Vorlage für den Abstractband einer wissenschaftlichen Tagung

Wozu der Abstractband dient

Er ist die zitierfähige Dokumentation der Tagung und oft der einzige Text, den die meisten Teilnehmenden lesen. Er muss exakt zum Programm passen; entscheiden Sie früh, ob er aus denselben Datensätzen erzeugt oder von Hand bearbeitet wird.

Aufbau

Ein Abstractband folgt normalerweise dieser Reihenfolge.

• Titelseite mit Tagungsname, Datum, Ort und Veranstaltern.
• Grußwort der Tagungsleitung.
• Komitees: Organisation und wissenschaftliches Komitee.
• Programmübersicht, Tag für Tag.
• Keynote-Abstracts und Kurzbiografien.
• Abstracts, nach Programm oder Track geordnet.
• Autorenregister mit Seiten- oder Abstractnummern.
• Sponsoren und Danksagung.

Eintragsformat

Verwenden Sie für jeden Eintrag dasselbe Layout, damit sich der Band überfliegen lässt.

[Abstract-ID] [Track] [Präsentationsform] [Titel] [Vortragende Person*], [Koautor 1], [Koautor 2] [Affiliationen, nummeriert] [Abstracttext] Schlagwörter: [Schlagwort 1], [Schlagwort 2], [Schlagwort 3]

Regeln, die vor dem Einfrieren feststehen müssen

Legen Sie fest, wer ein Abstract nach der Annahme bis wann ändern darf und wer die Änderung genehmigt. Vereinbaren Sie eine Regel für zurückgezogene Abstracts, etwa Entfernung aus Band und Programm, und prüfen Sie, dass die Autorenschaft bei der Einreichung der Veröffentlichung zugestimmt hat.

Vollständige oder kurze Einträge

Entscheiden Sie früh, wie viel jedes Abstracts der Band enthält, denn das bestimmt Seitenzahl, Kosten und den Prüfaufwand. Beide Entscheidungen sind legitim; wichtig ist, dass die Regel für jeden Eintrag gleich ist.

• Vollständiger Eintrag: Titel, Autorenschaft, Affiliationen und der komplette Abstracttext. Am besten, wenn das Abstract die wichtigste veröffentlichte Dokumentation ist.
• Kurzer Eintrag: Titel, Autorenschaft und gekürzter Text oder die ersten 100 Wörter mit Link zum vollständigen Abstract online. Verringert den Umfang, erfordert aber ein stabiles Online-Archiv.
• Programmartiger Eintrag: nur Titel, vortragende Person und Sitzung, Abstracts online veröffentlicht. Passend, wenn der Band vor allem zur Orientierung dient.

Formatierungsregeln für den ganzen Band

Einheitlichkeit macht einen Abstractband professionell, und es ist viel leichter, Regeln am Anfang festzulegen, als am Ende Hunderte Einträge zu korrigieren.

• Eine Schriftart und -größe für den Fließtext und eine zweite nur für Überschriften.
• Titel in Satzschreibung oder Titelschreibung, aber für alle Einträge gleich.
• Vortragende Person überall gleich gekennzeichnet (Sternchen oder Unterstreichung).
• Affiliationen in der Reihenfolge des Auftretens nummeriert, in festem Format: Abteilung, Institution, Ort, Land.
• Sonderzeichen, griechische Buchstaben, chemische Formeln und Einheiten auf korrekte Darstellung geprüft, denn sie brechen beim Export als Erstes.
• Abbildungen und Tabellen erlaubt oder nicht, und falls erlaubt, in genannter Auflösung und Größe.
• Schlagwörter in Kleinschreibung, durch Kommas getrennt, mit Höchstzahl.

Wie stark redigiert wird

Entscheiden Sie, bevor die Abstracts eintreffen, ob der Band die Texte wie eingereicht oder leicht redigiert wiedergibt. Der Abdruck wie eingereicht ist ehrlich und schnell und lässt die Verantwortung bei der Autorenschaft, aber Fehler werden sichtbar. Leichte Redaktion, beschränkt auf Layout, offensichtliche Tippfehler und Formatierung, ist der übliche Kompromiss. Inhaltliche Änderungen an der Wissenschaft dürfen nie ohne Zustimmung der Autorenschaft erfolgen. Sagen Sie den Autorinnen und Autoren, welche Regel gilt, und nennen Sie ein letztes Datum, bis zu dem sie ihr Abstract im System korrigieren können, danach wird der Band aus dem erzeugt, was dort steht. Eine klare Regel verhindert die Flut später Korrekturen ebenso wie überraschte Autorinnen und Autoren.

