Tendances technologiques événementielles en 2019

Comment lire cet article

Cet article a été écrit en juin 2019 et conservé comme trace de ce dont discutaient alors les organisateurs. Ce n’est pas un rapport de tendances actuel. Pour la vision d’aujourd’hui des chatbots et de la communication avec les participants, consultez les pages indiquées à la fin.

Le paysage a bougé. La réunion a toujours un pipeline.

L’IA, les plateformes sociales et les salles virtuelles ont changé la surface des événements. On peut écrire aux participants dans Messenger, diffuser un keynote, répondre à une FAQ sans brochure. Rien de cela ne remplace la collecte d’abstracts, l’évaluation ou un emploi du temps que le comité peut défendre. Eventumbot est d’abord un logiciel de gestion de congrès ; le chatbot événementiel est la façon dont la communication suit ce dossier.

L’IA n’est utile que si elle lit des données réelles

Un bot qui ne voit pas l’agenda vivant inventera des numéros de salle. L’apprentissage automatique aide quand profil, lieu et FAQ portent sur le même événement que le programme scientifique. C’est le pari Eventumbot : automatiser les questions prévisibles, remonter le reste au bureau d’accueil.

Le social est un canal, pas une source de vérité

Les participants vivent déjà dans les apps de messagerie. S’en servir pour les notifications est raisonnable. S’en servir comme seul programme ne l’est pas. Le site public et l’application de congrès doivent publier les mêmes sessions que le chatbot cite.

Le virtuel et l’hybride ont encore besoin d’exploitation

Les salles virtuelles n’ont pas supprimé les grilles tarifaires, la paternité des travaux ni les conflits d’intérêts. Elles ont rendu les changements de dernière minute plus visibles. Un logiciel qui relie déjà collecte, évaluation et emploi du temps est mieux placé pour ajouter un chatbot ou un lien de stream qu’un widget de communication qui n’a jamais rencontré le comité.

Ce que se demandaient les organisateurs en 2019

Au moment de la rédaction de cet article, les organisateurs se demandaient si chatbots, réseaux sociaux et salles virtuelles allaient changer leur travail et quelle part de budget ils méritaient. Les questions étaient pratiques : un bot peut-il répondre aux participants pour libérer l’accueil pour les cas plus difficiles ? Peut-on diffuser la conférence plénière ? Faut-il construire une application ? L’enthousiasme était réel, tout comme le risque d’acheter une technologie parce qu’elle était nouvelle et non parce qu’elle résolvait un problème de la réunion.

Ce qui a tenu

Avec le recul, plusieurs idées de cette période restent utiles parce qu’elles reposent sur les besoins réels des organisateurs et non sur un produit particulier.

• Répondre automatiquement aux questions prévisibles et confier le reste à des personnes.
• Rejoindre les participants dans les canaux qu’ils utilisent déjà plutôt que de leur en faire apprendre un nouveau.
• Garder une seule source de vérité pour le programme, afin que chaque canal montre la même chose.
• Traiter virtuel et hybride comme des formats supplémentaires qui exigent les mêmes opérations : tarifs, auteurs, conflits et horaire.
• Mesurer ce qui se passe après la réunion, pas seulement pendant.

Ce qui a changé depuis

Les outils ont évolué. Les logiciels qui répondent en langage naturel sont devenus bien plus capables et les attentes des participants en matière de réponse rapide et exacte ont augmenté en conséquence. Les plateformes de messagerie modifient leurs fonctions et leurs règles au fil du temps : un canal qui fonctionnait bien une année peut fonctionner autrement l’année suivante. Les formats virtuels et hybrides sont désormais familiers et les organisateurs sont plus critiques sur leur valeur ajoutée. Ce qui n’a pas changé, c’est qu’un outil ne vaut que par l’information qui le nourrit et les personnes qui s’en occupent.

Comment juger une promesse technologique

Les fournisseurs et les articles, celui-ci compris, présentent la technologie sous son meilleur jour. Quelques questions permettent d’y voir clair.

• Quel problème résout-elle pour notre réunion, et comment le saurons-nous ?
• De quelle information a-t-elle besoin, et qui la tient à jour ?
• Que se passe-t-il quand elle ne connaît pas la réponse ?
• Que coûte-t-elle en temps de personnel, et pas seulement en prix ?
• Que perdrons-nous si nous ne l’utilisons pas ?

Questions à poser à un fournisseur

Qu’il s’agisse d’un chatbot, d’une application ou d’un service de diffusion, demandez au fournisseur des réponses concrètes avant de vous engager.

• Puis-je voir un événement réel qui l’a utilisée et parler à son organisateur ?
• Quelles parties relèvent de la configuration et lesquelles d’un développement sur mesure ?
• Où les données sont-elles stockées et qui peut les voir ?
• Comment exporter mes données à la fin ?
• Quelle assistance est disponible le jour de la réunion ?
• Quelles sont les limites du service, en mots simples ?

Un cadre pour de petites expériences

Si vous voulez essayer quelque chose de nouveau, menez une petite expérience lors d’une réunion qui peut se le permettre. Énoncez le problème, définissez en chiffres à quoi ressemblerait le succès, limitez le périmètre et décidez à l’avance de ce que vous ferez de chaque résultat.

Problème : l’accueil répond toute la journée aux mêmes 20 questions. Expérience : ajouter un chatbot FAQ pour le symposium de deux jours. Succès : au moins la moitié des questions traitées sans personnel ; aucune réponse fausse sur une salle ou une heure. Contrôle : lire le journal des conversations chaque soir. Décision après la réunion : garder, améliorer ou abandonner.

Ce que cela signifie pour le pipeline du congrès

La technologie à la surface d’un événement change plus vite que le travail qui se trouve dessous. Soumissions, évaluation, programme et inscriptions ont toujours besoin d’un responsable, et les outils de communication en dépendent. C’est pourquoi nous considérons le dossier scientifique comme le socle et le chatbot comme un moyen de le communiquer. Un nouvel outil vaut d’être adopté quand il rend ce dossier plus facile à comprendre pour les participants, et vaut d’être évité quand il crée une seconde version que personne ne maintient.

Utiliser ce retour en arrière lors d’une réunion de planification

Les anciennes questions restent de bonnes amorces. Avant votre prochaine réunion de comité sur la technologie, demandez à chaque membre de noter un canal ou un outil dont la réunion aurait besoin selon lui, et le problème qu’il résoudrait. Classez les réponses entre problèmes qui reviennent chaque année, comme les questions répétées des participants, et problèmes propres à une édition. Confrontez ensuite chaque outil proposé aux questions ci-dessus. Le plus souvent, vous constaterez que deux ou trois idées répondent au même problème récurrent et que l’une d’elles peut être testée à peu de frais. Consignez le résultat dans le journal des décisions pour que le raisonnement soit disponible pour la personne qui présidera la prochaine édition, quand les outils auront de nouveau changé. Gardez l’exercice court : trente minutes suffisent, et le but est une liste restreinte, pas une décision d’achat.