Comment planifier des sessions parallèles dans un congrès

Partir des regroupements, pas des créneaux

Regroupez d’abord les résumés acceptés par thème, puis attribuez les horaires. Une séance au thème cohérent se préside et se choisit plus facilement. Scindez un grand thème en deux séances plutôt que de mélanger des exposés sans lien pour remplir un créneau.

Repérer les conflits qui comptent

Certains chevauchements sont sans conséquence ; d’autres vident une salle. Vérifiez ceux-ci avant de publier.

• La même personne qui présente ou préside dans deux salles à la fois.
• La communication parallèle d’un conférencier plénier qui chevauche une autre séance du même groupe.
• Deux séances sur des thèmes voisins au même moment.
• Des orateurs qui ne peuvent venir qu’un jour.
• Des séances d’un même groupe de recherche programmées l’une contre l’autre.

Dimensionner les salles selon l’intérêt attendu

Demandez quelles séances risquent d’attirer le plus de monde. Placez-les dans les plus grandes salles plutôt que dans l’ordre d’acceptation. Si les inscriptions montrent un intérêt par thème, utilisez-les ; sinon, interrogez présidents et responsables de thème.

Prévoir la marge pour changer

Désistements, maladies et problèmes de voyage déplaceront des éléments. Gardez si possible un créneau libre par jour et décidez à l’avance qui peut approuver un échange. Chaque changement doit modifier la fiche à partir de laquelle le site est généré, pas une copie séparée.

Exemple concret : regrouper 60 résumés en séances

Supposons que 60 résumés aient été acceptés en oral et que vous disposiez de deux salles et de quatre créneaux parallèles de 90 minutes. Chaque séance compte cinq exposés de 12 plus 3 minutes, soit 75 minutes, avec 15 minutes pour les changements. Quatre créneaux dans deux salles donnent huit séances et 40 exposés. Cela ne suffit pas pour 60 : il faut trois salles, ou six créneaux, ou des exposés plus courts. Faire le calcul d’abord dit à quoi l’horaire doit ressembler avant de se disputer sur qui parle quand. Regroupez ensuite les 60 résumés par thème en douze ensembles de cinq et ajustez quand un ensemble est trop petit ou trop grand.

Une méthode simple pour repérer les conflits

Les conflits se repèrent le plus facilement en listant chaque personne ayant un rôle dans le programme et les créneaux où elle apparaît. Un tableur suffit pour une petite réunion, un système qui lit le programme est préférable pour une grande. La méthode est la même dans les deux cas.

• Listez chaque orateur, président, organisateur et discutant, avec une ligne par intervention.
• Triez par personne et cherchez deux lignes dans le même créneau.
• Pour chaque ensemble thématique, listez les séances programmées en parallèle et demandez si un participant intéressé pourrait assister aux deux.
• Repérez les personnes qui ne peuvent venir que certains jours et vérifiez qu’elles ne sont pas programmées ailleurs.
• Recommencez la vérification après chaque changement, car une correction à un endroit crée souvent un conflit ailleurs.

Durée de séance, exposés et changements

L’arithmétique d’une séance est simple et souvent ignorée. Une séance de 90 minutes avec cinq exposés de 12 minutes, 3 minutes de questions chacun et aucune marge n’a que 15 minutes de jeu, et un seul retard les consomme. Décidez si la séance compte quatre ou cinq exposés selon la marge réelle que vous voulez, et dites aux présidents que l’horaire est une promesse faite aux participants qui changent de salle. Si un exposé déborde, l’orateur suivant commence en retard et les personnes de l’autre salle attendent un exposé qui n’a pas commencé. Dites aux présidents de tenir l’horaire même quand la discussion est animée.

Dimensionner les salles selon l’intérêt attendu

Utilisez un petit tableau pour associer chaque séance à une salle. Demandez aux responsables de thème d’évaluer l’intérêt attendu (fort, moyen, faible) et utilisez les données d’inscription si elles montrent l’intérêt par thème. Donnez aux séances à fort intérêt les plus grandes salles et placez dans le même créneau, dans les petites salles, les séances voisines à faible intérêt.

Créneau 1 (11h00) Séance 1A Méthodes de prévision intérêt : fort Salle A (200 places) Séance 1B Eaux souterraines intérêt : moyen Salle B (100 places) Séance 1C Données et modèles intérêt : faible Salle C (60 places) Créneau 2 (14h00) Séance 2A Systèmes d’eau urbains intérêt : fort Salle A (200 places) Séance 2B Jeux de données anciens intérêt : faible Salle C (60 places)

Le papillonnage entre séances et comment le gérer

Les participants changeront de séance parallèle pour entendre un exposé précis. Décidez si vous l’acceptez et le facilitez, ou si vous le découragez. Le faciliter suppose que les présidents respectent les horaires publiés, que le programme indique l’heure exacte de chaque exposé et que les salles soient proches. Si une séance n’a pas d’ordre fixe, le papillonnage devient impossible. Dites aux orateurs que leur heure est fixe et que décaler un exposé de dix minutes peut affecter des personnes dans une autre salle. Certaines réunions demandent de ne changer de salle qu’entre deux exposés et non au milieu d’un ; une courte phrase dans le programme suffit.

Ne pas programmer en concurrence avec posters et plénières

Les séances posters et les plénières sont les moments d’un programme qui attirent tout le monde, et les plus susceptibles d’être affaiblis par un conflit. Gardez les sessions parallèles hors de la séance posters, ou veillez à ce que les auteurs de posters ne parlent pas en même temps. Gardez la plénière seule dans son créneau. Quand une plénière est suivie d’une pause café, placez les sessions parallèles après la pause et non juste après la plénière, pour que chacun ait le temps de trouver sa salle.

Un protocole pour les changements de dernière minute

Les changements arrivent pendant la réunion, et un protocole écrit les garde sous contrôle. Nommez une personne qui peut approuver un changement et une qui met à jour le programme. Mettez d’abord à jour la fiche, puis le site et la signalétique, et prévenez personnellement orateurs et présidents concernés. Si le changement déplace une séance dans une autre salle, placez quelqu’un devant l’ancienne salle pour rediriger les gens et ajoutez une ligne au programme en ligne.

Demande de changement Quoi : [Séance 2B passe de la salle B à la salle C] Pourquoi : [La salle B a une panne technique] Approuvé par : [Responsable du programme] à [heure] Mis à jour : [site] [application] [signalétique] Prévenus : [président] [orateurs] [bénévoles]

Relire le programme comme un participant

Avant la publication, choisissez trois profils de participants, par exemple un doctorant d’un thème, un conférencier plénier et un président de séance, et parcourez leur journée. Si l’un d’eux a un conflit ou cinq minutes de marche entre deux salles, corrigez.