Programmvorlage für wissenschaftliche Tagungen mit Beispielen

Das Programm als strukturierte Daten

Behandeln Sie das Programm als Datensätze, nicht als Dokument. Eine Sitzung hat Titel, Track, Raum, Beginn und Ende, Leitung und eine geordnete Liste von Beiträgen. Bleiben diese Felder getrennt, lässt sich dasselbe Programm als Webseite, gedrucktes Heft und mobile Ansicht ausgeben, ohne es neu zu tippen.

Beispieltag

Ein typischer Tag für eine Tagung mit zwei parallelen Tracks. Passen Sie die Längen an Ihre Regeln an.

09:00 Eröffnung und Begrüßung (Hauptsaal) 09:30 Keynote: [Sprecher/in], [Titel] (Hauptsaal) 10:30 Kaffee und Poster (Foyer) 11:00 Parallelsitzungen 1 Raum A: [Sitzungstitel], Leitung [Name] Raum B: [Sitzungstitel], Leitung [Name] 12:30 Mittagspause 14:00 Parallelsitzungen 2 15:30 Kaffeepause 16:00 Symposium: [Titel] (Hauptsaal) 17:30 Postersitzung und Empfang

Zeitregeln, die Sie einmal festlegen

Legen Sie die Regeln fest, bevor Sie Slots füllen, damit alle Sitzungen ihnen folgen.

• Vortrag: [12] Minuten plus [3] Minuten Fragen.
• Puffer von [5] Minuten zwischen den Slots für den Wechsel.
• Keynote: [45] Minuten inklusive Fragen.
• Höchstens [5] Beiträge pro 90-Minuten-Sitzung.
• Keine Sitzung beginnt vor Ende der vorherigen Pause.

Sitzungsleitung

Benennen Sie für jede Sitzung eine Leitung und bestätigen Sie sie per E-Mail. Geben Sie ihr die Beitragsliste, die Zeitregeln und den Auftrag, Überziehungen zu stoppen. Ein Programm ohne benannte Leitungen ist nicht fertig.

Sitzungstypen und typische Längen

Benennen Sie jeden Sitzungstyp einmal und geben Sie ihm eine Standardlänge, damit das Programm aus wiederholbaren Bausteinen entsteht und nicht aus Einzelentscheidungen. Die Längen unten sind übliche Ausgangspunkte und an Ihre Fachgemeinschaft anzupassen.

• Keynote oder Plenarvortrag: 40 bis 60 Minuten inklusive Fragen, allein im Zeitplan.
• Vortragssitzung: 60 bis 90 Minuten, vier bis sechs Vorträge von 12 bis 15 Minuten mit Wechselzeit.
• Symposium oder thematische Sitzung: 90 Minuten, eine organisierende Person, vier bis fünf verbundene Vorträge und gemeinsame Diskussion.
• Workshop: 90 bis 180 Minuten, begrenzte Plätze, Anmeldung erforderlich.
• Postersitzung: 60 bis 90 Minuten, oft mit einer Kaffeepause kombiniert.
• Flash Talks: 3 bis 5 Minuten pro Person, meist gefolgt von einer Postersitzung.
• Podiumsdiskussion: 60 Minuten mit Moderation und drei bis fünf Podiumsgästen.

Ein ausführlicher Vormittag mit zwei Tracks

Das Beispiel unten zeigt, wie ein Vormittag aussieht, wenn Leitungen und Räume eingetragen sind, und wie die Zeitregeln jede Startzeit ergeben. Beachten Sie die Puffer zwischen den Vorträgen und die Kaffeepause, die vor Überziehungen geschützt ist.

11:00–12:30 Parallelsitzungen 1 Raum A · Sitzung 1A: Vorhersagemethoden · Leitung: [Name] 11:00 Vortrag A1 [Vortragende/r], [Titel] (12 + 3 Min.) 11:20 Vortrag A2 [Vortragende/r], [Titel] (12 + 3 Min.) 11:40 Vortrag A3 [Vortragende/r], [Titel] (12 + 3 Min.) 12:00 Vortrag A4 [Vortragende/r], [Titel] (12 + 3 Min.) 12:20 Sitzungsende; 10 Min. Puffer Raum B · Sitzung 1B: Grundwasser · Leitung: [Name] 11:00 Vortrag B1 [Vortragende/r], [Titel] (12 + 3 Min.) 11:20 Vortrag B2 [Vortragende/r], [Titel] (12 + 3 Min.) 11:40 Vortrag B3 [Vortragende/r], [Titel] (12 + 3 Min.) 12:00 Vortrag B4 [Vortragende/r], [Titel] (12 + 3 Min.) 12:20 Sitzungsende; 10 Min. Puffer

Das Programm aus angenommenen Abstracts aufbauen

Gehen Sie jedes Mal dieselben Schritte durch, damit nichts vergessen wird und jedes Teammitglied dort weitermachen kann, wo ein anderes aufgehört hat.

