Plantilla de libro de resúmenes para congresos académicos

Para qué sirve el libro de resúmenes

Es el registro citable de la reunión y a menudo el único texto que lee la mayoría de los asistentes. Debe coincidir exactamente con el programa: decida pronto si se genera a partir de los mismos registros o se edita a mano.

Estructura

Un libro de resúmenes suele seguir este orden.

• Portada con nombre de la reunión, fechas, lugar y organizadores.
• Mensaje de bienvenida de la presidencia.
• Comités: organizador y científico.
• Resumen del programa, día por día.
• Resúmenes de las plenarias y biografías de los ponentes.
• Resúmenes, ordenados por programa o por línea temática.
• Índice de autores con números de página o de resumen.
• Patrocinadores y agradecimientos.

Formato de cada entrada

Use el mismo diseño en todas las entradas para que el lector pueda recorrerlas.

[ID del resumen] [Línea] [Tipo de presentación] [Título] [Autor presentador*], [Coautor 1], [Coautor 2] [Afiliaciones, numeradas] [Texto del resumen] Palabras clave: [palabra 1], [palabra 2], [palabra 3]

Reglas que deben quedar claras antes de cerrar

Decida quién puede editar un resumen tras su aceptación, hasta qué fecha y quién aprueba el cambio. Fije una regla para los resúmenes retirados, por ejemplo su eliminación del libro y del programa, y compruebe que los autores consintieron la publicación al enviar.

Entradas completas o breves

Decida pronto qué parte de cada resumen incluirá el libro, porque determina el número de páginas, el coste y el tiempo de comprobación. Ambas opciones son legítimas; lo importante es que la regla sea la misma para todas las entradas.

• Entrada completa: título, autores, afiliaciones y texto completo del resumen. Ideal cuando el resumen es el principal registro publicado.
• Entrada breve: título, autores y texto truncado o las primeras 100 palabras, con un enlace al resumen completo en línea. Reduce la extensión, pero exige un archivo en línea estable.
• Entrada tipo programa: solo título, ponente y sesión, con los resúmenes publicados en línea. Adecuada cuando el libro sirve sobre todo para orientarse.

Reglas de formato para todo el libro

La coherencia da al libro de resúmenes su aspecto profesional, y es mucho más fácil fijar las reglas al principio que corregir cientos de entradas al final.

• Una tipografía y un tamaño para el texto y una segunda solo para los títulos.
• Título en minúscula inicial o en mayúsculas de título, pero igual en todas las entradas.
• Autor presentador marcado de la misma forma (asterisco o subrayado) en todas partes.
• Afiliaciones numeradas por orden de aparición, en formato fijo: departamento, institución, ciudad, país.
• Caracteres especiales, letras griegas, fórmulas químicas y unidades comprobados, porque son lo primero que se rompe al exportar.
• Figuras y tablas permitidas o no, y si lo están, con resolución y tamaño indicados.
• Palabras clave en minúscula, separadas por comas, con un máximo.

Cuánto editar

Decida antes de que lleguen los resúmenes si el libro reproducirá los textos tal como se enviaron o con una edición ligera. Imprimir tal cual es honesto y rápido y deja la responsabilidad en los autores, pero los errores serán visibles. Una edición ligera, limitada a maquetación, erratas evidentes y formato, es el compromiso habitual. Los cambios sustanciales en la ciencia no deben hacerse nunca sin la aprobación del autor. Diga a los autores qué regla se aplica y dé una última fecha para corregir su resumen en el sistema, tras la cual el libro se genera con lo que haya. Una regla clara evita tanto la avalancha de correcciones tardías como autores sorprendidos por cambios.

Construir el índice de autores

El índice de autores es la parte que más usan los lectores y la que con más frecuencia falla. Enumera a cada autor, coautores incluidos, con los números o páginas de sus resúmenes. Genérelo a partir de los datos, no a mano. Normalice primero los nombres: una misma persona puede aparecer como «J. Smith», «John Smith» y «Smith, J.». Ordene alfabéticamente por apellido, con cuidado con las partículas y los alfabetos no latinos, y compruebe una muestra de veinte nombres frente a los resúmenes. Si una misma persona tiene varios resúmenes, liste todos los números en una línea.

Abbas, F. ................... 14, 87 Alvarez, M. ................ 22 Berg, T. .................... 9, 31, 56 Chen, L. .................... 45 de Vries, P. ................ 61

Un esquema de mensaje de bienvenida

El mensaje de bienvenida de la presidencia es breve y cálido. Marca el tono, agradece a quienes hicieron el trabajo y remite a lo esencial. Doscientas palabras bastan.

Estimados colegas: Bienvenidos a [nombre del congreso] y bienvenidos a [ciudad]. Este libro reúne los [número] resúmenes aceptados para presentación, procedentes de [número] países, revisados por [número] miembros de nuestro comité científico, a quienes damos las gracias. Este año la reunión reúne [temas]. Esperamos que el programa les deje tiempo para escuchar, debatir y conocer a nuevos colegas. La información práctica está en [página]. Si necesitan ayuda, el mostrador de información está en [lugar]. [Nombre], presidencia del congreso

Papel, PDF e identificadores permanentes

Decida qué formatos publica. Un PDF en el sitio web del evento es el mínimo, y una tirada impresa es opcional y cara. Si quiere que el libro sea citable, considere un identificador: un ISBN para el libro o DOI para cada resumen, que su biblioteca o la sociedad científica a veces pueden gestionar. Indique la licencia bajo la que se publican los resúmenes y compruebe que los autores la aceptaron al enviar. Prevea dónde estará el archivo después de la reunión. Un libro que desaparece con el sitio web del evento un año después es un pobre registro; archívelo en la sociedad o en un repositorio.

Un calendario de correcciones

Contar hacia atrás desde la reunión da las fechas de cada paso de corrección. Los intervalos siguientes sirven para un libro de unos cientos de resúmenes.

D − 6 semanas Última fecha para que los autores editen los resúmenes D − 5 semanas Datos cerrados; libro generado D − 4 semanas Prueba 1: los organizadores comprueban maquetación, índice de autores y coincidencia con el programa D − 3 semanas Lista de correcciones cerrada D − 2 semanas Prueba 2 y aprobación de la presidencia; archivo enviado a la imprenta D − 1 semana PDF publicado en línea; ejemplares impresos recogidos

Revisar contra el programa

Antes de imprimir o publicar, compare la lista de títulos, ponentes y asignaciones de sesión del libro con el programa final. Pida a una persona que no haya trabajado en él que lea el índice de autores. Publique una nota de correcciones en lugar de modificar en silencio un archivo ya compartido.