Liste de contrôle du site web d’un congrès : pages et contenus essentiels

Répondre aux premières questions sur la page d’accueil

Les visiteurs veulent savoir ce qu’est la réunion, quand et où elle a lieu, s’ils peuvent soumettre et comment s’inscrire. Placez en haut les dates, le lieu et la prochaine échéance, avec une action principale.

Pages essentielles

Toutes les réunions n’ont pas besoin de toutes les pages, mais la plupart des congrès scientifiques ont besoin de celles-ci.

• Accueil : nom, dates, lieu, prochaine échéance, action principale.
• Appel à communications : périmètre, dates, modalités de soumission.
• Consignes aux auteurs : formats, limites, processus d’évaluation.
• Programme : séances, présidents, salles, date de mise à jour.
• Conférenciers invités et comités.
• Inscription : grille tarifaire, échéances, prestations, modes de paiement.
• Lieu et accès : adresse, transports, hébergement, accessibilité.
• Partenaires et exposants.
• Contact et FAQ.
• Politique de confidentialité et conditions.

Garder dates et informations cohérentes

La même échéance ne doit pas apparaître différemment sur trois pages. Stockez dates et tarifs une seule fois et réutilisez-les. Quand quelque chose change, modifiez la source et vérifiez que chaque page qui l’affiche a changé.

Rendre le site utilisable sur téléphone

Beaucoup de participants ouvriront le programme sur leur téléphone dans le couloir. Vérifiez que les tableaux défilent, que le texte se lit sans zoom, que les liens sont assez grands pour être touchés et que la page se charge avec une mauvaise connexion.

Ce que doit contenir chaque page essentielle

Une page est terminée quand un visiteur peut accomplir sa tâche sans envoyer d’e-mail. Utilisez cette liste comme cahier des charges pour la personne qui rédige chaque page.

• Accueil : une phrase sur ce qu’est la réunion, dates, lieu, prochaine échéance et un seul bouton principal.
• Appel à communications : périmètre, thèmes, types de contribution, dates, modalités de soumission, méthode d’évaluation, contact.
• Consignes aux auteurs : limites de mots, règles de fichiers, rôles, ce qui se passe après la soumission, règles de retrait et de modification.
• Programme : vue par jour, filtres par thème, présidents et salles, date de dernière mise à jour et lien pour chaque résumé.
• Inscription : grille tarifaire, échéances, prestations incluses, moyens de paiement, factures, politique de remboursement, comment s’inscrire.
• Lieu et accès : adresse avec plan, transports publics, parking, hébergement, informations d’accessibilité.
• Contact et FAQ : adresses nommées selon les sujets et réponses aux questions que le secrétariat reçoit chaque année.

Une structure de navigation que les visiteurs trouvent naturelle

Gardez le menu principal court, sept entrées au plus, avec les mots que les visiteurs recherchent. Regroupez par tâche, pas par services internes des organisateurs. La structure ci-dessous convient à la plupart des réunions scientifiques.

Accueil Appel à communications Thèmes et dates Consignes aux auteurs Soumettre un résumé Programme Conférenciers invités Programme complet Livre des résumés Inscription Tarifs et échéances Visa et lettres d’invitation Lieu et accès Partenaires Contact

Ce que la page d’accueil doit dire, dans l’ordre

La plupart des visiteurs décident en quelques secondes si la réunion est pour eux. Mettez les réponses dans l’ordre où ils posent les questions : quoi, quand, où, que puis-je faire maintenant. Ajoutez ensuite les détails.

• Le nom de la réunion et une phrase qui la décrit.
• Dates et lieu, dans un format qui ne peut pas être mal lu.
• La prochaine échéance, avec la date écrite en toutes lettres, et un bouton pour l’action correspondante.
• Deux ou trois orateurs de premier plan, s’ils sont confirmés.
• Liens courts vers inscription, programme et contact.
• Partenaires et sponsors, plus bas.

