Pautas para presentaciones de pósteres: guía para organizadores

Decidir qué es un turno de póster

Antes de aceptar pósteres, decida cuánto dura la sesión, si los autores deben estar junto a su póster y si hay una breve exposición o un turno «flash». Los autores organizarán su viaje en función de estas decisiones.

Pautas para enviar con la aceptación

Reúna lo siguiente en una sola página y enlácela desde el correo de aceptación.

• Tamaño y orientación: [A0 vertical / 90 × 120 cm], con el máximo permitido.
• Montaje: cómo se sujetan los pósteres y quién aporta el material.
• Contenido: título, autores y afiliaciones, resumen breve, resultados y un enlace de contacto o código QR.
• Idioma y legibilidad: tamaño mínimo de texto y contraste de color.
• Horario: cuándo colgar el póster, cuándo estar presente, cuándo retirarlo.
• Número de resumen: qué número corresponde al panel.
• Pósteres digitales: formato, tamaño y fecha límite, si los admite.

Preparar la sala

Cuente los paneles frente a los pósteres aceptados más una pequeña reserva. Numere los paneles según los números de resumen e indíquelos en el programa para que los asistentes encuentren un póster sin preguntar. Sitúe los temas más populares donde haya espacio para estar de pie.

Si se valoran los pósteres

Anuncie los criterios de antemano, por ejemplo claridad, calidad científica y presentación, y el número de jueces por póster. Diga a los jueces cuánto tiempo dedicar a cada panel y dónde anotar las puntuaciones. Anuncie el resultado en el programa, no solo en la sala.

Una hoja de instrucciones de una página

Los autores de pósteres leen una página. Redáctela para que un autor pueda imprimirla y seguirla. Sustituya los valores por los suyos y manténgala en el sitio web del evento para que cualquier actualización sea visible.

INSTRUCCIONES PARA PÓSTERES · [nombre del congreso] Tamaño: A0 vertical (841 × 1189 mm). No se pueden exhibir pósteres mayores. Montaje: chinchetas o cinta disponibles en el panel. No use adhesivos que dañen los paneles. Número de panel: figura en su correo de aceptación. Su número de resumen es [ ]. Colgar: lunes 8:00–10:00. Presentar: martes 15:30–17:00. Retirar: miércoles antes de las 13:00. Contenido: título, autores y afiliaciones, resumen breve, resultados principales, contacto o enlace QR. Tamaño de letra: título mínimo 72 pt, encabezados 36 pt, texto 24 pt. Copia digital: suba un PDF antes del [fecha] para el programa en línea. Consultas: [dirección]

Formatos de sesión de pósteres

La forma de dirigir la sesión cambia su utilidad para autores y visitantes. Elija un formato a propósito y no por defecto.

• Sesión abierta: todos los pósteres están expuestos todo el tiempo y los autores están junto a ellos. Sencilla, pero los visitantes pueden no llegar a todos.
• Sesión dividida: los pósteres de número impar se presentan en la primera mitad y los de número par en la segunda. Los autores también pueden visitar otros.
• Charlas relámpago y pósteres: cada autor tiene dos o tres minutos ante el micrófono y después sigue la sesión de pósteres. Aumenta la visibilidad, pero exige un control estricto del tiempo.
• Visitas guiadas: un moderador lleva a un grupo por los pósteres de un tema. Funciona bien en sesiones pequeñas y centradas.

Pósteres digitales

Algunas reuniones aceptan pósteres mostrados en pantallas o en línea. Si los permite, indique el formato, la orientación, el tamaño de archivo y el plazo, y compruebe que las pantallas pueden mostrarlos. Decida si un póster digital es una alternativa al impreso o un complemento. Pida un PDF para que el archivo se vea igual en cualquier dispositivo y mantenga una galería en línea para que visitantes y quienes no pudieron asistir los lean después. Pruebe la instalación en la sede el día anterior, incluido cómo cambia de diapositiva el autor.

Un formulario sencillo de valoración de pósteres

Si concede un premio, use un formulario breve y los mismos criterios para todos los jueces. Diga de antemano a los autores en qué se les valorará.

Número de póster: [ ] Juez: [ ] Calidad científica (1–5): [ ] Claridad del póster (1–5): [ ] Diseño visual y legibilidad (1–5): [ ] Capacidad de explicar el trabajo a un visitante (1–5): [ ] Total: [ ] / 20 Comentario (opcional): [ ]

Paneles, numeración y sala

Cuente los paneles frente al número de pósteres aceptados y añada una pequeña reserva de alrededor del cinco por ciento. Numere cada panel para que coincida con el número de resumen del programa e imprima los números en un tamaño legible desde lejos. Ponga un plano de la distribución de paneles en la web y en la entrada. Deje pasillos lo bastante anchos para que se crucen dos personas y reserve espacio para que una persona en silla de ruedas llegue a cada panel. Pruebe un panel de antemano con un póster real de tamaño máximo para comprobar que cabe y que las chinchetas sujetan.

Hacer accesibles los pósteres

Un póster que no se puede leer a un metro no cumple su función. Dé a los autores un tamaño mínimo de letra, pida un contraste alto entre texto y fondo y evite el rojo y el verde juntos. Anime a incluir un código QR o un enlace corto al resumen completo o a una versión en texto plano, lo que ayuda a los visitantes con baja visión y permite llevarse el contenido. Pida a los autores que describan sus figuras en el texto, para que el póster no dependa solo del color.

Ausencias, retirada y después de la reunión

Decida qué ocurre si un autor no se presenta. Una regla habitual es marcar el póster como «no presentado» en el programa y mantenerlo en el libro de resúmenes, pero retirarlo del panel tras la primera sesión. Diga a los autores que los pósteres no retirados a la hora indicada se desecharán y prevea un lugar donde dejar los que quieran conservar. Tras la reunión, pida los PDF y publíquelos con permiso, para que el trabajo tenga vida más allá de la sala.

Consejos para quienes presentan un póster por primera vez

Muchos autores de pósteres son estudiantes que nunca han hecho uno. Un breve párrafo de consejos eleva la calidad de toda la sesión. Sugiera empezar por la pregunta y el resultado principal, usar figuras en lugar de párrafos, dejar espacio en blanco e imprimir una copia de prueba para comprobar que el texto se lee a aproximadamente un metro. Recuérdeles que lleven algunas tarjetas o un código QR y que preparen una explicación de dos minutos para los visitantes que se detengan. Estos pequeños consejos no cuestan nada y marcan la diferencia entre un póster que se mira y uno ante el que se pasa de largo.

Recordar a los autores

Envíe un recordatorio una semana antes de la reunión con el horario de la sesión, el número de panel y la franja para colgar. Incluya un nombre y un teléfono para problemas a la llegada.