Interessenkonflikte in der Begutachtung von Tagungsbeiträgen managen

Konflikte schriftlich definieren

Eine Richtlinie, die „Konflikte vermeiden“ verlangt, ist nicht durchsetzbar. Listen Sie auf, was zählt, damit Gutachtende und Leitung dieselbe Regel anwenden.

• Gemeinsame Publikation in den letzten [drei] Jahren.
• Dieselbe Institution oder Abteilung.
• Betreuungs-, Studierenden- oder enge Kooperationsbeziehungen.
• Finanzielles oder kommerzielles Interesse an der Arbeit.
• Persönliche Beziehungen, die das Urteil beeinflussen könnten.
• Komiteespezifische Fälle, etwa wenn die Person, die ein Symposium vorgeschlagen hat, dessen Einreichungen begutachtet.

Erklärungen an drei Stellen einholen

Bitten Sie Autorinnen und Autoren bei der Einreichung, Personen zu nennen, die nicht begutachten sollen. Bitten Sie Gutachtende bei der Zusage, Konflikte anzugeben. Fragen Sie beim Öffnen eines zugewiesenen Abstracts erneut, denn die Autorenliste ist erst dann sichtbar.

Vor der Bewertung durchsetzen

Ein Konflikt sollte die Zuweisung sperren oder das Abstract ausblenden, nicht als Notiz erscheinen, nachdem eine Bewertung vorliegt. Wo das System es erlaubt, nutzen Sie Autoren- und Institutionsdaten des Datensatzes, um wahrscheinliche Konflikte automatisch zu markieren, und lassen Sie die Leitung sie bestätigen.

Wenn die Leitung selbst betroffen ist

Auch Programmleitung und Track-Verantwortliche reichen Abstracts ein. Legen Sie vorab fest, wer über deren Einreichungen entscheidet, und halten Sie es in der Richtlinie fest, damit der Prozess nicht davon abhängt, dass jemand es bemerkt.

Beispiel für eine Richtlinie zu Interessenkonflikten

Passen Sie diese Gliederung an Ihre Fachgemeinschaft an. Halten Sie sie auf einer Seite und veröffentlichen Sie sie auf der Seite für Gutachtende und neben dem Einreichungsformular, damit Autorenschaft und Gutachtende dieselben Regeln sehen.

RICHTLINIE ZU INTERESSENKONFLIKTEN 1. Zweck Das Komitee möchte jedes Abstract fair begutachten und dabei auch fair erscheinen. 2. Was als Konflikt gilt Eine gutachtende Person hat einen Konflikt mit einem Abstract, wenn sie in den letzten drei Jahren mit einer Autorin oder einem Autor gemeinsam publiziert hat, in derselben Abteilung gearbeitet hat, Betreuende oder Betreute einer Autorenperson war oder ein finanzielles oder persönliches Interesse am Ergebnis hat. 3. Erklärung Autorinnen und Autoren können bis zu drei Personen nennen, die ihr Abstract nicht begutachten sollen. Gutachtende müssen einen Konflikt vor der Bewertung erklären und das Abstract weder lesen noch bewerten. 4. Durchsetzung Die Programmleitung prüft Erklärungen und weist betroffene Abstracts neu zu. Gutachtende mit Konflikt sehen die Gutachten zu diesem Abstract nicht. 5. Komiteemitglieder Komiteemitglieder, die Abstracts einreichen, nehmen an Entscheidungen darüber nicht teil. 6. Dokumentation Erklärungen und Neuzuweisungen werden erfasst und beim Abstract aufbewahrt.

Drei Szenarien und ihre Lösung

Richtlinien werden an konkreten Fällen geprüft. Diese drei kommen in den meisten Calls vor, und es hilft, vorab zu vereinbaren, wie Sie damit umgehen.

• Ein Gutachter merkt beim Lesen, dass er die Autorin aus einer früheren Zusammenarbeit kennt. Er hört auf, erklärt den Konflikt, und die Leitung weist das Abstract neu zu. Bereits eingegebene Bewertungen werden verworfen.
• Das Thema ist so eng, dass fast jede qualifizierte Person eine Verbindung zur Gruppe hat. Akzeptieren Sie geringfügige, lang zurückliegende Verbindungen, etwa eine gemeinsame Publikation vor sieben Jahren, verlangen Sie aber Offenlegung und lassen Sie eine zweite Person ohne jede Verbindung das Abstract lesen.
• Eine Track-Verantwortliche hat in ihrem eigenen Track ein Abstract eingereicht. Eine andere Track-Leitung oder die Programmleitung entscheidet, und die Betroffene sieht die Gutachten und Diskussionen zu diesem Abstract nicht.

