Trends der Veranstaltungstechnologie im Jahr 2019

Wie Sie diesen Beitrag lesen sollten

Dieser Beitrag entstand im Juni 2019 und bleibt als Dokument dessen erhalten, was Veranstalter damals diskutierten. Er ist kein aktueller Trendbericht. Für die heutige Sicht auf Chatbots und Teilnehmendenkommunikation sehen Sie die am Ende verlinkten Seiten.

Die Landschaft hat sich bewegt. Die Tagung hat weiter eine Pipeline.

KI, Social Platforms und virtuelle Räume haben die Oberfläche von Events verändert. Organisatoren können in Messenger schreiben, einen Keynote streamen oder FAQ ohne Broschüre beantworten. Nichts davon ersetzt Abstract-Eingang, Begutachtung oder einen Zeitplan, den Chairs verteidigen können. Eventumbot ist zuerst Kongressmanagement-Software; der Event-Chatbot ist, wie Kommunikation mit dieser Akte Schritt hält.

KI nützt nur, wenn sie echte Daten liest

Ein Bot, der die lebende Agenda nicht sieht, halluziniert Zimmernummern. Maschinelles Lernen hilft, wenn Profil, Ort und FAQ auf demselben Event sitzen wie das wissenschaftliche Programm. Das ist die Eventumbot-Wette: vorhersehbare Fragen automatisieren, den Rest an den Infostand eskalieren.

Social ist ein Kanal, keine Wahrheitsquelle

Teilnehmende leben schon in Messaging-Apps. Sie für Benachrichtigungen zu nutzen ist sinnvoll. Sie als einziges Programm zu nutzen nicht. Event-Website und Kongress-App sollten dieselben Sessions veröffentlichen, die der Chatbot zitiert.

Virtuell und hybrid brauchen weiter Betrieb

Virtuelle Räume haben Gebührentabellen, Autorschaft und Interessenkonflikte nicht gelöscht. Sie haben kurzfristige Änderungen sichtbarer gemacht. Software, die Eingang, Begutachtung und Zeitplan schon verbindet, kann einen Chatbot oder Stream-Link besser tragen als ein Kommunikations-Widget, das das Komitee nie getroffen hat.

Was Veranstalter 2019 fragten

Als dieser Beitrag entstand, fragten sich Veranstalter, ob Chatbots, soziale Plattformen und virtuelle Räume ihre Arbeit verändern würden und wie viel Budget sie verdienten. Die Fragen waren praktisch: Kann ein Bot Teilnehmende beantworten, damit der Infopunkt für schwierigere Fälle frei ist? Können wir die Keynote streamen? Sollen wir eine App bauen? Die Begeisterung war echt, ebenso das Risiko, eine Technologie zu kaufen, weil sie neu war, und nicht, weil sie ein Problem der Tagung löste.

Welche Ideen sich bewährt haben

Im Rückblick bleiben mehrere Ideen aus jener Zeit nützlich, weil sie auf dem tatsächlichen Bedarf von Veranstaltern beruhen und nicht auf einem einzelnen Produkt.

• Vorhersehbare Fragen automatisch beantworten und den Rest an Menschen übergeben.
• Teilnehmende in den Kanälen erreichen, die sie ohnehin nutzen, statt sie einen neuen lernen zu lassen.
• Eine einzige Quelle der Wahrheit für das Programm führen, damit jeder Kanal dasselbe zeigt.
• Virtuell und hybrid als zusätzliche Formate behandeln, die dieselben Abläufe brauchen: Gebühren, Autorenschaft, Konflikte und ein Zeitplan.
• Messen, was nach der Tagung geschieht, nicht nur währenddessen.

Was sich seither verändert hat

Die Werkzeuge haben sich weiterentwickelt. Software, die in natürlicher Sprache antwortet, ist viel leistungsfähiger geworden, und die Erwartung der Teilnehmenden an schnelle, richtige Antworten ist entsprechend gestiegen. Messaging-Plattformen ändern mit der Zeit ihre Funktionen und Regeln, ein Kanal, der in einem Jahr gut funktionierte, kann im nächsten anders funktionieren. Virtuelle und hybride Formate sind heute vertraut, und Veranstalter sind kritischer, wann sie Nutzen bringen. Unverändert ist, dass ein Werkzeug nur so gut ist wie die Informationen dahinter und die Menschen, die sich darum kümmern.

