Parallelsitzungen auf einer Tagung planen

Mit Clustern beginnen, nicht mit Slots

Bündeln Sie die angenommenen Abstracts zuerst nach Thema und weisen Sie erst dann Zeiten zu. Eine Sitzung mit stimmigem Thema lässt sich leichter leiten und leichter auswählen. Teilen Sie ein großes Thema lieber in zwei Sitzungen, als unpassende Vorträge zu mischen, um einen Slot zu füllen.

Die Überschneidungen finden, die zählen

Manche Überschneidungen sind harmlos, andere leeren einen Raum. Prüfen Sie diese vor der Veröffentlichung.

• Dieselbe Person präsentiert oder leitet in zwei Räumen gleichzeitig.
• Der Parallelvortrag einer Keynote-Person überschneidet sich mit einer Sitzung derselben Gruppe.
• Zwei Sitzungen zu eng verwandten Themen laufen gleichzeitig.
• Vortragende, die nur an einem Tag teilnehmen können.
• Sitzungen einer Arbeitsgruppe, die gegeneinander laufen.

Räume nach erwartetem Interesse wählen

Fragen Sie, welche Sitzungen voraussichtlich gut besucht sind. Legen Sie diese in die größten Räume, nicht in die Reihenfolge der Annahme. Zeigt die Anmeldung Interesse nach Thema, nutzen Sie sie; sonst fragen Sie Sitzungsleitungen und Track-Verantwortliche.

Spielraum für Änderungen lassen

Absagen, Krankheit und Reiseprobleme verschieben Dinge. Halten Sie möglichst einen freien Slot pro Tag vor und legen Sie vorab fest, wer einen Tausch genehmigen darf. Jede Änderung sollte den Datensatz aktualisieren, aus dem die Website erzeugt wird, nicht eine separate Kopie.

Beispiel: 60 Abstracts zu Sitzungen bündeln

Angenommen, 60 Abstracts sind für Vorträge angenommen, und Sie haben zwei Räume und vier parallele Slots von 90 Minuten. Jede Sitzung fasst fünf Vorträge zu 12 plus 3 Minuten, das sind 75 Minuten, und lässt 15 Minuten für den Wechsel. Vier Slots in zwei Räumen ergeben acht Sitzungen und 40 Vorträge. Das reicht für 60 nicht, Sie brauchen drei Räume, sechs Slots oder kürzere Vorträge. Wer zuerst rechnet, weiß, wie der Zeitplan aussehen muss, bevor man sich streitet, wer wann spricht. Bündeln Sie dann die 60 Abstracts nach Thema zu zwölf Gruppen à fünf und passen Sie an, wo eine Gruppe zu klein oder zu groß ist.

Eine einfache Methode, Überschneidungen zu finden

Überschneidungen findet man am leichtesten, wenn man jede Person mit Rolle im Programm und ihre Slots auflistet. Für eine kleine Tagung genügt eine Tabelle, für eine große ist ein System besser, das das Programm liest. Die Methode ist in beiden Fällen dieselbe.

• Jede vortragende, leitende, organisierende und diskutierende Person mit einer Zeile pro Auftritt auflisten.
• Nach Person sortieren und nach zwei Zeilen im selben Zeitslot suchen.
• Für jedes Themencluster die parallel angesetzten Sitzungen auflisten und fragen, ob eine interessierte Person beide besuchen möchte.
• Personen markieren, die nur an bestimmten Tagen teilnehmen können, und prüfen, dass sie nicht anderswo eingeplant sind.
• Die Prüfung nach jeder Änderung wiederholen, denn eine Korrektur an einer Stelle erzeugt oft eine Überschneidung an anderer.

Sitzungslänge, Vorträge und Wechselzeiten

Die Arithmetik einer Sitzung ist einfach und wird oft übersehen. Eine 90-Minuten-Sitzung mit fünf 12-Minuten-Vorträgen, je 3 Minuten Fragen und ohne Puffer hat nur 15 Minuten Spielraum, und eine einzige Verspätung verbraucht ihn. Entscheiden Sie anhand des Puffers, den Sie wirklich wollen, ob die Sitzung vier oder fünf Vorträge hat, und sagen Sie den Leitungen, dass der Plan ein Versprechen an Teilnehmende ist, die zwischen Räumen wechseln. Überzieht ein Vortrag, beginnt die nächste Person zu spät, und Menschen im anderen Raum warten auf einen Vortrag, der nicht begonnen hat. Sagen Sie den Leitungen, dass sie die Zeit auch bei lebhafter Diskussion einhalten sollen.

