Tendencias de tecnología para eventos en 2019

Cómo leer este artículo

Este artículo se escribió en junio de 2019 y se conserva como registro de lo que discutían entonces los organizadores. No es un informe de tendencias actual. Para la visión actual de los chatbots y la comunicación con los asistentes, consulte las páginas enlazadas al final.

El paisaje se movió. La reunión sigue teniendo un pipeline.

La IA, las plataformas sociales y las salas virtuales cambiaron la superficie de los eventos. Se puede escribir a los asistentes en Messenger, emitir un keynote o responder FAQ sin folleto. Nada de eso sustituye la entrada de abstracts, la revisión o un horario que el comité pueda defender. Eventumbot es primero software de gestión de congresos; el chatbot para eventos es cómo la comunicación sigue ese expediente.

La IA solo sirve si lee datos reales

Un bot que no ve la agenda viva inventará números de sala. El aprendizaje automático ayuda cuando perfil, ubicación y FAQ viven en el mismo evento que el programa científico. Esa es la apuesta de Eventumbot: automatizar lo previsible y escalar el resto al mostrador.

Lo social es un canal, no una fuente de verdad

Los asistentes ya viven en apps de mensajería. Usarlas para notificaciones es sensato. Usarlas como único programa no. El sitio público y la app de congreso deben publicar las mismas sesiones que cita el chatbot.

Lo virtual y lo híbrido siguen necesitando operación

Las salas virtuales no borraron tablas de tarifas, autoría ni conflictos de interés. Hicieron más visibles los cambios de última hora. Un software que ya une entrada, revisión y horario está en mejor posición para añadir un chatbot o un enlace de stream que un widget de comunicación que nunca conoció al comité.

Qué se preguntaban los organizadores en 2019

Cuando se escribió este artículo, los organizadores se preguntaban si los chatbots, las plataformas sociales y las salas virtuales cambiarían su trabajo y qué parte del presupuesto merecían. Las preguntas eran prácticas: ¿puede un bot responder a los asistentes para liberar el mostrador de información para los casos difíciles? ¿Podemos retransmitir la plenaria? ¿Deberíamos crear una app? La ilusión era real, y también el riesgo de comprar una tecnología porque era nueva y no porque resolviera un problema de la reunión.

Qué ideas han resistido

Con la perspectiva del tiempo, varias ideas de aquel periodo siguen siendo útiles porque se apoyan en necesidades reales de los organizadores y no en un producto concreto.

• Responder automáticamente a las preguntas previsibles y pasar el resto a personas.
• Encontrarse con los asistentes en los canales que ya usan en lugar de pedirles que aprendan uno nuevo.
• Mantener una única fuente de verdad para el programa, de modo que cada canal muestre lo mismo.
• Tratar lo virtual y lo híbrido como formatos adicionales que requieren las mismas operaciones: cuotas, autoría, conflictos y un horario.
• Medir lo que ocurre después de la reunión, no solo durante ella.

Qué ha cambiado desde entonces

Las herramientas han avanzado. El software que responde en lenguaje natural es mucho más capaz, y las expectativas de los asistentes sobre una respuesta rápida y exacta han aumentado con él. Las plataformas de mensajería cambian sus funciones y reglas con el tiempo, así que un canal que funcionaba bien un año puede funcionar de otro modo al siguiente. Los formatos virtuales e híbridos son ya familiares y los organizadores son más críticos sobre cuándo aportan valor. Lo que no ha cambiado es que una herramienta vale lo que valen la información que la alimenta y las personas que la cuidan.

Cómo juzgar una promesa tecnológica

Los proveedores y los artículos, este incluido, describen la tecnología de la mejor manera posible. Unas pocas preguntas ayudan a ver con claridad.

• ¿Qué problema resuelve para nuestra reunión y cómo lo sabremos?
• ¿Qué información necesita y quién la mantiene actualizada?
• ¿Qué ocurre cuando no conoce la respuesta?
• ¿Cuánto cuesta en tiempo de personal, y no solo en precio?
• ¿Qué perderemos si no la usamos?

Preguntas para un proveedor

Sea un chatbot, una app o un servicio de retransmisión, pida al proveedor respuestas concretas antes de comprometerse.

• ¿Puedo ver un evento real que lo haya usado y hablar con su organizador?
• ¿Qué partes son configuración y cuáles desarrollo a medida?
• ¿Dónde se almacenan los datos y quién puede verlos?
• ¿Cómo exporto mis datos al final?
• ¿Qué asistencia hay el día de la reunión?
• ¿Cuáles son los límites del servicio, en palabras sencillas?

Un marco para pequeños experimentos

Si quiere probar algo nuevo, haga un pequeño experimento en una reunión que pueda permitírselo. Enuncie el problema, defina en cifras cómo sería el éxito, limite el alcance y decida de antemano qué hará con cada resultado.

Problema: el mostrador de información responde todo el día a las mismas 20 preguntas. Experimento: añadir un chatbot de preguntas frecuentes para el simposio de dos días. Éxito: al menos la mitad de las preguntas resueltas sin personal; ninguna respuesta errónea sobre sala u hora. Control: leer el registro de conversaciones cada tarde. Decisión tras la reunión: mantener, mejorar o abandonar.

Qué significa esto para el flujo de trabajo del congreso

La tecnología de la superficie de un evento cambia más deprisa que el trabajo que hay debajo. Envíos, revisión, programa e inscripción siguen necesitando un responsable, y las herramientas de comunicación dependen de ellos. Por eso consideramos el registro científico como cimiento y el chatbot como una forma de comunicarlo. Una herramienta nueva merece adoptarse cuando hace ese registro más fácil de entender para los asistentes y conviene evitarla cuando crea una segunda versión que nadie mantiene.

Usar esta retrospectiva en una reunión de planificación

Las preguntas antiguas siguen siendo buenos puntos de partida. Antes de su próxima reunión de comité sobre tecnología, pida a cada miembro que anote un canal o herramienta que crea que necesita la reunión y el problema que resolvería. Clasifique las respuestas en problemas que se repiten cada año, como las preguntas reiteradas de los asistentes, y problemas propios de una edición. Contraste después cada herramienta propuesta con las preguntas anteriores. Lo más habitual es descubrir que dos o tres ideas abordan el mismo problema recurrente y que una de ellas puede probarse a bajo coste. Anote el resultado en el registro de decisiones para que el razonamiento esté disponible para quien presida la próxima edición, cuando las herramientas vuelvan a ser distintas. Mantenga el ejercicio breve: bastan treinta minutos y el objetivo es una lista corta, no una decisión de compra.