Consignes pour les présentations par poster : guide des organisateurs

Décider ce qu’est un créneau poster

Avant d’accepter des posters, décidez de la durée de la séance, si les auteurs doivent rester près de leur poster et s’il existe un court exposé ou un créneau « flash ». Les auteurs organiseront leur voyage autour de ces décisions.

Consignes à joindre à l’acceptation

Regroupez ce qui suit sur une seule page et renvoyez-y depuis l’e-mail d’acceptation.

• Format et orientation : [A0 portrait / 90 × 120 cm], avec le maximum autorisé.
• Fixation : comment les posters sont accrochés et qui fournit le matériel.
• Contenu : titre, auteurs et affiliations, court résumé, résultats et un lien de contact ou QR code.
• Langue et lisibilité : taille minimale du texte et contraste des couleurs.
• Horaire : quand accrocher le poster, quand être présent, quand le décrocher.
• Numéro de résumé : quel numéro figure sur le panneau.
• Posters numériques : format, taille et date limite, si vous les acceptez.

Préparer la salle

Comptez les panneaux par rapport aux posters acceptés plus une petite réserve. Numérotez les panneaux selon les numéros de résumés et indiquez-les au programme pour que les participants trouvent un poster sans demander. Placez les thèmes populaires là où l’on peut se tenir debout.

Si vous évaluez les posters

Annoncez les critères à l’avance, par exemple clarté, qualité scientifique et présentation, ainsi que le nombre de jurés par poster. Dites aux jurés combien de temps passer devant chaque panneau et où consigner les notes. Annoncez le résultat au programme, pas seulement dans la salle.

Une fiche de consignes d’une page

Les auteurs de posters lisent une page. Rédigez-la pour qu’un auteur puisse l’imprimer et la suivre. Remplacez les valeurs par les vôtres et gardez-la sur le site de l’événement pour que toute mise à jour soit visible.

CONSIGNES POSTER · [nom du congrès] Format : A0 portrait (841 × 1189 mm). Les posters plus grands ne peuvent pas être affichés. Fixation : punaises ou adhésif fournis au panneau. N’utilisez pas de colle qui abîme les panneaux. Numéro de panneau : indiqué dans votre e-mail d’acceptation. Votre numéro de résumé est [ ]. Accrochage : lundi 8h00–10h00. Présentation : mardi 15h30–17h00. Décrochage : mercredi avant 13h00. Contenu : titre, auteurs et affiliations, court résumé, résultats principaux, lien de contact ou QR code. Taille du texte : titre d’au moins 72 pt, intertitres 36 pt, texte 24 pt. Copie numérique : merci de déposer un PDF avant le [date] pour le programme en ligne. Questions : [adresse]

Formats de séance posters

La façon de conduire la séance change son utilité pour les auteurs et les visiteurs. Choisissez un format délibérément plutôt que par défaut.

• Séance ouverte : tous les posters sont affichés pendant toute la durée et les auteurs restent devant. Simple, mais les visiteurs peuvent ne pas voir tous les posters.
• Séance partagée : les posters de numéro impair sont présentés dans la première moitié et ceux de numéro pair dans la seconde. Les auteurs peuvent aussi visiter les autres.
• Présentations flash puis posters : chaque auteur a deux à trois minutes au micro, puis la séance posters suit. Augmente la visibilité mais exige un chronométrage strict.
• Visites guidées : un président conduit un groupe autour des posters d’un thème. Fonctionne bien pour de petites séances ciblées.

Posters numériques

Certaines réunions acceptent des posters montrés sur écrans ou en ligne. Si vous les autorisez, indiquez le format, l’orientation, la taille de fichier et la date limite, et vérifiez que les écrans peuvent les afficher. Décidez si un poster numérique remplace un poster imprimé ou s’y ajoute. Demandez un PDF pour que le fichier ait le même aspect sur tout appareil, et tenez une galerie en ligne pour que visiteurs et personnes absentes puissent les lire plus tard. Testez l’installation sur place la veille, y compris la façon dont un auteur change de diapositive.

Un formulaire simple d’évaluation des posters

Si vous décernez un prix, utilisez un formulaire court et les mêmes critères pour tous les jurés. Dites d’avance aux auteurs sur quoi ils seront évalués.

Numéro du poster : [ ] Juré : [ ] Qualité scientifique (1–5) : [ ] Clarté du poster (1–5) : [ ] Conception visuelle et lisibilité (1–5) : [ ] Capacité à expliquer le travail à un visiteur (1–5) : [ ] Total : [ ] / 20 Commentaire (facultatif) : [ ]

Panneaux, numérotation et salle

Comptez les panneaux par rapport au nombre de posters acceptés et ajoutez une petite réserve d’environ cinq pour cent. Numérotez chaque panneau selon le numéro de résumé du programme et imprimez les numéros à une taille lisible de loin. Mettez un plan de l’implantation sur le site et à l’entrée. Laissez des allées assez larges pour que deux personnes se croisent et réservez de l’espace pour qu’une personne en fauteuil roulant approche chaque panneau. Testez un panneau à l’avance avec un vrai poster de taille maximale pour vérifier qu’il tient et que les punaises accrochent.

Rendre les posters accessibles

Un poster illisible à un mètre ne remplit pas son rôle. Donnez aux auteurs une taille de texte minimale, demandez un contraste élevé entre texte et fond et évitez le rouge et le vert ensemble. Encouragez un QR code ou un lien court vers le résumé complet ou une version en texte simple, ce qui aide les visiteurs malvoyants et permet d’emporter le contenu. Demandez aux auteurs de décrire leurs figures dans le texte, pour que le poster ne dépende pas de la couleur seule.

Absents, décrochage et après la réunion

Décidez ce qui se passe si un auteur ne se présente pas. Une règle courante consiste à indiquer le poster comme « non présenté » au programme et à le garder dans le livre des résumés, mais à le retirer du panneau après la première séance. Dites aux auteurs que les posters non retirés à l’heure indiquée seront jetés et prévoyez un endroit où laisser ceux qu’ils veulent garder. Après la réunion, demandez les PDF et publiez-les avec autorisation, pour que le travail ait une vie au-delà de la salle.

Conseils à joindre pour les auteurs qui présentent un poster pour la première fois

Beaucoup d’auteurs de posters sont des étudiants qui n’en ont jamais fait. Un court paragraphe de conseils élève la qualité de toute la séance. Suggérez de commencer par la question et le résultat principal, d’utiliser des figures plutôt que des paragraphes, de laisser de l’espace blanc et d’imprimer une copie d’essai pour vérifier que le texte se lit à environ un mètre. Rappelez-leur d’apporter quelques cartes de visite ou un QR code et de préparer une explication de deux minutes pour les visiteurs qui s’arrêtent. Ces petits conseils ne coûtent rien et font la différence entre un poster que l’on regarde et un poster devant lequel on passe.

Relancer les auteurs

Envoyez une relance une semaine avant la réunion avec l’horaire, le numéro de panneau et la plage d’accrochage. Ajoutez un nom et un numéro de téléphone en cas de problème à l’arrivée.