Cómo programar sesiones paralelas en un congreso

Empezar por agrupaciones, no por huecos

Agrupe primero los resúmenes aceptados por tema y solo después asigne horarios. Una sesión con un tema coherente es más fácil de moderar y de elegir. Divida un tema grande en dos sesiones en lugar de mezclar charlas sin relación para llenar un hueco.

Detectar los solapamientos que importan

Algunos solapamientos son inocuos; otros vacían una sala. Compruebe estos antes de publicar.

• La misma persona presenta o modera en dos salas a la vez.
• La charla paralela de un ponente plenario coincide con otra sesión del mismo grupo.
• Dos sesiones sobre temas muy próximos al mismo tiempo.
• Ponentes que solo pueden asistir un día.
• Sesiones de un mismo grupo de investigación programadas en paralelo.

Dimensionar las salas según el interés previsto

Pregunte qué sesiones serán probablemente las más populares. Colóquelas en las salas más grandes en lugar de seguir el orden de aceptación. Si la inscripción muestra interés por tema, úsela; si no, consulte a moderadores y responsables de línea.

Dejar margen para cambiar

Bajas, enfermedades y problemas de viaje moverán cosas. Deje si es posible un hueco libre por día y decida de antemano quién puede aprobar un intercambio. Cada cambio debe actualizar el registro a partir del cual se genera la web, no una copia aparte.

Ejemplo práctico: agrupar 60 resúmenes en sesiones

Supongamos que se han aceptado 60 resúmenes para presentación oral y dispone de dos salas y cuatro franjas paralelas de 90 minutos. Cada sesión admite cinco charlas de 12 más 3 minutos, es decir, 75 minutos, y deja 15 para los cambios. Cuatro franjas en dos salas dan ocho sesiones y 40 charlas. No basta para 60: necesita tres salas, o seis franjas, o charlas más cortas. Hacer primero la cuenta indica cómo debe ser el horario antes de discutir quién habla cuándo. Después agrupe los 60 resúmenes por tema en doce grupos de cinco y ajuste donde un grupo sea demasiado pequeño o grande.

Un método sencillo para encontrar solapamientos

Los solapamientos se encuentran más fácilmente listando a cada persona con un papel en el programa y las franjas en que aparece. Una hoja de cálculo basta para una reunión pequeña, y un sistema que lea el programa es mejor para una grande. El método es el mismo en ambos casos.

• Liste a cada ponente, moderador, organizador y comentarista con una fila por intervención.
• Ordene por persona y busque dos filas en la misma franja.
• Para cada grupo temático, liste las sesiones programadas en paralelo y pregunte si un asistente interesado podría querer ir a ambas.
• Marque a quienes solo pueden asistir ciertos días y compruebe que no están programados en otro lugar.
• Repita la comprobación tras cada cambio, ya que una corrección en un sitio suele crear un solapamiento en otro.

Duración de la sesión, charlas y cambios

La aritmética de una sesión es sencilla y a menudo se ignora. Una sesión de 90 minutos con cinco charlas de 12 minutos, 3 de preguntas cada una y sin margen tiene solo 15 minutos de holgura, y un único retraso los consume. Decida si la sesión tiene cuatro o cinco charlas según el margen real que desea y diga a los moderadores que el horario es una promesa a los asistentes que cambian de sala. Si una charla se alarga, el siguiente ponente empieza tarde y quienes están en la otra sala esperan una charla que no ha empezado. Diga a los moderadores que respeten el horario incluso cuando la discusión sea animada.

Dimensionar las salas según el interés previsto

Use una tabla pequeña para asignar cada sesión a una sala. Pida a los responsables de línea que valoren el interés previsto como alto, medio o bajo y use los datos de inscripción si muestran interés por tema. Dé a las sesiones de alto interés las salas más grandes y coloque en la misma franja, en las salas menores, las sesiones afines de bajo interés.

Franja 1 (11:00) Sesión 1A Métodos de predicción interés: alto Sala A (200 plazas) Sesión 1B Aguas subterráneas interés: medio Sala B (100 plazas) Sesión 1C Datos y modelos interés: bajo Sala C (60 plazas) Franja 2 (14:00) Sesión 2A Sistemas de agua urbanos interés: alto Sala A (200 plazas) Sesión 2B Conjuntos de datos antiguos interés: bajo Sala C (60 plazas)

El salto entre sesiones y cómo gestionarlo

Los asistentes pasarán de una sesión paralela a otra para oír una charla concreta. Decida si lo acepta y lo facilita o si lo desaconseja. Facilitarlo supone que los moderadores respeten los horarios publicados, que el programa muestre la hora exacta de cada charla y que las salas estén cerca. Si una sesión no tiene orden fijo, saltar se vuelve imposible. Diga a los ponentes que su hora es fija y que mover una charla diez minutos puede afectar a personas de otra sala. Algunas reuniones piden cambiar de sala solo entre charlas y no a mitad de una; basta una frase breve en el programa.

No programar en paralelo con pósteres y plenarias

Las sesiones de pósteres y las plenarias son las partes del programa que atraen a todos y las más expuestas a debilitarse por un solapamiento. Mantenga las sesiones paralelas fuera de la sesión de pósteres o asegúrese de que los autores de pósteres no hablan a la vez. Deje la plenaria sola en su franja. Cuando una plenaria va seguida de una pausa de café, coloque las sesiones paralelas después de la pausa y no justo tras la plenaria, para que todos tengan tiempo de encontrar su sala.

Un protocolo para cambios de última hora

Los cambios llegan durante la reunión, y un protocolo escrito los mantiene bajo control. Nombre a una persona que pueda aprobar un cambio y a otra que actualice el programa. Actualice primero el registro, luego la web y la señalización, e informe personalmente a los ponentes y moderadores afectados. Si el cambio traslada una sesión a otra sala, ponga a alguien en la sala antigua para redirigir a la gente y añada una línea al programa en línea.

Solicitud de cambio Qué: [La sesión 2B pasa de la sala B a la sala C] Por qué: [La sala B tiene una avería técnica] Aprobado por: [Presidencia del programa] a las [hora] Actualizado: [web] [aplicación] [señalización] Informados: [moderador] [ponentes] [voluntarios]

Revisar el programa como asistente

Antes de publicar, elija tres perfiles de asistente, por ejemplo un doctorando de un tema, un ponente plenario y un moderador, y recorra su jornada. Si alguno tiene un solapamiento o cinco minutos de camino entre salas, ajústelo.