Organisationskomitee einer Tagung: Rollen und Verantwortlichkeiten

Organisations- und wissenschaftliches Komitee trennen

Das Organisationskomitee führt die Veranstaltung: Ort, Budget, Anmeldung, Sponsoren, Kommunikation. Das wissenschaftliche Komitee verantwortet die Inhalte: Themen, Begutachtung und Programm. Bei kleinen Tagungen sitzen dieselben Personen in beiden, die Zuständigkeiten sollten trotzdem getrennt festgehalten werden.

Kernrollen

Passen Sie die Bezeichnungen an Ihre Fachgemeinschaft an. Entscheidend ist, dass jede Aufgabe genau eine verantwortliche Person hat.

• Tagungsleitung: Gesamtverantwortung, letzte Entscheidung bei Streitfällen, vertritt die Tagung gegenüber Fachgesellschaft und Sponsoren.
• Programmleitung: leitet das wissenschaftliche Komitee, verantwortet Call, Begutachtung und Programm.
• Track-Verantwortliche: gewinnen Gutachtende ihres Fachs und entscheiden Grenzfälle.
• Schatzmeisterin oder Finanzverantwortlicher: Budget, Gebührentabelle, Rechnungen, Erstattungen.
• Sekretariat: erste Anlaufstelle für Autorinnen, Autoren und Teilnehmende; dokumentiert Ausnahmen.
• Kommunikation: Website, E-Mail-Plan, soziale Kanäle und Teilnehmendensupport.
• Lokale Organisation: Ort, Verpflegung, Räume, Barrierefreiheit vor Ort.
• Helferkoordination: Schichten und Briefings vor Ort.

Eine einseitige Zuständigkeitstabelle schreiben

Nennen Sie pro Aufgabe eine Person, die entscheidet, und eine, die umsetzt. Eine kurze Tabelle schlägt eine lange Satzung: Sie lässt sich in der Sitzung lesen und aktualisieren, wenn jemand ausscheidet. Typische Entscheidungen: verspätete Einreichungen annehmen, Gebühren erlassen, einen Vortrag in ein Poster umwandeln, einen Raum wechseln.

Die Übergabe einplanen

Komitees wechseln, besonders bei Fachgesellschaften mit wechselndem Tagungsort. Halten Sie Entscheidungen und Ausnahmen im selben System wie die betroffenen Datensätze, damit eine neue Programmleitung sieht, was warum entschieden wurde, statt ein Postfach zu erben.

Eine Zuständigkeitstabelle zum Kopieren

Füllen Sie pro Aufgabe eine Zeile aus. „Entscheidet“ ist die Person mit dem letzten Wort, „führt aus“ die, die es umsetzt. Wo dieselbe Person beides tut, schreiben Sie es einmal. Wo niemand genannt ist, hat die Aufgabe noch keine Zuständigkeit.

Aufgabe Entscheidet Führt aus Termin und Ort festlegen Tagungsleitung Lokale Organisation Call for Papers freigeben Programmleitung Programmleitung Gutachtende gewinnen Track-Verantwortl. Sekretariat Späte Einreichungen annehmen Programmleitung Sekretariat Gebühren und Erlasse festlegen Schatzmeisterin Schatzmeisterin Vortrag in Poster umwandeln Track-Verantwortl. Programmleitung Programm veröffentlichen/pflegen Programmleitung Kommunikation Fragen von Teilnehmenden beantworten Kommunikation Helfende Sponsorenleistungen freigeben Tagungsleitung Schatzmeisterin

Wie groß sollte das Komitee sein

Die Größe folgt dem Arbeitsaufwand, nicht dem Prestige. Ein zu großes Komitee erzeugt Sitzungen ohne Entscheidungen, ein zu kleines brennt aus. Als Richtwert: Ein kleines Symposium kommt mit vier bis sechs Personen aus, eine Fachgesellschaftstagung braucht acht bis zwölf mit getrennten Leitungsrollen, ein großer Kongress eine Kerngruppe von zehn bis fünfzehn Personen plus wissenschaftliches Komitee und Helfende, koordiniert von benannten Leitungen. Halten Sie die entscheidende Gruppe unabhängig von der Größe klein und behandeln Sie das erweiterte Komitee als Beratende, die an definierten Punkten gefragt werden.