Das Autorenregister erstellen

Das Autorenregister ist der Teil, den Lesende am meisten nutzen und der am häufigsten falsch ist. Es listet jede Person, auch Koautorinnen und Koautoren, mit den Nummern oder Seiten ihrer Abstracts. Erzeugen Sie es aus den Daten, nicht von Hand. Normalisieren Sie zuerst die Namen: Dieselbe Person kann als „J. Smith“, „John Smith“ und „Smith, J.“ vorkommen. Sortieren Sie alphabetisch nach Familienname, mit Sorgfalt bei Präfixen und nichtlateinischen Alphabeten, und prüfen Sie eine Stichprobe von zwanzig Namen gegen die Abstracts. Hat dieselbe Person mehrere Abstracts, listen Sie alle Nummern in einer Zeile.

Abbas, F. ................... 14, 87 Alvarez, M. ................ 22 Berg, T. .................... 9, 31, 56 Chen, L. .................... 45 de Vries, P. ................ 61

Ein Grundgerüst für das Grußwort

Das Grußwort der Tagungsleitung ist kurz und herzlich. Es setzt den Ton, dankt denen, die die Arbeit gemacht haben, und verweist auf das Wesentliche. Zweihundert Wörter genügen.

Liebe Kolleginnen und Kollegen, willkommen zu [Tagungsname] und willkommen in [Ort]. Dieser Band versammelt die [Anzahl] zur Präsentation angenommenen Abstracts aus [Anzahl] Ländern, begutachtet von [Anzahl] Mitgliedern unseres wissenschaftlichen Komitees, denen wir dankbar sind. In diesem Jahr bringt die Tagung [Themen] zusammen. Wir hoffen, dass das Programm Ihnen Zeit zum Zuhören, zum Diskutieren und zum Kennenlernen neuer Kolleginnen und Kollegen lässt. Praktische Informationen finden Sie auf [Seite]. Wenn Sie Hilfe brauchen, ist der Infopunkt in [Ort]. [Name], Tagungsleitung

Druck, PDF und dauerhafte Kennungen

Entscheiden Sie, welche Formate Sie veröffentlichen. Ein PDF auf der Tagungswebsite ist das Minimum, eine Druckauflage ist optional und teuer. Soll der Band zitierfähig sein, erwägen Sie eine Kennung: eine ISBN für den Band oder DOIs für einzelne Abstracts, die Ihre Bibliothek oder die Fachgesellschaft manchmal vergeben kann. Nennen Sie die Lizenz, unter der Abstracts veröffentlicht werden, und prüfen Sie, dass die Autorenschaft ihr bei der Einreichung zugestimmt hat. Planen Sie, wo die Datei nach der Tagung liegt. Ein Band, der ein Jahr später mit der Tagungswebsite verschwindet, ist keine gute Dokumentation; archivieren Sie ihn bei der Gesellschaft oder in einem Repositorium.

Ein Zeitplan für das Korrekturlesen

Rückwärts von der Tagung gerechnet erhalten Sie die Termine für jeden Korrekturschritt. Die Abstände unten passen zu einem Band mit einigen hundert Abstracts.

T − 6 Wochen Letztes Datum für Autorinnen und Autoren, Abstracts zu bearbeiten T − 5 Wochen Daten eingefroren; Band erzeugt T − 4 Wochen Korrektur 1: Organisation prüft Layout, Autorenregister und Übereinstimmung mit dem Programm T − 3 Wochen Korrekturliste geschlossen T − 2 Wochen Korrektur 2 und Freigabe durch die Leitung; Datei an die Druckerei T − 1 Woche PDF online veröffentlicht; gedruckte Exemplare abgeholt

Gegen das Programm korrekturlesen

Vergleichen Sie vor Druck oder Veröffentlichung die Liste der Titel, Vortragenden und Sitzungszuordnungen im Band mit dem endgültigen Programm. Lassen Sie eine Person, die nicht daran gearbeitet hat, das Autorenregister lesen. Veröffentlichen Sie eine Korrekturnotiz, statt eine bereits verteilte Datei stillschweigend zu ändern.