• Die Liste der angenommenen Abstracts mit Track, Präsentationsform und vortragender Person exportieren.
• Prüfen, ob jede vortragende Person angemeldet ist, oder ein Datum zum Nachfassen festlegen.
• Vorträge nach Thema zu Clustern in passender Sitzungsgröße bündeln.
• Cluster den Sitzungen und Sitzungen den Räumen und Zeitslots zuordnen.
• Auf Überschneidungen prüfen: Personen, Themen und Räume.
• Sitzungsleitungen benennen, bestätigen und ihnen den Ablauf geben.
• Den Entwurf von zwei Personen prüfen lassen, die ihn nicht erstellt haben.
• Veröffentlichen und Datum sowie Version festhalten.

Keynotes, eingeladene Vorträge und Pausen

Keynotes prägen den Rhythmus einer Tagung. Legen Sie sie an den Tagesbeginn oder nach der Mittagspause, wenn die Aufmerksamkeit am höchsten ist, und vermeiden Sie Parallelsitzungen während einer Keynote, damit alle teilnehmen können. Wenden Sie auf eingeladene Vortragende dieselben Regeln an wie auf andere, sofern nichts anderes vereinbart ist, und nennen Sie ihnen ihren Slot früh, denn ihre Reise wird oft zuerst gebucht. Schützen Sie Pausen. Eine Pause, die auf fünf Minuten schrumpft, weil die vorherige Sitzung überzogen hat, wird im nächsten Jahr von den Teilnehmenden eingefordert. Bauen Sie den Puffer in den Zeitplan ein, statt zu erwarten, dass Sitzungsleitungen den Rückstand aufholen.

Online-Teilnehmende und Zeitzonen

Nehmen Teilnehmende online teil, braucht das Programm eine Zeitzone. Nennen Sie sie deutlich oben auf jeder Seite und bieten Sie eine Umrechnung an. Vermeiden Sie, die wichtigste Sitzung auf eine Uhrzeit zu legen, die für eine große Gruppe online Teilnehmender mitten in der Nacht liegt. Ist die Tagung hybrid, kennzeichnen Sie, welche Sitzungen gestreamt, welche aufgezeichnet und welche nur vor Ort sind, und legen Sie den Online-Link in den Programmeintrag selbst, nicht in eine separate E-Mail, die verloren geht.

Das Programm barrierefrei gestalten

Ein Programm wird auf dem Smartphone, auf Papier und mit assistiven Technologien gelesen. Verwenden Sie echte Überschriften und Listen, keine Bilder einer Tabelle. Geben Sie Zeiten einheitlich an, verwenden Sie Raumnamen, die zur Beschilderung vor Ort passen, und kennzeichnen Sie stufenlose Räume. Halten Sie Schriftgröße und Kontrast ausreichend und bieten Sie dieselben Informationen in einem einfachen Format für Screenreader an. Veröffentlichen Sie ein PDF, erzeugen Sie es aus derselben Quelle wie die Webversion, damit sich eine Änderung in beiden zeigt.

Ein Änderungsprotokoll für das Programm

Halten Sie jede Änderung fest, sobald das Programm öffentlich ist. Ein einfaches Protokoll hilft, betroffene Vortragende zu informieren, und gibt Teilnehmenden die Möglichkeit zu sehen, was sich verschoben hat.

Version Datum Änderung Informiert v3 02. Sep. Sitzung 2B von Raum B nach Raum C verlegt Leitung, 4 Vortragende v3 02. Sep. Vortrag A3 ersetzt: [Person X] zog zurück Leitung, [Person Y] v4 09. Sep. Postersitzung um 15 Minuten verlängert Alle Posterautoren

Einmal veröffentlichen, dann bewusst ändern

Veröffentlichen Sie das Programm an einer Stelle und behandeln Sie jede spätere Änderung als Bearbeitung dieses Datensatzes. Zeigen Sie ein sichtbares Datum „zuletzt aktualisiert“ und informieren Sie betroffene Vortragende direkt, bevor sie die Änderung auf der Website sehen.