Ausgangslage
Das Team brauchte einen Weg, Fragen zu stellen und das Programm zu lesen, ohne ein weiteres Run-of-Show zu drucken. Ehrenamtliche verbrachten den Tag mit Grundfragen zum Zeitplan statt mit Problemen, die nur ein Mensch lösen kann.
Rahmenbedingungen
Teilnehmende würden für ein kurzes Community-Event keine eigene App laden. Nachrichten mussten den Infostand erreichen, nicht in einem generischen Postfach verschwinden. Das Programm im Bot musste zu den Räumen passen.
Umsetzung
HackBelgium nutzte den Eventumbot-Chatbot: Messenger für Fragen, voller Programmzugriff im selben Thread, Sofortnachrichten an das Infoteam. Das Botwiser-Team half, den Bot für das Live-Event zu konfigurieren, statt eine Vorlage auf dem Boden zu lassen.
Ergebnisse
- Teilnehmende schickten Sofortnachrichten an den Infostand statt für Grundfakten anzustehen.
- Live-Fragen zum Basisprogramm sanken, weil der Zeitplan im Chatbot lag.
- Ehrenamtliche konnten sich auf schwierigere Aufgaben konzentrieren.
- Die Organisatoren empfahlen Eventumbot für Community-Events ohne großes Helpdesk.