Modèle de livre des résumés pour un congrès académique

À quoi sert le livre des résumés

C’est la trace citable de la réunion et souvent le seul texte que lisent la plupart des participants. Il doit correspondre exactement au programme : décidez tôt s’il est généré à partir des mêmes fiches ou édité à la main.

Structure

Un livre des résumés suit normalement cet ordre.

• Page de titre avec nom de la réunion, dates, lieu et organisateurs.
• Mot de bienvenue du président.
• Comités : d’organisation et scientifique.
• Aperçu du programme, jour par jour.
• Résumés des conférences plénières et biographies des orateurs.
• Résumés, classés par programme ou par thème.
• Index des auteurs avec numéros de page ou de résumé.
• Partenaires et remerciements.

Format d’une notice

Utilisez la même présentation pour toutes les notices afin que le lecteur puisse balayer.

[Identifiant du résumé] [Thème] [Type de présentation] [Titre] [Auteur présentant*], [Coauteur 1], [Coauteur 2] [Affiliations, numérotées] [Texte du résumé] Mots-clés : [mot-clé 1], [mot-clé 2], [mot-clé 3]

Règles à trancher avant de figer

Décidez qui peut modifier un résumé après acceptation, jusqu’à quelle date, et qui approuve la modification. Fixez une règle pour les résumés retirés, par exemple leur suppression du livre et du programme, et vérifiez que les auteurs ont consenti à la publication lors de la soumission.

Notices complètes ou courtes

Décidez tôt quelle part de chaque résumé le livre contiendra, car cela détermine le nombre de pages, le coût et le temps de vérification. Les deux choix sont légitimes ; l’essentiel est que la règle soit la même pour toutes les notices.

• Notice complète : titre, auteurs, affiliations et texte intégral du résumé. Idéale quand le résumé est la principale trace publiée.
• Notice courte : titre, auteurs et texte tronqué ou 100 premiers mots, avec un lien vers le résumé complet en ligne. Réduit la longueur mais exige une archive en ligne stable.
• Notice de type programme : titre, orateur et séance seulement, les résumés étant publiés en ligne. Convient quand le livre sert surtout à naviguer.

Règles de mise en forme pour tout le livre

La cohérence donne au livre des résumés son aspect professionnel, et il est bien plus facile de fixer les règles au début que de corriger des centaines de notices à la fin.

• Une police et une taille pour le texte courant, et une seconde pour les titres seulement.
• Titre en casse de phrase ou en casse de titre, mais identique pour toutes les notices.
• Auteur présentant signalé de la même façon (astérisque ou soulignement) partout.
• Affiliations numérotées par ordre d’apparition, dans un format fixe : service, institution, ville, pays.
• Caractères spéciaux, lettres grecques, formules chimiques et unités vérifiés, car ce sont les premiers à se casser dans un export.
• Figures et tableaux autorisés ou non, et si oui, à une résolution et une taille indiquées.
• Mots-clés en minuscules, séparés par des virgules, avec un nombre maximal.

Combien corriger

Décidez avant l’arrivée des résumés si le livre reproduira les textes tels que soumis ou avec une correction légère. Imprimer tel quel est honnête et rapide et laisse la responsabilité aux auteurs, mais les erreurs seront visibles. Une correction légère, limitée à la mise en page, aux fautes de frappe évidentes et à la mise en forme, est le compromis courant. Les changements de fond sur la science ne doivent jamais être faits sans l’accord de l’auteur. Dites aux auteurs quelle règle s’applique et donnez-leur une dernière date pour corriger leur résumé dans le système, après laquelle le livre est généré à partir de ce qui s’y trouve. Une règle claire évite à la fois le flot de corrections tardives et les auteurs surpris par des changements.

Construire l’index des auteurs

L’index des auteurs est la partie que les lecteurs utilisent le plus et celle qui est le plus souvent fausse. Il liste chaque auteur, coauteurs compris, avec les numéros ou pages de ses résumés. Générez-le à partir des données, pas à la main. Normalisez d’abord les noms : une même personne peut apparaître comme « J. Smith », « John Smith » et « Smith, J. ». Triez par nom de famille en soignant les particules et les alphabets non latins, et vérifiez un échantillon de vingt noms par rapport aux résumés. Quand une même personne a plusieurs résumés, listez tous les numéros sur une ligne.

Abbas, F. ................... 14, 87 Alvarez, M. ................ 22 Berg, T. .................... 9, 31, 56 Chen, L. .................... 45 de Vries, P. ................ 61

Un canevas de mot de bienvenue

Le mot de bienvenue du président est court et chaleureux. Il donne le ton, remercie ceux qui ont fait le travail et renvoie à l’essentiel. Deux cents mots suffisent.

Chers collègues, Bienvenue à [nom du congrès], et bienvenue à [ville]. Ce livre rassemble les [nombre] résumés acceptés pour présentation, venus de [nombre] pays, évalués par [nombre] membres de notre comité scientifique, que nous remercions. Cette année, la réunion rassemble [thèmes]. Nous espérons que le programme vous laissera le temps d’écouter, de discuter et de rencontrer de nouveaux collègues. Les informations pratiques sont sur [page]. Si vous avez besoin d’aide, l’accueil se trouve à [lieu]. [Nom], président du congrès

Papier, PDF et identifiants pérennes

Décidez des formats publiés. Un PDF sur le site de l’événement est le minimum ; un tirage papier est facultatif et coûteux. Si vous voulez que le livre soit citable, envisagez un identifiant : un ISBN pour le livre ou des DOI pour chaque résumé, que votre bibliothèque ou la société savante peut parfois obtenir. Indiquez la licence sous laquelle les résumés sont publiés et vérifiez que les auteurs l’ont acceptée à la soumission. Prévoyez où le fichier vivra après la réunion. Un livre qui disparaît avec le site de l’événement un an plus tard est une bien piètre trace ; archivez-le auprès de la société ou d’un dépôt.

Un calendrier de relecture

Compter à rebours depuis la réunion donne les dates de chaque étape de relecture. Les intervalles ci-dessous conviennent à un livre de quelques centaines de résumés.

J − 6 semaines Dernière date de modification des résumés par les auteurs J − 5 semaines Données figées ; livre généré J − 4 semaines Épreuve 1 : les organisateurs vérifient mise en page, index des auteurs et concordance avec le programme J − 3 semaines Liste de corrections close J − 2 semaines Épreuve 2 et validation par le président ; fichier envoyé à l’imprimeur J − 1 semaine PDF publié en ligne ; exemplaires imprimés récupérés

Relire en le comparant au programme

Avant impression ou publication, comparez la liste des titres, orateurs et affectations de séances du livre au programme final. Demandez à une personne qui n’y a pas travaillé de relire l’index des auteurs. Publiez une note de corrections plutôt que de modifier discrètement un fichier déjà diffusé.