Lista de comprobación del sitio web de un congreso: páginas y contenidos esenciales

Responder a las primeras preguntas en la página de inicio

Los visitantes quieren saber qué es la reunión, cuándo y dónde se celebra, si pueden enviar y cómo inscribirse. Ponga arriba las fechas, el lugar y el siguiente plazo, con una acción principal.

Páginas esenciales

No todas las reuniones necesitan todas las páginas, pero la mayoría de los congresos científicos necesitan estas.

• Inicio: nombre, fechas, lugar, siguiente plazo, acción principal.
• Convocatoria de resúmenes: ámbito, fechas, cómo enviar.
• Normas para autores: formatos, límites, proceso de revisión.
• Programa: sesiones, moderadores, salas, fecha de actualización.
• Ponentes invitados y comités.
• Inscripción: tabla de cuotas, plazos, qué incluye, formas de pago.
• Sede y viaje: dirección, transporte, alojamiento, accesibilidad.
• Patrocinadores y expositores.
• Contacto y preguntas frecuentes.
• Aviso de privacidad y condiciones.

Mantener coherentes fechas y datos

Un mismo plazo no debe aparecer distinto en tres páginas. Guarde fechas y cuotas una sola vez y reutilícelas. Cuando algo cambie, actualice la fuente y compruebe que cada página que lo muestra ha cambiado.

Que funcione bien en el móvil

Muchos asistentes abrirán el programa en el móvil en el pasillo. Compruebe que las tablas se desplazan, que el texto se lee sin ampliar, que los enlaces son lo bastante grandes para pulsarlos y que la página carga con mala conexión.

Qué debe contener cada página esencial

Una página está terminada cuando un visitante puede completar su tarea en ella sin enviar un correo. Use esta lista como encargo para quien redacte cada página.

• Inicio: una frase sobre qué es la reunión, fechas, lugar, el siguiente plazo y un único botón principal.
• Convocatoria de resúmenes: ámbito, temas, tipos de contribución, fechas, cómo enviar, método de revisión, contacto.
• Normas para autores: límites de palabras, reglas de archivos, roles, qué ocurre tras el envío, reglas de retirada y cambios.
• Programa: vista por días, filtros por línea, moderadores y salas, fecha de última actualización y enlace a cada resumen.
• Inscripción: tabla de cuotas, plazos, qué incluye, formas de pago, facturas, política de reembolso, cómo inscribirse.
• Sede y viaje: dirección con plano, transporte público, aparcamiento, alojamiento, información de accesibilidad.
• Contacto y preguntas frecuentes: direcciones con nombre para distintos asuntos y respuestas a las preguntas que la secretaría recibe cada año.

Una estructura de navegación que los visitantes encuentren natural

Mantenga el menú principal corto, con siete elementos como máximo, y use las palabras que buscan los visitantes. Agrupe por tarea, no por departamentos internos de la organización. La estructura siguiente sirve para la mayoría de las reuniones científicas.

Inicio Convocatoria de resúmenes Temas y fechas Normas para autores Enviar un resumen Programa Ponentes invitados Programa completo Libro de resúmenes Inscripción Cuotas y plazos Visado y cartas de invitación Sede y viaje Patrocinadores Contacto

Qué debe decir la página de inicio, por orden

La mayoría de los visitantes decide en pocos segundos si la reunión es para ellos. Ponga las respuestas en el orden en que hacen las preguntas: qué, cuándo, dónde, qué puedo hacer ahora. Añada después los detalles.

• El nombre de la reunión y una frase que la describa.
• Fechas y lugar, en un formato que no pueda malinterpretarse.
• El siguiente plazo, con la fecha escrita en letra, y un botón para la acción correspondiente.
• Dos o tres ponentes destacados, si están confirmados.
• Enlaces breves a inscripción, programa y contacto.
• Patrocinadores y colaboradores, más abajo.

Escribir para la web, no para la página impresa

La gente recorre las páginas web en diagonal. Use encabezados descriptivos, párrafos cortos y listas para secuencias de pasos. Escriba enlaces que digan adónde llevan, como «Leer las normas para autores», en lugar de «pulse aquí». Ponga primero en cada página la información más importante y evite las introducciones largas. Use las palabras de su comunidad y evite la jerga interna y las abreviaturas que solo conocen los organizadores. Lea cada página en voz alta una vez; una frase difícil de decir suele ser difícil de leer.

Páginas legales y de políticas

Incluso un congreso pequeño necesita algunas páginas que los visitantes rara vez leen, pero que protegen a todos. Publíquelas antes de abrir la inscripción y enlácelas desde el pie de página y desde los formularios a los que afectan.

• Aviso de privacidad: qué datos personales recoge, por qué, quién los ve, cuánto tiempo los conserva y cómo pedir su supresión.
• Condiciones de inscripción, incluidas las reglas de cancelación y reembolso.
• Código de conducta, con un contacto para denuncias y la descripción de lo que ocurrirá.
• Declaración de accesibilidad: qué ofrecen el sitio y la sede y cómo pedir ayuda.
• Información sobre cookies si el sitio usa cookies que requieren consentimiento.

Velocidad, móvil y visibilidad básica

Un sitio lento o incómodo pierde visitantes, sobre todo en un móvil en una sede con mala cobertura. Comprima las imágenes, evite vídeos pesados en la página de inicio y pruebe en un móvil real. Dé a cada página un título único y una descripción clara de su contenido, y use el nombre y el año de la reunión en el título de la página de inicio. Añada texto descriptivo a las imágenes. Mencione el congreso en los sitios de su sociedad y de la institución anfitriona, con un enlace, porque los visitantes suelen llegar desde ellos. Envíe el sitio a los buscadores solo cuando el contenido esté listo.

Lista de comprobación del día del lanzamiento

Antes de publicar el sitio, recorra esta lista con un colega que no haya trabajado en él.

• Todos los enlaces funcionan, incluidos los del pie de página y los de archivos descargables.
• Los formularios envían y generan el mensaje y el correo de confirmación.
• Fechas, cuotas y plazos son iguales en todas las páginas.
• El sitio funciona en móvil, tableta y portátil, y en dos navegadores.
• Las direcciones de contacto se vigilan y hay alguien designado para responder.
• Las analíticas y los avisos de consentimiento están configurados si los usa.
• Existe una copia de seguridad o una instantánea del sitio.

Después de la reunión

El sitio tiene una tarea más. Cambie la página de inicio para indicar que la reunión se celebró, con enlaces al programa, al libro de resúmenes y a fotografías si tiene permiso. Mantenga las páginas en línea, porque los investigadores las citan, y añada la fecha de la próxima edición cuando se conozca. Si el sitio cambia de dirección, redirija las páginas antiguas a las nuevas en lugar de dejar que desaparezcan.

Quién es responsable del sitio web durante el ciclo

Nombre a una persona responsable del sitio web y a un suplente. El responsable aprueba los cambios, mantiene las fechas en un solo lugar y responde a la pregunta «¿Está actualizada esta página?». Sin responsable, el sitio se desvía: un plazo se amplía por correo pero no en la página, y los visitantes ven dos versiones de la verdad. Dé al comité una forma sencilla de solicitar cambios, como una dirección compartida, y publique las actualizaciones por lotes para que el responsable compruebe la coherencia antes de publicar.

Antes del lanzamiento y después de la reunión

Antes del lanzamiento, lea cada página como un visitante nuevo y pruebe los recorridos de envío e inscripción. Tras la reunión, mantenga el sitio en línea con un aviso claro, el programa y el libro de resúmenes, y archívelo en lugar de borrarlo.