Gestión de conflictos de interés en la revisión por pares de congresos

Definir los conflictos por escrito

Una política que dice «evite los conflictos» no es aplicable. Enumere qué cuenta, para que revisores y presidencia apliquen la misma regla.

• Coautoría en los últimos [tres] años.
• Misma institución o departamento.
• Relación de dirección, alumnado o colaboración estrecha.
• Interés financiero o comercial en el trabajo.
• Relaciones personales que puedan afectar razonablemente al juicio.
• Casos propios del comité, por ejemplo que quien propuso un simposio revise sus envíos.

Recoger declaraciones en tres momentos

Pida a los autores que, al enviar, nombren a quienes no deberían revisar su trabajo. Pida a los revisores que declaren conflictos al aceptar. Vuelva a preguntar al abrir un resumen asignado, porque la lista de autores solo es visible entonces.

Aplicar antes de puntuar

Un conflicto debe bloquear la asignación u ocultar el resumen, no aparecer como una nota después de introducir una puntuación. Si el sistema lo permite, use los datos de autores e instituciones del registro para señalar automáticamente los conflictos probables y deje que la presidencia los confirme.

Cuando el conflicto afecta a la presidencia

Presidencia del programa y responsables de línea también envían resúmenes. Decida de antemano quién asume las decisiones sobre esos envíos y déjelo escrito en la política, para que el proceso no dependa de que alguien lo advierta.

Un ejemplo de política de conflictos de interés

Adapte este esquema a su comunidad. Manténgalo en una página y publíquelo en la página de revisores y junto al formulario de envío, para que autores y revisores vean las mismas reglas.

POLÍTICA DE CONFLICTOS DE INTERÉS 1. Finalidad El comité procura revisar cada resumen con equidad y que así se perciba. 2. Qué se considera conflicto Un revisor tiene un conflicto con un resumen si, en los últimos tres años, ha coescrito con algún autor, ha trabajado en el mismo departamento, ha dirigido o ha sido dirigido por un autor, o si tiene un interés económico o personal en el resultado. 3. Declaración Los autores pueden nombrar hasta tres personas que no deberían revisar su resumen. Los revisores deben declarar un conflicto antes de puntuar y no deben leer ni puntuar el resumen. 4. Aplicación La presidencia del programa comprueba las declaraciones y reasigna los resúmenes afectados. Los revisores con conflicto no ven las revisiones de ese resumen. 5. Miembros del comité Los miembros del comité que envían resúmenes no participan en las decisiones sobre ellos. 6. Registro Las declaraciones y reasignaciones se registran y se conservan con el resumen.

Tres escenarios y cómo resolverlos

Las políticas se prueban con casos concretos. Estos tres aparecen en la mayoría de las convocatorias y conviene acordar de antemano cómo se tratarán.

• Un revisor se da cuenta, a mitad de lectura, de que conoce al autor por una colaboración anterior. Se detiene, declara el conflicto y la presidencia reasigna el resumen. Se descarta cualquier puntuación ya introducida.
• El tema es tan estrecho que casi todos los revisores cualificados tienen alguna relación con el grupo. Acepte vínculos menores y antiguos, por ejemplo una coautoría de hace siete años, pero exija declaración y pida a un segundo revisor sin ningún vínculo que lea el resumen.
• Un responsable de línea envió un resumen en su propia línea. Otro responsable de línea o la presidencia del programa toma la decisión, y el responsable afectado queda oculto de las revisiones y discusiones de ese resumen.

Autodeclaración y detección automática

Confiar solo en que los revisores declaren conflictos deja huecos, porque se olvida o se juzga que un vínculo no importa. Confiar solo en el software deja otros huecos, porque ve coautorías e instituciones pero no relaciones personales. Use ambos y trate las alertas automáticas como avisos que una persona debe confirmar.

• La autodeclaración detecta relaciones personales e informales, pero depende de la memoria y la honestidad.
• La detección automática a partir de datos de autores y afiliaciones detecta instituciones compartidas, pero produce falsos positivos y no ve variantes de escritura.
• Las exclusiones nombradas por los autores detectan rivales y casos sensibles, pero pueden usarse mal; la presidencia debe revisar las peticiones inusuales.
• Una comprobación final de la presidencia del programa antes de puntuar cierra el circuito y deja constancia.

Conflictos en revisión de simple y de doble ciego

El modelo de revisión cambia cómo funcionan los conflictos. En simple ciego, los revisores ven a los autores y detectan por sí mismos los conflictos. En doble ciego no ven a los autores, así que no pueden conocer un conflicto: el sistema o la presidencia deben buscarlos. Entonces pesan más las listas de exclusión de los autores y el cruce automático, y los revisores deben avisar si creen reconocer al autor por el contenido, por ejemplo por un conjunto de datos singular. Decida el modelo antes de abrir la convocatoria, porque determina qué deben aportar los autores y qué campos se ocultan.

Qué hacer cuando un conflicto se descubre tarde

A veces un conflicto aparece después de introducir puntuaciones, o incluso tras las decisiones. No lo ignore ni cambie el resultado en silencio. Registre qué se encontró y cuándo. Si la puntuación del revisor con conflicto influyó en la decisión, pida a otro revisor que evalúe el resumen de forma independiente y deje que la presidencia decida con esa información. Si la decisión ya se comunicó y cambiaría, contacte con el autor, explíquelo con honestidad y corríjala. Una corrección visible protege más su proceso que una oculta, y la próxima presidencia sabrá qué hacer en un caso similar.

Un formulario de declaración para revisores

Un formulario breve mantiene coherentes las declaraciones. Puede formar parte del correo de aceptación o de la página de cuenta del revisor.

Declaración del revisor Nombre: [ ] He leído la política de conflictos de interés: [sí] Para cada resumen asignado: [ ] Sin conflicto [ ] Conflicto (elegir): coautoría · misma institución · director o estudiante · interés económico · relación personal · otro Comentario (opcional, visible solo para la presidencia): [ ]

Informar a los autores sobre la política

Los autores deben saber que existe una política de conflictos y cómo los protege. Enúnciela en un párrafo junto al formulario de envío e indique cómo pueden pedir que alguien no revise su trabajo. Hacerlo pronto reduce las quejas posteriores y demuestra que el comité se toma en serio la equidad.

Dejar constancia

Guarde declaraciones, excepciones y su motivo junto al resumen. Si un autor impugna una decisión, el comité puede mostrar qué se declaró y cómo se gestionó. Informe a los revisores de qué se registrará y limite la visibilidad a quien lo necesite.