Das wissenschaftliche Komitee gewinnen und Erwartungen klären

Mitglieder des wissenschaftlichen Komitees sind meist erfahrene Personen mit wenig Zeit. Bitten Sie um konkrete Dinge und nennen Sie Termine. Sagen Sie, wie viele Abstracts sie begutachten sollen, wann die Begutachtung beginnt und endet, ob sie an einer Entscheidungssitzung teilnehmen und ob ihr Name auf der Website erscheint. Schreiben Sie diese Erwartungen in die Einladung, damit die Zusage informiert erfolgt, und erinnern Sie nach einem festen Plan. Wer weiß, was erwartet wird, bleibt; wer vom Aufwand überrascht wird, tritt mittendrin zurück.

• Zahl der zu begutachtenden Abstracts und erwarteter Zeitaufwand pro Abstract.
• Termine der Begutachtungsphase und der Entscheidungssitzung.
• Richtlinie zu Interessenkonflikten und Weg zur Erklärung eines Konflikts.
• Ob sie weitere Gutachtende vorschlagen dürfen.
• Wie ihr Name und ihre Affiliation angezeigt werden.

Helfende, Studierende und lokale Unterstützung

Die Arbeit vor Ort hängt von Helfenden ab, und sie brauchen eine klare Struktur genauso wie das Komitee. Benennen Sie eine Helferkoordination, veröffentlichen Sie einige Wochen vorher einen Schichtplan und geben Sie jeder Schicht eine schriftliche Kurzanweisung, was zu tun ist und wen man anruft. Studierende und Nachwuchsforschende schätzen die Erfahrung oft; würdigen Sie sie mit einer Bescheinigung oder ermäßigter Gebühr, wo Ihre Regeln es erlauben. Bitten Sie Helfende nicht um Entscheidungen, die dem Komitee zustehen, etwa einen Gebührenerlass zu genehmigen oder eine Sitzung zu ändern. Geben Sie ihnen stattdessen eine Telefonnummer zur Eskalation.

Ein Entscheidungsprotokoll führen

Ein Entscheidungsprotokoll ist das einfachste Übergabewerkzeug. Jedes Mal, wenn das Komitee etwas beschließt, das später jemand hinterfragen könnte, fügen Sie eine Zeile hinzu. Das dauert eine Minute und erspart eine Stunde Suche in Postfächern.

Datum Entscheidung Verantwortlich Grund 12. Feb. Späte Einreichungen bis 20. März angenommen Programmleitung Zwei eingeladene Autoren verpassten die Frist 03. Apr. Postersitzung auf Mittwochnachmittag verlegt Lokale Organis. Foyer am Dienstag nicht verfügbar 21. Mai Studierendenerlass auf 15 Plätze begrenzt Schatzmeisterin Budget

Was tun, wenn jemand mitten im Zyklus ausfällt

Jemand wird krank, wechselt die Stelle oder ist schlicht nicht mehr erreichbar, meist im ungünstigsten Moment. Bereiten Sie sich vor, indem Sie für jede kritische Rolle eine Vertretung benennen, etwa eine stellvertretende Programmleitung, die Zugriff auf dieselben Datensätze hat und das Entscheidungsprotokoll gelesen hat. Wird eine Rolle frei, weisen Sie die Aufgaben sofort neu zu und informieren Sie alle Betroffenen, auch Autorinnen, Autoren und Gutachtende, falls es sie berührt. Lassen Sie keine Aufgabe treiben, weil sie „fast“ jemandes ist. Hinterlässt die ausscheidende Person Notizen, danken Sie ihr und legen Sie sie in die Übergabeakte der nächsten Ausgabe.

Komiteesitzungen so führen, dass Entscheidungen entstehen

Die meisten Komiteesitzungen scheitern an mangelnder Vorbereitung. Senden Sie Tagesordnung und Unterlagen drei Tage vorher, und kennzeichnen Sie die benötigten Entscheidungen als solche. Beginnen Sie mit den offenen Punkten aus dem Entscheidungsprotokoll, dann die neuen nach Frist statt nach Interesse. Geben Sie jedem Punkt ein Zeitlimit. Lesen Sie zum Schluss Entscheidungen und Zuständige laut vor und senden Sie das Protokoll innerhalb eines Tages, denn eine nicht notierte Entscheidung wird von allen im Raum anders erinnert. Braucht ein Thema mehr als zehn Minuten und betrifft nur zwei Personen, nehmen Sie es aus der Sitzung und lassen Sie sie berichten. Kurze Sitzungen mit klarer Entscheidungsliste halten erfahrene Ehrenamtliche viel besser bei der Stange als lange.

Einen festen Rhythmus finden

Anfangs eine monatliche Sitzung und in den letzten zwei Monaten ein wöchentlicher Abgleich reichen meist aus. Jede Sitzung sollte mit einer Liste der getroffenen Entscheidungen und benannten Zuständigen enden, sichtbar für das ganze Komitee.