Écrire pour le web, pas pour la page imprimée

Les gens parcourent les pages web en diagonale. Utilisez des intertitres descriptifs, des paragraphes courts et des listes pour les séquences d’étapes. Rédigez des liens qui disent où ils mènent, comme « Lire les consignes aux auteurs », plutôt que « cliquez ici ». Placez d’abord l’information la plus importante de chaque page et évitez les longues introductions. Employez les mots de votre communauté et évitez le jargon interne et les abréviations que seuls les organisateurs connaissent. Lisez chaque page à voix haute une fois ; une phrase difficile à dire est généralement difficile à lire.

Pages juridiques et politiques

Même un petit congrès a besoin de quelques pages que les visiteurs lisent rarement mais qui protègent tout le monde. Publiez-les avant l’ouverture des inscriptions et reliez-les depuis le pied de page et depuis les formulaires concernés.

• Politique de confidentialité : quelles données personnelles vous collectez, pourquoi, qui les voit, combien de temps vous les gardez et comment demander leur suppression.
• Conditions d’inscription, y compris annulation et remboursement.
• Code de conduite, avec un contact pour les signalements et la description de ce qui se passera.
• Déclaration d’accessibilité : ce que le site et le lieu offrent et comment demander de l’aide.
• Information sur les cookies si le site utilise des cookies soumis à consentement.

Rapidité, mobile et visibilité de base

Un site lent ou peu pratique perd des visiteurs, surtout sur un téléphone dans un lieu à mauvaise couverture. Compressez les images, évitez les vidéos lourdes sur la page d’accueil et testez sur un vrai téléphone. Donnez à chaque page un titre unique et une description claire de son contenu, et utilisez le nom et l’année de la réunion dans le titre de l’accueil. Ajoutez un texte descriptif aux images. Mentionnez le congrès sur les sites de votre société et de l’institution hôte, avec un lien, car les visiteurs y arrivent souvent de là. Ne soumettez le site aux moteurs de recherche que lorsque le contenu est prêt.

Liste de contrôle du jour de lancement

Avant la mise en ligne, parcourez cette liste avec un collègue qui n’a pas travaillé sur le site.

• Tous les liens fonctionnent, y compris ceux du pied de page et des fichiers téléchargeables.
• Les formulaires envoient et produisent le message et l’e-mail de confirmation.
• Dates, tarifs et échéances sont identiques sur toutes les pages.
• Le site fonctionne sur téléphone, tablette et ordinateur, et dans deux navigateurs.
• Les adresses de contact sont surveillées et quelqu’un est nommé pour y répondre.
• Les outils de mesure et les avis de consentement sont configurés si vous les utilisez.
• Une sauvegarde ou une copie du site existe.

Après la réunion

Le site a encore une mission. Modifiez la page d’accueil pour dire que la réunion a eu lieu, avec des liens vers le programme, le livre des résumés et des photographies si vous avez l’autorisation. Gardez les pages en ligne, car les chercheurs les citent, et ajoutez la date de la prochaine édition quand elle est connue. Si le site change d’adresse, redirigez les anciennes pages vers les nouvelles au lieu de les laisser disparaître.

Qui est responsable du site pendant le cycle

Nommez une personne responsable du site et une suppléante. Le responsable approuve les changements, garde les dates à un seul endroit et répond à la question « Cette page est-elle à jour ? ». Sans responsable, le site dérive : une échéance est prolongée par e-mail mais pas sur la page, et les visiteurs voient deux versions de la vérité. Donnez au comité un moyen simple de demander des changements, comme une adresse partagée, et publiez les mises à jour par lots pour que le responsable puisse vérifier la cohérence avant la mise en ligne.

Avant le lancement et après la réunion

Avant le lancement, lisez chaque page comme un nouveau visiteur et testez les parcours de soumission et d’inscription. Après la réunion, laissez le site en ligne avec un avis clair, le programme et le livre des résumés, et archivez-le au lieu de le supprimer.