Wie man eine Technologiezusage beurteilt

Anbieter und Artikel, auch dieser, beschreiben Technologie im besten Licht. Einige Fragen schaffen Klarheit.

• Welches Problem löst sie für unsere Tagung, und woran erkennen wir es?
• Welche Informationen braucht sie, und wer hält sie aktuell?
• Was passiert, wenn sie die Antwort nicht kennt?
• Was kostet sie an Personalaufwand, nicht nur an Preis?
• Was verlieren wir, wenn wir sie nicht nutzen?

Fragen an einen Anbieter

Ob Chatbot, App oder Streaming-Dienst: Verlangen Sie vom Anbieter konkrete Antworten, bevor Sie sich binden.

• Kann ich eine echte Veranstaltung sehen, die dies genutzt hat, und mit deren Veranstalter sprechen?
• Welche Teile sind Konfiguration und welche Individualentwicklung?
• Wo werden die Daten gespeichert, und wer kann sie sehen?
• Wie exportiere ich meine Daten am Ende?
• Welche Unterstützung gibt es am Tag der Tagung?
• Was sind die Grenzen des Dienstes, in einfachen Worten?

Ein Rahmen für kleine Experimente

Wenn Sie etwas Neues ausprobieren wollen, führen Sie ein kleines Experiment bei einer Tagung durch, die sich das leisten kann. Benennen Sie das Problem, definieren Sie in Zahlen, wie Erfolg aussähe, begrenzen Sie den Umfang und legen Sie vorab fest, was Sie mit jedem Ergebnis tun.

Problem: Der Infopunkt beantwortet den ganzen Tag dieselben 20 Fragen. Experiment: FAQ-Chatbot für das zweitägige Symposium ergänzen. Erfolg: mindestens die Hälfte der Fragen ohne Personal beantwortet; keine falschen Antworten zu Raum oder Uhrzeit. Prüfung: Gesprächsprotokoll jeden Abend lesen. Entscheidung nach der Tagung: behalten, verbessern oder verwerfen.

Was das für die Kongress-Pipeline bedeutet

Die Technologie an der Oberfläche einer Veranstaltung ändert sich schneller als die Arbeit darunter. Einreichungen, Begutachtung, Programm und Anmeldung brauchen weiterhin eine verantwortliche Person, und die Kommunikationswerkzeuge hängen davon ab. Deshalb betrachten wir den wissenschaftlichen Datensatz als Fundament und den Chatbot als Weg, ihn zu vermitteln. Ein neues Werkzeug lohnt sich, wenn es diesen Datensatz für Teilnehmende verständlicher macht, und man sollte es meiden, wenn es eine zweite Fassung erzeugt, die niemand pflegt.

Diesen Rückblick in einer Planungssitzung nutzen

Alte Fragen sind weiterhin nützliche Anstöße. Bitten Sie vor Ihrer nächsten Komiteesitzung zur Technik jedes Mitglied, einen Kanal oder ein Werkzeug aufzuschreiben, das die Tagung seiner Meinung nach braucht, und das Problem, das es lösen würde. Sortieren Sie die Antworten in Probleme, die jedes Jahr auftreten, etwa wiederholte Teilnehmendenfragen, und Probleme, die nur eine Ausgabe betreffen. Prüfen Sie dann jedes vorgeschlagene Werkzeug an den obigen Fragen. Meist werden Sie feststellen, dass zwei oder drei Ideen dasselbe wiederkehrende Problem betreffen und dass sich eine davon günstig testen lässt. Halten Sie das Ergebnis im Entscheidungsprotokoll fest, damit die Überlegung der Person zur Verfügung steht, die die nächste Ausgabe leitet, wenn die Werkzeuge wieder anders aussehen. Halten Sie die Übung kurz: Dreißig Minuten genügen, und Ziel ist eine Auswahlliste, keine Kaufentscheidung, die sich auf eine einzige Idee stützt.