link, denn Besuchende gelangen oft von dort. Reichen Sie die Website erst bei Suchmaschinen ein, wenn die Inhalte fertig sind.

Checkliste für den Starttag

Gehen Sie vor der Veröffentlichung diese Liste mit einer Kollegin oder einem Kollegen durch, die oder der nicht daran gearbeitet hat.

• Alle Links funktionieren, auch die in der Fußzeile und in Download-Dateien.
• Formulare senden und erzeugen Bestätigungsmeldung und E-Mail.
• Termine, Gebühren und Fristen sind auf jeder Seite gleich.
• Die Website funktioniert auf Smartphone, Tablet und Laptop und in zwei Browsern.
• Die Kontaktadressen werden überwacht, und jemand ist zum Antworten benannt.
• Analyse und Einwilligungshinweise sind konfiguriert, falls Sie sie nutzen.
• Eine Sicherung oder ein Abbild der Website existiert.

Nach der Tagung

Die Website hat noch eine Aufgabe. Ändern Sie die Startseite so, dass sie sagt, dass die Tagung stattgefunden hat, mit Links zu Programm, Abstractband und Fotos, sofern Sie die Erlaubnis haben. Lassen Sie die Seiten online, denn Forschende zitieren sie, und ergänzen Sie das Datum der nächsten Ausgabe, sobald es bekannt ist. Zieht die Website an eine neue Adresse um, leiten Sie die alten Seiten auf die neuen um, statt sie verschwinden zu lassen.

Wer die Website im Zyklus verantwortet

Benennen Sie eine Person, die die Website verantwortet, und eine Vertretung. Die verantwortliche Person genehmigt Änderungen, hält die Termine an einer Stelle und beantwortet die Frage „Ist diese Seite aktuell?“. Ohne Verantwortliche driftet die Website: Eine Frist wird per E-Mail verlängert, aber nicht auf der Seite, und Besuchende sehen zwei Versionen der Wahrheit. Geben Sie dem Komitee einen einfachen Weg, Änderungen anzufordern, etwa eine gemeinsame Adresse, und veröffentlichen Sie Aktualisierungen gebündelt, damit die verantwortliche Person die Konsistenz vor der Veröffentlichung prüfen kann.

Vor dem Start und nach der Tagung

Lesen Sie vor dem Start jede Seite als Erstbesucher und testen Sie Einreichungs- und Anmeldepfad. Lassen Sie die Website nach der Tagung mit klarem Hinweis, Programm und Abstractband online und archivieren Sie sie, statt sie zu löschen.