Räume nach erwartetem Interesse dimensionieren

Ordnen Sie mit einer kleinen Tabelle jede Sitzung einem Raum zu. Bitten Sie Track-Verantwortliche, das erwartete Interesse als hoch, mittel oder gering einzustufen, und nutzen Sie Anmeldedaten, wenn sie Themeninteresse zeigen. Geben Sie Sitzungen mit hohem Interesse die größten Räume und legen Sie verwandte Sitzungen mit geringem Interesse im selben Slot in die kleineren Räume.

Slot 1 (11:00) Sitzung 1A Vorhersagemethoden Interesse: hoch Raum A (200 Plätze) Sitzung 1B Grundwasser Interesse: mittel Raum B (100 Plätze) Sitzung 1C Daten und Modelle Interesse: gering Raum C (60 Plätze) Slot 2 (14:00) Sitzung 2A Urbane Wassersysteme Interesse: hoch Raum A (200 Plätze) Sitzung 2B Ältere Datensätze Interesse: gering Raum C (60 Plätze)

Sitzungshopping und wie man damit umgeht

Teilnehmende wechseln zwischen Parallelsitzungen, um einen bestimmten Vortrag zu hören. Entscheiden Sie, ob Sie das akzeptieren und unterstützen oder davon abraten. Unterstützen heißt: Die Leitungen halten die veröffentlichten Zeiten ein, das Programm zeigt die genaue Zeit jedes Vortrags, und die Räume liegen nah beieinander. Hat eine Sitzung keine feste Reihenfolge, wird Hopping unmöglich. Sagen Sie Vortragenden, dass ihre Zeit fest ist und dass eine Verschiebung um zehn Minuten Menschen in einem anderen Raum betreffen kann. Manche Tagungen bitten darum, nur zwischen Vorträgen zu wechseln, nicht mittendrin; ein kurzer Satz im Programm genügt.

Nicht gegen Poster und Keynotes planen

Postersitzungen und Keynotes sind die Teile eines Programms, die alle anziehen und am ehesten durch eine Überschneidung geschwächt werden. Halten Sie Parallelsitzungen aus der Postersitzung heraus oder sorgen Sie dafür, dass Posterautorinnen und -autoren nicht gleichzeitig sprechen. Lassen Sie die Keynote allein in ihrem Slot. Folgt auf eine Keynote eine Kaffeepause, legen Sie Parallelsitzungen nach der Pause und nicht direkt nach der Keynote, damit alle Zeit haben, ihren Raum zu finden.

Ein Protokoll für kurzfristige Änderungen

Änderungen kommen während der Tagung, und ein schriftliches Protokoll hält sie im Griff. Benennen Sie eine Person, die eine Änderung genehmigen darf, und eine, die das Programm aktualisiert. Aktualisieren Sie zuerst den Datensatz, dann Website und Beschilderung, und informieren Sie betroffene Vortragende und Leitungen persönlich. Verlegt die Änderung eine Sitzung in einen anderen Raum, stellen Sie eine Person an den alten Raum, um Leute umzulenken, und ergänzen Sie eine Zeile im Online-Programm.

Änderungsantrag Was: [Sitzung 2B zieht von Raum B nach Raum C um] Warum: [Raum B hat einen technischen Defekt] Genehmigt von: [Programmleitung] um [Uhrzeit] Aktualisiert: [Website] [App] [Beschilderung] Informiert: [Leitung] [Vortragende] [Helfende]

Das Programm aus Teilnehmersicht prüfen

Wählen Sie vor der Veröffentlichung drei Teilnehmerprofile, etwa eine Doktorandin in einem Thema, einen Keynote-Sprecher und eine Sitzungsleitung, und gehen Sie deren Tag durch. Hat eine dieser Personen eine Überschneidung oder fünf Minuten Weg zwischen Räumen, passen Sie an.