Selbsterklärung und automatische Erkennung

Sich nur auf die Erklärung der Gutachtenden zu verlassen, lässt Lücken, weil man vergisst oder eine Verbindung für unwichtig hält. Sich nur auf Software zu verlassen, lässt andere Lücken, weil sie gemeinsame Publikationen und Institutionen sieht, aber keine persönlichen Beziehungen. Nutzen Sie beides und behandeln Sie automatische Hinweise als Anstoß für eine menschliche Bestätigung.

• Selbsterklärung erfasst persönliche und informelle Beziehungen, hängt aber von Gedächtnis und Ehrlichkeit ab.
• Automatische Erkennung aus Autoren- und Affiliationsdaten erfasst gemeinsame Institutionen, erzeugt aber Fehlalarme und übersieht Schreibvarianten.
• Von Autorinnen und Autoren genannte Ausschlüsse erfassen Konkurrenz und sensible Fälle, können aber missbraucht werden; die Leitung sollte ungewöhnliche Wünsche prüfen.
• Eine abschließende Prüfung durch die Programmleitung vor der Bewertung schließt den Kreis und erzeugt einen Nachweis.

Konflikte bei einfach- und doppelt anonymer Begutachtung

Das Begutachtungsmodell verändert, wie Konflikte funktionieren. Bei einfacher Anonymität sehen Gutachtende die Autorenschaft und erkennen Konflikte selbst. Bei doppelter Anonymität sehen sie die Autorenschaft nicht und können einen Konflikt nicht kennen; System oder Leitung müssen danach suchen. Dann haben Ausschlusslisten der Autorenschaft und automatischer Abgleich mehr Gewicht, und Gutachtende sollten melden, wenn sie die Autorenschaft am Inhalt erkennen, etwa an einem besonderen Datensatz. Entscheiden Sie das Modell vor dem Start des Calls, denn es bestimmt, was Autorinnen und Autoren angeben müssen und welche Felder verborgen werden.

Was tun, wenn ein Konflikt spät auffällt

Manchmal zeigt sich ein Konflikt, nachdem Bewertungen eingegeben oder sogar Entscheidungen gefallen sind. Ignorieren Sie ihn nicht und ändern Sie das Ergebnis nicht stillschweigend. Halten Sie fest, was gefunden wurde und wann. Hat die Bewertung der betroffenen Person die Entscheidung beeinflusst, bitten Sie eine andere Person, das Abstract unabhängig zu beurteilen, und lassen Sie die Leitung mit dieser Information entscheiden. Ist die Entscheidung schon mitgeteilt und würde sich ändern, kontaktieren Sie die Autorenschaft, erklären Sie es ehrlich und korrigieren Sie. Eine sichtbare Korrektur schützt Ihr Verfahren mehr als eine verdeckte, und die nächste Leitung weiß in einem ähnlichen Fall, was zu tun ist.

Ein Erklärungsformular für Gutachtende

Ein kurzes Formular hält Erklärungen einheitlich. Es kann Teil der Zusage-E-Mail oder der Kontoseite der Gutachtenden sein.

Erklärung der Gutachtenden Name: [ ] Ich habe die Richtlinie zu Interessenkonflikten gelesen: [ja] Für jedes zugewiesene Abstract: [ ] Kein Konflikt [ ] Konflikt (auswählen): gemeinsame Publikation · gleiche Institution · Betreuung oder Studium · finanzielles Interesse · persönliche Beziehung · anderes Kommentar (optional, nur für die Leitung sichtbar): [ ]

Die Autorenschaft über die Richtlinie informieren

Autorinnen und Autoren sollten wissen, dass es eine Konfliktrichtlinie gibt und wie sie sie schützt. Formulieren Sie sie in einem Absatz neben dem Einreichungsformular und sagen Sie, wie man darum bitten kann, dass jemand die eigene Arbeit nicht begutachtet. Das früh zu tun verringert spätere Beschwerden und zeigt, dass das Komitee Fairness ernst nimmt.

Dokumentieren

Speichern Sie Erklärungen, Ausnahmen und deren Begründung beim Abstract. Wenn Autorinnen oder Autoren später eine Entscheidung anfechten, kann das Komitee zeigen, was erklärt und wie damit umgegangen wurde. Sagen Sie den Gutachtenden, was erfasst wird, und machen Sie es nur für die sichtbar, die es brauchen.